Interna användare

Interna användare är personer som har ett användarkonto och kan logga in i DF RESPONS.

Vad en intern användare kan se och göra beror på användarens rättigheter, gruppmedlemskap, roller och övriga tilldelningar. En användare kan exempelvis ha behörighet att arbeta med ärenden inom en viss verksamhet eller att administrera delar av systemet.

Interna användare kan ha olika typer av uppdrag i systemet, exempelvis:

• Handläggare
• Registrator
• Chef
• Systemförvaltare

Vilka funktioner användaren kan använda styrs av tilldelade roller, grupper, rättighetsregler och andra behörigheter.

Vem får administrera interna användare?

För att administrera interna användare krävs rättigheten Hantera användare och grupper eller subrättigheten Hantera användare.

Översikt över interna användare

För att hantera interna användare väljer användaren Organisation → Interna användare i huvudmenyn.

På översiktssidan visas de interna användarkonton som finns i systemet.

Från översiktssidan går det bland annat att:

• Söka efter användare.
• Filtrera användarlistan.
• Öppna en användares egenskapssida.
• Skapa en lokal användare.
• Aktivera en AD-användare.
• Ta bort användare
• Hantera ersättare.

Administrativa funktioner

Från översikten över interna användare och användarens egenskapssida går det att hantera flera funktioner som rör användarkontot.

Funktionerna beskrivs kortfattat nedan. Stegvisa instruktioner finns under Snabbguider.

Lokala användarkonton

Ett lokalt användarkonto registreras direkt i DF RESPONS. Kontot kan skapas manuellt av en administratör eller skapas och uppdateras genom en användarintegration.

När en användarintegration används styr integrationen vilka uppgifter som hämtas och uppdateras, exempelvis namn, e-postadress, titel, enhet och användarattribut.

Uppgifter som hanteras av integrationen bör ändras i källsystemet. Ändringar som görs direkt i DF RESPONS kan annars skrivas över nästa gång integrationen uppdaterar kontot.

Om lokal inloggning används behöver kontot ha ett lösenord som uppfyller systemets lösenordskrav.

Läs mer om hur ett lokalt konto skapas i snabbguiden Skapa intern användare.

AD-användare

Ett AD-kopplat användarkonto är kopplat till organisationens Active Directory via en konfigurerad katalogtjänst. I listan över interna användare visas vilken katalog användarkontot tillhör.

Vilka egenskaper som hämtas från Active Directory beror på katalogtjänstens inställningar. Synkroniserade uppgifter kan inte ändras direkt i DF RESPONS utan behöver uppdateras i katalogtjänsten.

Funktionen Katalogtjänst på användarens egenskapssida kan användas för att kontrollera kopplingen mellan användarkontot i DF RESPONS och kontot i Active Directory.

Om ett AD-konto har tagits bort och skapats på nytt kan kontot i DF RESPONS behöva kopplas om till det nya AD-kontot. Om kontot är inaktiverat i Active Directory behöver det aktiveras där innan inloggningen kan fungera.

Om användarkontot är inaktiverat finns instruktioner för kontroll och återaktivering i snabbguiden Hantera inaktiverade användare.

Inaktiverade användare

Ett användarkonto kan inaktiveras när användaren inte längre ska kunna logga in i DF RESPONS.

När kontot inaktiveras:

• Kan användaren inte längre logga in.
• Finns användarkontot kvar i systemet.
• Finns användarens tidigare aktiviteter kvar i ärenden och loggar.
• Kan kontot återaktiveras vid behov.

Användarkonton kan även inaktiveras automatiskt om användaren inte har loggat in under den tidsperiod som anges i systeminställningarna. Standardinställningen är 720 dagar.

Läs mer om inaktivering och återaktivering i snabbguiden Hantera inaktiverade användare.

Ersättare

Ersättarfunktionen används när en annan användare tillfälligt behöver hantera vissa arbetsuppgifter under en användares frånvaro, exempelvis vid semester eller sjukdom.

Ersättningen gäller under en angiven tidsperiod. Det går att styra vilka ärendetyper, funktioner och behörigheter som ska omfattas.

Beroende på konfigurationen kan ersättaren få tillgång till exempelvis:

• Rättigheter
• Vyer
• Systemmeddelanden och påminnelser
• Kommunikationsmallar
• Valbarhet i användarfält

En användare kan registrera en ersättare för sig själv. Systemförvaltare och systemadministratörer kan även hantera ersättare för andra användare och se organisationens registrerade ersättningar samlat från översikten över interna användare.

Läs mer om hur ersättare läggs till och ändras i snabbguiden Hantera ersättare.

Hitta en användare

Användarlistan kan sorteras genom att användaren klickar på önskad kolumnrubrik.

Sökfunktionen till höger på sidan kan användas för att söka efter:

• Användarnamn
• Namn
• Titel
• Enhet
• E-postadress

Det går även att filtrera listan för att visa exempelvis:

• Aktiva användare
• Inaktiva användare
• Superanvändare

För att öppna en användares egenskapssida klickar användaren på användarnamnet eller namnet i listan.

