Interna användare

Vad är en intern användare?

En intern användare i DF RESPONS är en användare som via inloggning får tillgång till systemets administrativa sidor. Beroende på vilka behörigheter som en intern användare har så har denna tillgång till olika typer av resurser i systemet. T.ex. så kan det finnas användare som bara får arbeta med ärenden av en särskild ärendetyp eller användare som endast har rättighet att administrera ärendetyper.

Vem får administrera interna användare?

För att få administrera interna användare krävs det att inloggad användare har rättigheten Hantera användare och grupper eller sub-rättigheten Hantera användare.

Hantera interna användare

För att hantera interna användare från huvudmenyn, välj Organisation -> Interna användare. Du hamnar då på översiktssidan för Interna användare. I översikten listas systemets alla interna användare.

Hitta användare

För att hitta en användare sorterar du på någon av kolumnerna och lokaliserar önskad användare i listan. Varje sida listar som standard 500 användare. Klicka på användarnamnet eller namnet för att komma till önskad användares egenskapssida.

Via sökfunktionen till höger på sidan kan du söka bland egenskaperna användarnamn, namn, titel, enhet och e-postadress. Det går även att filtrera på aktiva och inaktiva användare samt superanvändare i rullistan uppe till vänster.

Användarens egenskaper och tilldelningar

När en användare valts i listan och du har klickat på användarens namn kommer du till användarens egenskapssida. På sidan visas användarens egenskaper och tilldelningar.

Egenskaper är t.ex. användarnamn och det finns obligatoriska respektive valfria egenskaper. De obligatoriska egenskaperna används främst för att identifiera (användarnamn/namn) och kommunicera (e-postadress) med användaren. Det rekommenderas att även valfria uppgifter anges för att t.ex. signaturer i e-post och dokument ska bli så kompletta som möjligt.

En tilldelning kan vara en rolltillhörighet, ett gruppmedlemskap eller en utsedd ersättare.

Kontotyper

Det finns två typer av användarkonton:

• Lokalt - Kontots alla egenskaper lagras lokalt i DF RESPONS. Även konton som skapas via användarintegrationer visas som lokala konton.
• Active Directory - Kontots egenskaper lagras i organisationens AD och synkroniseras regelbundet över till DF RESPONS.

Synkronisering av användarkonton mot AD

Vilka egenskaper som synkroniseras över till DF RESPONS bestäms av AD-kopplingen som sätts upp under inställningssidorna. Synkroniserade egenskaper kan inte redigeras lokalt. Det kan t.ex. innebära att användarens lösenord eller e-postadress är kopplade till AD och inte kan ändras i systemet. Egenskaper som inte synkroniseras mot AD lagras lokalt och kan ändras.

Intern användare - verktygsfält

Beroende på vad den inloggade användaren har för rättigheter kopplat till sitt konto så syns olika verktyg i fältet.

Ta bort

Tar bort användarkontot. Av säkerhetskäl kommer en Acceptera-ruta att komma upp när knappen trycks där användaren får bekräfta att användarkontot ska tas bort permanent.

Byt lösenord

För att byta lösenord på den interna användaren så måste den inloggade användaren skriva in ett nytt lösenord och sedan, av säkerhetsskäl, upprepa det nya lösenordet.
Använd gärna ett lösenord som är säkert och som inte används i på något annat ställe.

Ersättare

Här hanteras ersättare för den interna användaren. Du kan se ersättare som redan finns upplagda för användaren och du kan lägga till ny ersättare. För att lägga till en ny ersättare för användaren klickar du på Lägga till. Du väljer vem som ska vara ersättare till den interna användaren och mellan vilka datum användaren ska ersättas. Sedan väljer du vilka ärendetyper ersättaren ska få tillgång till och slutligen vilka rättigheter, vyer, e-post osv. som ersättaren ska tilldelas.

När du gjort dina val klickar du på Spara.

Om det redan finns en ersättare upplagd för användaren och det är samma användare som ska vara ersättare igen kan du redigera den befintliga posten. Det gör du genom att klicka på Ändra och sedan justera de uppgifter som behöver ändras, t.ex. datum.

Tips - hantera ersättare för flera användare

Ska du lägga in ersättare för flera användare kan du göra detta via översiktssidan för interna användare. Läs mer om att hantera ersättare via interna användare längre ner på sidan.

Roller

Tar dig till användarens rollsida. Se Roller för mer information.
För att verktyget ska synas så måste den inloggade användaren ha rättigheter att hantera roller.

Grupper

Här ser du användarens gruppmedlemskap. På vänster sida listas de tillgängliga grupper som användaren inte tillhör och på höger sida listas de grupper som användaren tillhör. För att ändra användarens gruppmedlemskap markerar du en grupp och använder pilarna för att flytta gruppen till vänster eller höger sida, beroende på om du vill lägga till eller ta bort ett gruppmedlemskap. När du är färdig klickar du på Spara.

Se Grupper för mer information.

För att verktyget ska synas så måste den inloggade användaren ha rättigheten att hantera gruppmedlemskap.

Rättigheter

Tar dig till användarens rättighetssida. Se Rättigheter för mer information.
För att verktyget ska synas måste den inloggade användaren ha rättigheten att hantera rättigheter.

Spara

Om den inloggade användaren har gjort ändringar på den interna användaren så används Spara för att spara de nya ändringarna. Spara och stäng sparar och tar den inloggade användaren till översikten av interna användare.

