Handläggning

Avsnitten nedan beskriver hur du skapar en utredning om behov av särskilt stöd i DF RESPONS.

Skapa en utredning (alla)

För att skapa en utredning om behov av särskilt stöd behöver du vara inloggad i DF RESPONS. Klicka på Nytt ärende på översiktssidan för Utredning om behov av särskilt stöd eller vid modulens namn på startsidan.

Kan en användare som inte är rektor skapa en utredning?

Förutom rektor har rollerna Biträdande rektor och Elevhälsa rätt att skapa ett nytt ärende om utredning men endast rektor kan fatta beslut om att godkänna utredningen och fatta beslut om åtgärdsprogram ska upprättas eller inte. Det innebär t.ex. att en elevhälsopersonal kan skapa en utredning som rektor sedan går in och beslutar om.

1. Koppla ärendet till rätt elevakt, dvs. till den elev som utredningen rör.

Om eleven redan har en akt i DF RESPONS kan du söka fram akten genom att börja skriva elevens namn eller personnummer i rutan.

Om det inte finns någon akt för eleven ska du skapa en akt genom att klicka på det gröna plustecknet. Då öppnas en ny ruta där du fyller i de uppgifter som efterfrågas. Spara och stäng.

2. Välj den enhet som eleven går på. Beroende på vilken enhet du valt får du även välja skolform och årskurs.

3. Välj vem som har huvudansvaret för att genomföra utredningen och eventuella ytterligare utredare som ska jobba med utredningen. Ett mejl skickas till utsedda utredare.

4. När du har fyllt i alla uppgifter ska du spara ärendet. Klicka på knappen med disketten, Spara nytt ärende, längst upp till höger i verktygsraden. (Ipad-användare - Klicka på den streckade linjen, längst upp till höger i verktygsraden och sedan på Spara nytt ärende.)

5. När du har sparat kommer du till ärendelistan. Om du själv ska arbeta med ärendet kan du klicka på ärendet (ID-nummer) i listan för att öppna ärendet.

6. Om någon annan ska handlägga ärendet, loggar du ut ur systemet. Klicka på pilen vid ditt namn, längst upp till höger. Välj Logga ut.

Ärendet - innehåll (alla)

Ett registrerat ärende är uppdelat i sju flikar. Du kan antingen klicka dig fram mellan flikarna uppe till vänster eller i menyn till höger.

• Flik 1 Elev och utredare - Här ser du vilken elev utredningen rör och vilka som är ansvariga för att genomföra utredningen.
• Flik 2 Bakgrund - Här dokumenteras bakgrunden till utredningen.
• Flik 3 Kartläggning - Här dokumenteras kartläggningen.
• Flik 4 Pedagogisk bedömning - Här dokumenteras den pedagogiska bedömning i olika situationer.
• Flik 5 Sammanfattning - Här görs den sammanfattande analysen och bedömnning om behovet av särskilt stöd.
• Flik 6 Beslut - Här fattar rektor beslut om åtgärdsprogram ska upprättas eller inte.
• Flik 7 För kännedom - Här kan du ge läsbehörighet till ärendet. Valda användare meddelas per e-post.

Flik 1 - Elev och utredare (alla)

Här ser du vilken elev utredningen rör och vilka som är ansvariga för att göra utredningen.

Koppla till ett EHT-möte

Om ni har modulen EHT-möte finns möjlighet att koppla en utredning till ett EHT-möte för att ta upp den för diskussion. Ärendet kommer då att läggas till på dagordningen för EHT-mötet.

För att koppla ett ärende till ett EHT-möte så kan du öppna rullistan för att hitta rätt möte eller börja skriva mötesdatum i listan för att filtrera fram rätt möte.

Flik 2 - Bakgrund (utredare)

När du har blivit vald som utredare i ett ärende får du ett mejl med en länk till ärendet.

Här dokumenteras bakgrunden till varför utredning görs för eleven. Har det gjorts utredningar om elevens behov av särskilt stöd tidigare eller eleven haft åtgärdsprogram tidigare ska det dokumenteras här.

