Grupper

Grupper används för att förenkla administrationen av användare och rättigheter i DF RESPONS.

Rättigheter tilldelas gruppen och användarna blir sedan medlemmar i gruppen. Alla gruppmedlemmar får därmed de rättigheter som gruppen har.

Grupper passar bäst när flera användare ska ha:

• Samma rättigheter.
• Tillgång till samma ärendetyper.
• Behörighet på samma organisatoriska enheter.
• Samma administrativa ansvar i systemet.

Vanliga exempel är grupper för systemförvaltare, systemadministratörer eller andra användare som ska ha samma behörigheter i stora delar av systemet.

Grupp eller roll?

En grupp används vanligtvis när flera användare ska ha samma rättigheter på samma organisatoriska enheter.

En roll används när flera användare ska ha samma rättigheter men på olika organisatoriska enheter.

Läs mer om roller i avsnittet Roller.

Vem får administrera grupper?

För att administrera grupper krävs rättigheten Hantera användare och grupper eller subrättigheten Hantera grupper.

För att ändra gruppmedlemskap krävs även rättigheten Hantera gruppmedlemskap.

Översikt över grupper

För att hantera grupper väljer systemförvaltaren Organisation → Grupper i huvudmenyn.

På översiktssidan visas de grupper som finns i systemet.

I översikten visas bland annat:

Kolumn	Beskrivning
Gruppnamn	Gruppens namn.
Beskrivning	En beskrivning av gruppens syfte.
Medlemmar	Antalet användare som är medlemmar i gruppen.

För att öppna en grupp klickar systemförvaltaren på gruppens namn.

Hur påverkar gruppmedlemskap användaren?

När en användare läggs till i en grupp får användaren de rättigheter som har tilldelats gruppen.

En användare kan vara medlem i flera grupper samtidigt. Användarens samlade behörighet består då av rättigheterna från samtliga grupper, tillsammans med rättigheter från roller och andra tilldelningar.

En användare kan vara medlem i flera grupper

Om en användare är medlem i flera grupper får användaren rättigheterna från samtliga grupper.

Om ett gruppmedlemskap tas bort kan användaren fortfarande ha motsvarande rättighet genom en annan grupp, en roll eller en direkt tilldelad rättighetsregel.

Kontrollera användarens samlade behörighet

Ett gruppmedlemskap kan ge omfattande åtkomst till systemets funktioner och information.

Kontrollera därför vilka rättighetsregler gruppen har innan en användare läggs till.

Läs mer om rättighetsregler i avsnittet Rättigheter.

Specialgrupper

DF RESPONS innehåller två inbyggda specialgrupper:

• Alla användare
• Alla interna användare

Specialgrupperna visas inte på den vanliga gruppsidan, men kan tilldelas rättighetsregler på sidan för rättigheter.

Alla användare

Gruppen Alla användare omfattar samtliga användare, inklusive specialanvändaren Publik användare.

Rättighetsregler som tilldelas gruppen kan därför även gälla för personer som använder systemets publika funktioner utan att vara inloggade.

Använd Alla användare med försiktighet

Rättigheter som tilldelas Alla användare kan bli tillgängliga utan personlig inloggning.

Kontrollera alltid vilka ärendetyper, organisatoriska enheter och funktioner som omfattas.

Alla interna användare

Gruppen Alla interna användare omfattar samtliga interna användarkonton men inte specialanvändaren Publik användare.

Gruppen kan användas när samtliga inloggade användare ska ha samma grundläggande rättighet.

Läs mer om specialanvändaren i avsnittet public-user.md.

Skapa en grupp

För att skapa en grupp klickar systemförvaltaren på Ny grupp på översiktssidan.

Ange följande uppgifter:

• Namn – ett tydligt namn som beskriver vilka användare eller vilket ansvar gruppen avser.
• Beskrivning – en beskrivning av gruppens syfte och vilka som bör vara medlemmar.

Klicka därefter på Skapa.

Om systemförvaltaren inte ska fortsätta arbeta med gruppen direkt efter att den har skapats avmarkeras alternativet Fortsätt arbeta med gruppen.

Använd tydliga gruppnamn

Gruppens namn bör beskriva dess syfte, exempelvis:

• Systemförvaltare
• Systemadministratörer
• Central registratur
• Rapportadministratörer

Undvik allmänna namn som Grupp 1 eller Övriga.

Ändra en grupp

För att ändra en grupp öppnar systemförvaltaren gruppen från översiktssidan.

På gruppens egenskapssida går det att:

• Ändra gruppens namn och beskrivning.
• Hantera gruppens medlemmar.
• Visa eller ändra gruppens rättighetsregler.
• Spara ändringarna.

Vilka funktioner som visas beror på systemförvaltarens rättigheter.

Gruppens rättigheter

Funktionen Rättigheter visar de rättighetsregler som har tilldelats gruppen.

För att hantera gruppens rättighetsregler krävs rättigheten Hantera rättigheter.

Alla användare som är medlemmar i gruppen får de rättigheter som gruppen har.

Läs mer om hur rättighetsregler skapas i avsnittet Rättigheter.

Hantera gruppmedlemmar

Gruppmedlemmar kan hanteras från gruppens egenskapssida.

Lägg till gruppmedlemmar

Sök efter användaren i användarfältet och välj användaren i sökresultatet.

Det går att välja en eller flera användare innan ändringen sparas.

Klicka därefter på Lägg till medlemmar.

Ta bort en gruppmedlem

För att ta bort en användare från gruppen klickar systemförvaltaren på papperskorgsikonen vid användarens namn.

När ändringarna är klara klickar systemförvaltaren på Spara.

Behörigheten kan finnas kvar

När en användare tas bort från en grupp försvinner rättigheterna som användaren fick från just den gruppen.

Användaren kan fortfarande ha motsvarande rättigheter genom en annan grupp, en roll eller en direkt tilldelad rättighetsregel.

Hantera gruppmedlemskap från användaren

Gruppmedlemskap kan även hanteras från den interna användarens egenskapssida.

Öppna användaren och klicka på Grupper i verktygsfältet.

På sidan visas:

• Tillgängliga grupper – grupper som användaren inte tillhör.
• Valda grupper – grupper som användaren är medlem i.

Markera en grupp och använd pilarna för att flytta den mellan listorna.

Klicka på Spara när ändringarna är klara.

Läs mer om användarkonton i avsnittet internal-users.md.

Kontrollera gruppen efter ändringar

Efter att en grupp har skapats eller ändrats bör systemförvaltaren kontrollera:

• Att gruppens namn och beskrivning tydligt anger gruppens syfte.
• Att rätt användare är medlemmar i gruppen.
• Att användare som inte längre behöver behörigheten har tagits bort.
• Att gruppens rättighetsregler gäller för rätt ärendetyper.
• Att rätt organisatoriska enheter omfattas.
• Att inställningen för arv har rätt omfattning.
• Att gruppmedlemmarna får avsedd behörighet och inte mer åtkomst än nödvändigt.

Se över gruppmedlemskap regelbundet

Gruppmedlemskap bör följas upp regelbundet, särskilt för grupper med administrativa eller systemövergripande rättigheter.

Användare som har bytt tjänst eller ansvarsområde kan annars behålla rättigheter som inte längre behövs.