Användarens egenskaper och tilldelningar

På användarens egenskapssida visas användarens kontouppgifter och tilldelningar.

Egenskaperna används bland annat för att:

• Identifiera användaren.
• Hantera inloggning.
• Skicka e-post och notifikationer.
• Skapa signaturer i e-postmeddelanden och dokument.
• Visa användaren i användarfält och andra funktioner.

Vissa egenskaper är obligatoriska medan andra är valfria. Det rekommenderas att relevanta valfria uppgifter fylls i så att exempelvis signaturer och kontaktuppgifter blir fullständiga.

En användare kan även ha olika tilldelningar:

• Rolltilldelningar
• Gruppmedlemskap
• Rättighetsregler
• Ersättare

Verktygsfältet

På användarens egenskapssida visas ett verktygsfält med funktioner för att hantera användaren.

Vilka funktioner som visas beror på den inloggade användarens rättigheter och användarkontots typ.

Funktion	Beskrivning
Ta bort	Tar bort användarkontot från DF RESPONS.
Byt lösenord	Anger ett nytt lösenord för ett lokalt användarkonto.
Ersättare	Visar och hanterar användarens ersättare.
Roller	Visar och hanterar användarens rolltilldelningar.
Grupper	Visar och hanterar användarens gruppmedlemskap.
Rättigheter	Visar användarens rättigheter.
Katalogtjänst	Visar status för ett AD-kopplat användarkonto.
Spara	Sparar ändringarna utan att stänga användaren.
Spara och stäng	Sparar ändringarna och återgår till användaröversikten.
Stäng	Återgår till användaröversikten.

Ta bort en användare

Funktionen Ta bort används för att ta bort användarkontot från DF RESPONS. Innan kontot tas bort behöver åtgärden bekräftas.

När ett användarkonto tas bort finns användarens tidigare aktiviteter fortfarande kvar i systemet. Det går exempelvis fortfarande att se att användaren har:

• Skapat eller ändrat ärenden.
• Läst ärenden, om loggning av läsningar är aktiverad.
• Valts i användarfält.
• Utfört andra aktiviteter som har registrerats i ärendeloggen.

Borttagningen påverkar alltså inte historiken i befintliga ärenden eller loggar.

Byta lösenord

Funktionen Byt lösenord används för att ange ett nytt lösenord för ett lokalt användarkonto.

Det nya lösenordet behöver anges två gånger för att minska risken för felaktig inmatning.

Funktionen är inte tillämplig om lösenordet hanteras av en extern katalog- eller inloggningstjänst.

Roller

Funktionen Roller öppnar användarens rolltilldelningar.

En roll ger användaren rollens rättigheter på den eller de organisatoriska enheter där rollen har tilldelats.

Läs mer om roller i avsnittet Roller.

Grupper

Funktionen Grupper visar användarens gruppmedlemskap.

På ena sidan visas grupper som användaren kan läggas till i och på den andra sidan visas de grupper som användaren redan tillhör.

För att ändra medlemskapet markerar användaren en grupp och flyttar den till rätt sida med hjälp av pilarna.

När ändringarna är klara klickar användaren på Spara.

Läs mer om grupper i avsnittet Grupper.

Rättigheter

Funktionen Rättigheter öppnar användarens sida för rättighetsregler.

Här visas rättighetsregler som är direkt kopplade till användaren. Användaren kan även ha rättigheter genom grupper, roller och andra tilldelningar.

Läs mer om rättigheter i avsnittet Rättigheter.

Rättigheter kan komma från flera källor

En användares samlade behörighet kan komma från grupper, roller, direkt tilldelade rättighetsregler och vissa fält eller funktioner i systemet.

Om användaren har oväntad åtkomst behöver samtliga relevanta tilldelningar kontrolleras.

Om superanvändarbehörighet

I systemet finns en inbyggd superanvändarfunktion som ger fullständig behörighet till alla delar av systemet, inklusive ärendehantering och systeminställningar. Endast superanvändare kan ta bort handlingar och tilldela eller ta bort superanvändarbehörighet för andra användare.

Eftersom behörigheten ger mycket omfattande åtkomst bör den endast tilldelas i undantagsfall. Använd i stället roller och grupper för att ge användare de rättigheter de behöver. Alla behörigheter som ingår för en superanvändare, förutom möjligheten att ta bort handlingar, kan tilldelas genom rättigheter i roller eller grupper.

Spara ändringar

När uppgifterna på användarens egenskapssida har ändrats kan användaren välja:

• Spara för att spara ändringarna och fortsätta arbeta med användaren.
• Spara och stäng för att spara ändringarna och återgå till översikten.
• Stäng för att återgå till översikten utan att spara nya ändringar.

Kontrollera tilldelningarna

När ett användarkonto skapas eller ändras bör systemförvaltaren kontrollera att användaren har rätt roller och gruppmedlemskap.

Tilldela endast de rättigheter som användaren behöver för sina arbetsuppgifter.

Relaterade snabbguider

Följande snabbguider innehåller stegvisa instruktioner för administration av interna användare:

• Skapa intern användare.
• Hantera inaktiverade användare
• Hantera ersättare