Stäng

Stäng tar den inloggade användaren tillbaka till översikten av interna användare.

Aktivera AD-användare

För att aktivera en AD-användare klickar du på knappen Aktivera AD-användare. Du kommer då till sidan för att aktivera AD-användare.

Överst till vänster på sidan listas de katalogtjänsterna som kan väljas för att hitta den AD-användaren som du vill aktivera. Du kan söka efter AD-användare genom att välja vilken bokstav kontonamnet börjar på eller skriva in användarnamnet i sökrutan och trycka på Sök.

När du har valt AD-användaren som du vill aktivera trycker du på Aktivera valda. Om du kryssat i rutan Stäng efter aktivering tas du tillbaka till översikten av interna användare.

Du kan läsa mer om AD-användare och katalogtjänst i Katalogtjänster.

Status AD-konto

Ibland kan det uppstå problem med inloggning till systemet som är kopplat till användares AD-konto. Det kan t.ex. hända att en användare som har ett AD-kopplat konto slutar och sedan börjar nytt jobb inom samma organisation. När ett konto tas bort i AD:t och sedan skapas på nytt med samma inloggningsnamn så är det nya AD-kontot inte kopplat till kontot i DF RESPONS. Då behöver administratören koppla om kontot. Det kan också vara så att användaren är inaktiverad i AD:t och behöver aktiveras där innan inloggningen till systemet fungerar.

För att kolla status på en användares konto och AD-koppling klickar du på knappen Katalogtjänst i verktygsfältet på användarens egenskapssida.

Vem kan kontrollera statusen?

För att se knappen Katalogtjänst och kunna kontrollera status på AD-kontot behöver en användare ha rättigheten Hantera användare.

Koppla om till ett nytt AD-konto

I exemplet nedan saknas ett konto med användarnamnet UserDeleted i det AD (katalogtjänst) som kontot är kopplat till. Sökning i kopplade AD:en (katalogtjänster) visar att det finns flera konton med samma användarnamn i ett annat AD. Det går då att koppla om användarkontot i DF RESPONS till ett annat AD-konto genom att trycka på knappen Koppla om och sedan Stäng. Konto blir då omkopplat till det nya AD-kontot.

Konto inaktiverat i AD

I exemplet nedan finns det ett konto med användarnamnet UserDisabled i det kopplade AD:t (katalogtjänsten) men kontot är inaktiverat. Kontot behöver då aktiveras i AD:t för att det ska fungera med inloggningen till systemet.

Ny lokal användare

För att skapa en ny lokal användare klickar du på Ny användare i verktygsfältet. Du kommer då till följande formulär:

Fyll i de uppgifter som efterfrågas, rutan Fortsätt arbeta med användaren ska vara tom. Klicka på Skapa. Den nya användaren läggs till i listan över interna användare.

Lösenord för lokal användare

Man behöver alltid uppge ett lösenord på minst 16 tecken när man skapar en ny lokal användare. Lösenordet används när lokal inloggning är aktiverad. Om er organisation använder sig av en annan inloggningslösning, t.ex. Bank-ID eller SITHS-kort, kommer inte detta lösenordet att användas utan du som skapar användaren kan hitta på ett lösenord.

Inaktiverade användare

Den orangea färgen markerar användare som är inaktiverade i systemet. För att inaktivera användare trycker du på den användare som ska inaktiveras och på användarens egenskapssida kryssar du i rutan Inaktiverad. Klicka sedan på Spara.

Inaktiverad = kan inte logga in

Observera att en inaktiverad användare inte kan logga in i systemet.

Som standard sker en automatisk inaktivering om användaren inte har loggat in på 720 dagar. Det finns möjlighet att ändra tidsspärren i systemets inställningar under Inaktivera användare.

Aktivera inaktiverad användare

För att aktivera en inaktiverad användare går du in på egenskapssidan för den användare som ska aktiveras och kryssar ur rutan Inaktiverad. Klicka sedan på Spara. Användaren är då aktiverad i systemet igen.

Guide för att återaktivera användare

Gå till sidan Hantera inaktiverade användare för en komplett vägledning i hur du som administratör aktiverar en inaktiverad användare.

Hantera ersättare via interna användare

Ska du lägga in ersättare för flera användare kan du via översiktssidan för interna användare klicka på Hantera ersättare i verktygsfältet istället för att gå via användarens sida.

Du ser då en översikt över samtliga befintliga ersättare och kan lägga till nya ersättare genom att klicka på knappen till vänster. Du kan även ändra eller ta bort en redan upplagd ersättning via denna sidan. Det gör du genom att i kolumnen till höger antingen klickar på pennan för att ändra en ersättning eller på krysset för att ta bort ersättningen.

Superanvändare

I systemet finns en inbyggd superanvändarfunktion. Superanvändare får behörighet till samtliga delar av systemet, inklusive ärendehantering och systeminställningar. Endast superanvändare kan ta bort handlingar i systemet. Endast en befintlig superanvändare kan tilldela eller ta bort superanvändarbehörigheten hos andra användare.

Då en användare som blir superanvändare får väldigt hög behörighet i systemet så råder vi er att vara restriktiva med tilldelningen av behörigheten. Samtliga behörigheter som superanvändare ger förutom behörigheten att ta bort handlingar kan tilldelas genom rättigheter i en grupp eller roll.