Externa användare

Externa användare är personer som har ett konto för att använda publika funktioner i DF RESPONS. Externa användarkonton används främst tillsammans med Mina sidor och funktioner där personer utanför organisationen behöver identifiera sig.

Vanliga användningsområden är:

• E-förslag och medborgarförslag.
• Röstning och kommentarer på publicerade ärenden.
• Ansökningar och andra formulär som kräver identifiering.
• Säker kommunikation via Mina sidor.

En extern användare kan exempelvis registrera ett ärende, rösta och kommentera på publicerade ärenden. Vilka funktioner som är tillgängliga beror på hur ärendetyperna och Mina sidor har konfigurerats i systemet.

Extern användare eller publik användare?

En extern användare har ett användarkonto och kan logga in på exempelvis Mina sidor.

Publik användare är systemets standardanvändare som använder systemets publika funktioner och har inget eget användarkonto i DF RESPONS.

Vem får administrera externa användare?

För att administrera externa användare krävs rättigheten Hantera externa användare.

Översikt över externa användare

För att hantera externa användare väljer systemförvaltaren Organisation → Externa användare i huvudmenyn.

På översiktssidan visas de externa användarkonton som finns registrerade i systemet.

Från översiktssidan går det bland annat att:

• Söka efter externa användare.
• Sortera användarlistan.
• Öppna en användares egenskapssida.
• Kontrollera om ett konto är aktivt.
• Ta bort eller avpersonifiera ett konto.

Hitta en extern användare

Användarlistan kan sorteras genom att systemförvaltaren klickar på önskad kolumnrubrik.

Sökfunktionen kan användas för att söka efter:

• Efternamn
• Förnamn
• Visningsnamn
• E-postadress
• Personnummer

För att öppna användarens egenskapssida klickar systemförvaltaren på användarens namn eller e-postadress.

Använd sökfunktionen

Om användaren inte syns direkt i översikten bör sökfunktionen användas. Det är vanligt att listan innehåller ett stort antal externa användarkonton.

Användarens egenskapssida

På den externa användarens egenskapssida visas användarens person- och kontaktuppgifter samt information om kontot.

Vilka uppgifter som finns beror på hur kontot har skapats och vilka funktioner användaren har använt.

Kontoinformation

Informationstyp	Beskrivning
Allmänt	Visar bland annat när kontot skapades och när användaren senast var inloggad.
Ärenden	Visar hur många ärenden användaren har registrerat.
Röster	Visar hur många röster användaren har registrerat.
Kommentarer	Visar hur många kommentarer användaren har lämnat.

Verktygsfältet

På användarens egenskapssida visas ett verktygsfält med funktioner för att administrera kontot.

Vilka funktioner som visas beror på den inloggade systemförvaltarens rättigheter och vilka egenskaper som finns på det externa användarkontot.

Funktion	Beskrivning
Ta bort	Öppnar funktionerna för att ta bort eller avpersonifiera användarkontot.
Byt lösenord	Anger ett nytt lösenord för användaren. Lösenordet måste uppfylla systemets lösenordskrav.
Återställ lösenord	Skickar en återställningslänk till användarens registrerade e-postadress.
Byt e-postadress	Ändrar den e-postadress som är kopplad till kontot.
E-post: Verifierad/Overifierad	Visar och ändrar e-postadressens verifieringsstatus.
Personnummer: Verifierat/Overifierat	Visar och ändrar personnumrets verifieringsstatus.
Kontot är aktivt/inaktivt	Visar om användaren kan använda kontot och ger möjlighet att ändra kontots status.
Spara	Sparar ändringarna utan att stänga användarens egenskapssida.
Spara och stäng	Sparar ändringarna och återgår till översikten över externa användare.
Stäng	Återgår till översikten utan att spara nya ändringar.

Återställa lösenord

Om en extern användare har glömt sitt lösenord bör funktionen Återställ lösenord normalt användas.

Systemet skickar då en återställningslänk till den e-postadress som är kopplad till kontot. Användaren kan därefter själv välja ett nytt lösenord.

Använd återställningsfunktionen i första hand

Använd Återställ lösenord när användaren själv ska välja ett nytt lösenord.

Funktionen Byt lösenord bör främst användas när det finns ett särskilt administrativt behov.

