Statistik

Det finns flera sätt att ta ut statistik från DF RESPONS. Det finns olika typer av standardrapporter som du kan använda och i vissa moduler finns en färdig statistikrapport som kan användas.

Du kan enbart ta fram statistik för de ärenden som du har behörighet att se i systemet. Detta innebär t.ex. att du som rektor enbart kan få fram statistik för din skola medan huvudman kan få fram statistik för hela organisationen.

Ta fram en färdig statistikrapport

I modulerna Kränkande behandling, Olycksfall och tillbud barn/elev, Klagomål, Arbetsskada och tillbud och Anmälan och utredning om frånvaro går det ta fram färdiga statistikrapporter.

Steg 1 - Anpassa sökning

• Gå till ärendeöversikten för modulen genom att välja Ärenden - Modulens namn i huvudmenyn.

• Klicka på Ändra sökning. Om du vill ha med alla dina ärenden i rapporten, ta bort sökningen Avslutat=Nej och gå direkt till att ta fram en rapport.

• Ändra din sökning beroende på vilka ärenden du vill ta ut statistik över. Välj t.ex. När inträffade händelsen, t ex från 2019-01-01 till 2019-03-31, för att få fram händelser som inträffade under en viss tidsperiod.

• Klicka på OK när du gjort dina val.

Nu har du gjort din sökning för rapporten och ärendelistan visar ärenden som stämmer överens med din sökning. Du kan se dina sökparametrar i sökfältet.

Tänk på att din sökning styr rapportens innehåll

Tänk på att de val som du gör i sökningen bestämmer vilka ärenden som kommer att inkluderas i rapporten.

Steg 2 - Beställ rapporten

• Klicka på Rapporter i verktygsfältet och välj Statistikrapport.

• En ruta för rapportbeställning öppnas.

• Ändra till ett passande namn på rapporten och kontrollera att det är rätt e-postadress i fältet Skicka till. Klicka på knappen Beställ rapport.

• Rapporten beställs vilket kan ta ett par minuter. När systemet har gjort klart rapporten kommer följande meddelande upp:

• Klicka på Stäng.

• Ett mejl med den beställda rapporten har skickats till din e-post.

• Klar!

Skapa en standardrapport

Det finns fyra standardrapporter i DF RESPONS: Diagramskaparen, Värdefördelning (tårtdiagram), Fördelning på organisationsnivå och Datum- och tidsdifferens. Du skapar en rapport genom att klicka på knappen Rapport i verktygsfältet på ärendesidan.

Rapporten kommer att baseras på det aktuella urvalet i ärendeöversikten. Om du vill ha med alla dina ärenden i rapporten, ta bort sökningen Avslutat=Nej och gå direkt till att ta fram en rapport.

Vill du ändra ditt urval klickar du på Ändra sökning.

Ändra din sökning beroende på vilka ärenden du vill ta ut statistik över. Välj t.ex. När inträffade händelsen, t ex från 2019-01-01 till 2019-03-31, för att få fram händelser som inträffade under en viss tidsperiod. Klicka på OK när du gjort dina val.

Nu har du gjort din sökning för rapporten och ärendelistan visar ärenden som stämmer överens med din sökning. Du kan se dina sökparametrar i sökfältet.

Tänk på att din sökning styr rapportens innehåll

Tänk på att de val som du gör i sökningen bestämmer vilka ärenden som kommer att inkluderas i rapporten.

Diagramskaparen

Rapporttypen används för att skapa ett diagram över ett specifikt fält. När du valt rapporttypen kommer en dialogruta upp där du får specificera diagrammets egenskaper. Du kan ge rapporten en titel och välja typ av diagram, tårta eller stapel. I rullistan för Serie 1 väljer du vilket fält som det ska skapas ett diagram för.

Exemplet nedan visar på ett diagram med fördelning av värden på fältet Status utredning.

Vill du göra justeringar i det befintliga diagrammet använder du knappen Diagramalternativ. Ett skapat diagram kan exporteras till PDF. För att exportera och ladda ner diagrammet använd knappen Exportera PDF.

Värdefördelning (tårtdiagram)

Rapporten visar tabeller och diagram. Tabellerna och diagrammen visar för varje valt fält antalet ärenden med ett specifikt unikt värde. Innan rapporten skapas har du möjlighet att ange vilka fält du vill ska vara med i rapporten. Vissa fält kanske inte är av intresse att inkludera i rapporten, t.ex. textfält. Det är även möjligt att ange en rapporttitel och beskrivning.

För att spara rapporten trycker du på Spara-knappen i verktygsfältet och väljer vilket format du vill spara rapporten i.

Det är möjligt att spara rapporten i Excel-, PDF- eller Wordformat.

Fördelning på organisationsnivå

Denna rapport har till syfte att visa fördelningen av ärenden på en viss nivå i organisationsträdet. Rapporten skapas genom en guide på fyra steg.

Steg 1 - val av ärendetyp

Om ett aktuellt urval existerar så kommer det vara möjligt att utgår ifrån det. Görs inget urval inkluderas alla modulens ärenden.

Steg 2 - val av enheter för rapporten

Fördelningen kommer att beräknas över de valda enheterna på den aktuella nivån. För att komma till en lägre nivå klicka på enhetens namn istället för kryssrutan. En ny rullgardinslista kommer att visas. Markera de enheter i den nya listan som du vill jämföra. Klicka på alternativet [SAMTLIGA] i den nya rullgardinslistan om du vill återgå till överliggande nivå.

Steg 3 - generella inställningar

Generella inställningar för rapporten som rubrik, beskrivning och format.

Steg 4 - presentation av rapporten

Härifrån är det möjligt att skriva ut rapporten alternativt exportera den till önskat format, t.ex. Excel och PDF.

Datum- och tidsdifferens

Denna rapport har till syfte att för olika datumvariabler beräkna differensen i tid mellan dessa för valda ärenden. En datumvariabel kan t.ex. vara registreringsdatum för ett ärende eller värdet i ett datumfält för samma ärende.Rapporten skapas genom en guide på fem steg.

Ett tänkbart exempel är då man önskar ta reda på hur lång tid det tar mellan olika typer av korrespondens för ett ärende från dess att det registrerades. Låt oss demonstrera detta med ett exempel.

Steg 1 - val av ärendetyp

Om ett aktuellt urval är aktivt kan du välja att basera rapporten på det.

Steg 2 - val av startdatumtyp

Här väljer vi att använda Registeringsdatum som startdatum för beräkning av differens. Det går även bra att välja FÄLT: Datum & Tid för att sedan välja vilket datumfält på formuläret som ska utgöra intervallets start.

Steg 3 - val av slutdatumtyp

Här väljer vi att använda fältet Datum utredning påbörjades av typen Datum & Tid i den aktuella modulen.

Steg 4 – definition av mätintervall och generella inställningar

Mätintervall anger helt enkelt vilka differenser vi är intresserade av. I bilden så har vi definierat fem tidsintervall. Det är även möjligt att titta på hela veckodagar vilket innebär att även lördag och söndag räknas med samt exakta tidsintervall. Vid exakta tidsintervall är det möjligt att skapa intervall med så hög noggrannhet som timmar och minuter.

Steg 5 – presentation av rapporten

Här visas en stapel för varje mätintervall och i exemplet ser vi att i 70 % av fallen påbörjas utredning inom 2 arbetsdagar.

Härifrån är det möjligt att antingen skriva ut rapporten eller exportera den till önskat format, t.ex. Excel eller PDF.