Det finns också möjlighet att ange andra tidigare gjorda utredning som är relevanta och det finns också möjlighet att ladda upp filer till ärendet.

Flik 3 - Kartläggning (utredare)

Här dokumenterar du hur elevens skolsituation ser ut på individ-, grupp- och/eller skolnivå och hur eleven och elevens vårdnadshavare ser på elevens behov av särskilt stöd.

Flik 4 - Pedagogisk bedömning (utredare)

Här dokumenterar du bedömning/beskrivningen av elevens förmåga och behov av stöd inom olika områden.

Flik 5 - Sammanfattning (utredare/rektor)

Här anger du vilka som har medverkat i utredningen. Har personal medverkat ska deras namn samt profession anges.

Sedan görs en sammanfattande analys utifrån vad som framkommit i kartläggningen och den pedagogiska bedömningen där slutsatser om elevens eventuella behov av stöd ska framgå.

Ansvarig utredare ska sedan ange om eleven bedöms vara i behov av särskilt stöd eller inte.

När sammanfattning och bedömning är klar markerar du rutan Utredaren bedömer att utredningen om särskilt stöd är klar. Spara och stäng ärendet. Ett mejl skickas per automatik till ansvarig rektor att utredningen är klar.

Godkänn utredningen (rektor)

När rektor får mejl om att utredningen är klar klickar du på länken i meddelandet. Börja med att läsa igenom utredningen på flik 2-4 och sammanfattningen på flik 5.

Om du tycker att allt ser bra ut godkänner du utredningen genom att kryssa i rutan Utredningen godkänns av rektor och upprättas som handling längst ner på flik 5.

Spara ärendet. När du har avslutat utredningen och sparat ärendet skapas en handling av utredningen som du hittar under Mer -> Handlingar i verktygsraden.

Gå sedan vidare till flik 6 för att fatta beslut om åtgärdsprogram.

Flik 6 - Beslut (rektor)

Här ska du fatta beslut om ett åtgärdsprogram ska upprättas för eleven.

Markera om ett åtgärdsprogram ska upprättas eller inte och fyll sedan i uppgifterna på fliken och spara ärendet. När du sparat ärendet skapas en handling av beslutet som du hittar under Mer -> Handlingar i verktygsraden. Avsluta sedan ärendet.

Skapa ärende i modulen Åtgärdsprogram

Om ni har modulen Åtgärdsprogram kan rektor skapa upp ett ärende i den modulen i samband med att hen fattar sitt beslut. När rektor markerat sitt beslut om att ett åtgärdsprogram ska upprättas visas möjligheten att skapa ett ärende i modulen Åtgärdsprogram. Du klickar på det gröna pluset vid Skapa åtgärdsprogram för att välja ansvariga och skapa ärendet.

Elevens uppgifter fylls i per automatik och du anger ansvariga. Spara och stäng sedan ärendet.

Ett ärende skapas i modulen Åtgärdsprogram och utsedda ansvariga meddelas per e-post om ärendet. Kopplingen mellan utredningen och åtgärdsprogrammet visas också i modulen Åtgärdsprogram.

Jag har inte möjligheten att skapa ett åtgärdsprogram

Funktionen finns enbart för ärenden som är registrerade från och med 2024-07-01. Om din organisation inte har modulen Åtgärdsprogram i DF RESPONS kommer inte kopplingen att finnas. Är du osäker, ta kontakt med din systemförvaltare.

Flik 7 - För kännedom

Här finns möjlighet att skicka ärendet för kännedom till andra personer inom organisationen. Funktionen kan användas för att informera de pedagoger som undervisar eleven om utredningen. De personer som väljs meddelas per e-post och får läsbehörighet till ärendet. Upp till 5 personer kan få ärendet för kännedom.

Påminnelser

Vid vissa tillfällen i processen skickar systemet automatiska påminnelser. I modulen Utredning om behov av särskilt stöd finns följande påminnelser:

• 14 dagar efter ärendet registrerades skickas en påminnelse till ansvarig utredare om inte utredningen är klarmarkerad.

Det går att se en översikt över ärendets aktiva påminnelser genom att inne i ärendet klicka på Mer -> Påminnelser i verktygsraden.