Verifiering av e-postadress

E-postadressens verifieringsstatus visar om användaren har bekräftat att användaren har tillgång till den registrerade e-postadressen.

Om e-postadressen markeras som overifierad skickas en ny verifieringslänk till användaren.

Verifiering av personnummer

Vissa funktioner kan kräva att användarens personnummer är verifierat.

Om personnumret markeras som overifierat kan användaren förlora åtkomsten till funktioner som kräver ett verifierat personnummer.

Inaktivera en extern användare

Ett externt användarkonto kan inaktiveras om användaren tillfälligt eller permanent ska förhindras från att använda kontot.

För att inaktivera kontot öppnar systemförvaltaren användarens egenskapssida, klickar på Kontot är aktivt och bekräftar inaktiveringen.

Inaktiverade externa användare markeras med orange färg i användaröversikten.

När ett konto inaktiveras:

• Kan användaren inte längre logga in.
• Finns användarkontot kvar i systemet.
• Finns användarens tidigare ärenden, röster och kommentarer kvar.
• Kan kontot aktiveras igen vid behov.

Inaktivering eller borttagning?

Inaktivering bör användas när kontot ska spärras men informationen och kontots kopplingar behöver finnas kvar.

Borttagning eller avpersonifiering används när personuppgifter ska tas bort permanent.

Ta bort eller avpersonifiera en extern användare

När en extern användare inte längre ska finnas kvar i systemet kan kontot antingen tas bort eller avpersonifieras.

Ta bort användaren

När användaren tas bort raderas personuppgifterna och användarkontot permanent.

Ärenden som användaren har skapat finns fortfarande kvar, men informationen om skaparen ersätts med Användaren borttagen.

Avpersonifiera användaren

Vid avpersonifiering finns en teknisk referens till användaren kvar, men personuppgifterna raderas.

I ärenden som användaren har skapat visas Användaren avpersonifierad istället för användarens personuppgifter.

Åtgärden påverkar användarens personuppgifter

Både borttagning och avpersonifiering innebär att personuppgifterna inte längre kan visas på ärenden där användaren står som skapare.

Kontrollera därför syftet och organisationens rutiner innan åtgärden genomförs.

Hantera användarens kommentarer och röster

När en extern användare tas bort eller avpersonifieras behöver systemförvaltaren även välja hur användarens kommentarer och röster ska hanteras.

Följande alternativ finns:

Alternativ	Kommentarer	Röster
Låt vara	Kommentaren och personuppgifterna bevaras.	Rösten och personuppgifterna bevaras. Rösten fortsätter att räknas.
Ta bort	Kommentaren och personuppgifterna tas bort. Om kommentaren har svar kan kommentarsposten finnas kvar medan innehållet raderas.	Rösten tas bort och räknas inte längre.
Avpersonifiera	Kommentaren finns kvar men personuppgifterna tas bort.	Rösten finns kvar och fortsätter att räknas, men personuppgifterna tas bort.
Avpersonifiera på begäran	Kommentaren avpersonifieras och systemet registrerar att åtgärden gjordes på användarens begäran.	Rösten avpersonifieras och systemet registrerar att åtgärden gjordes på användarens begäran.

Avpersonifiering bevarar innehållet

Vid avpersonifiering finns kommentaren eller rösten kvar, men kopplingen till användarens personuppgifter tas bort.

Alternativet Avpersonifiera på begäran ger dessutom tydligare spårbarhet kring varför åtgärden genomfördes.

Läs mer om kommentarer i avsnittet Ärendekommentarer.

Läs mer om röster i avsnittet avsnittet Ärenderöstning.

Rekommenderat arbetssätt

Innan ett externt användarkonto ändras bör systemförvaltaren kontrollera:

• Att rätt användarkonto har valts.
• Varför kontot ska inaktiveras, tas bort eller avpersonifieras.
• Om användaren har registrerat ärenden.
• Om användaren har lämnat kommentarer.
• Om användaren har registrerat röster.
• Hur kommentarer och röster ska hanteras.
• Om åtgärden sker på användarens begäran.
• Att organisationens rutiner för personuppgifter följs.

Borttagning kan inte ångras

Borttagning och avpersonifiering innebär att personuppgifter raderas permanent.

Om det endast finns behov av att förhindra inloggning bör kontot inaktiveras istället.