Arkivera ärenden¶
Arkivering är ett sätt att dölja ärenden inom DF RESPONS. Arkivering kan användas på en mängd olika sätt inom en organisation. Ett vanligt scenario är att använda arkivering som ett sätt att dölja avslutade ärenden som inte längre används. Ett ärende som har arkiverats i DF RESPONS kan alltid avarkiveras, det vill säga återställas till den status ärendet hade innan arkivering.
Vad är skillnaden mellan arkivering och e-arkivering?
Det är viktigt att påpeka att arkivering och e-arkivering är två olika saker i DF RESPONS. Arkivering är ett sätt att dölja ärenden inom DF RESPONS. E-arkivering är ett sätt att bevara ärenden utanför DF RESPONS. Inom e-arkivering finns det regler och riktlinjer att följa om hur ärenden ska struktureras och levereras i en paketfil till en ansvarig myndighet som sköter om ett externt e-arkiv. I förekommande fall kan även medborgare begära ut offentlig data från det externa e-arkivet. Läs mer om e-arkivering här.
Arkivering och e-arkivering kan med andra ord användas fristående från varandra i DF RESPONS. Det vill säga, det som är arkiverat behöver inte vara e-arkiverat, och vice versa. När en paketfil exempelvis har lämnats över till ett externt e-arkiv med syfte att bevaras kan alla ärendena sedan arkiveras med ett enda knapptryck i DF RESPONS. Det ger stor flexibilitet för hur man vill arbeta i organisationen.
Så här arkiveras ärenden¶
För att en användare ska kunna arkivera ärenden behöver användaren ha behörigheten Arkivera ärenden.
Endast avslutade ärenden kan arkiveras och ett ärende arkiveras genom att man klickar på Arkivera-knappen i verktygsraden.
När ett ärende har arkiverats nås ärendena endast av användare som har behörighet Läsa arkiverade ärenden på den enhet där ärendet hör hemma.
Avarkivera ett ärende¶
Om en användare har behörighet att arkivera ett ärenden kan hen också avarkivera ett ärende. Det görs genom att klicka på knappen Avarkivera i verktygsraden.
Söka fram arkiverade ärenden¶
Vid ärendeöversikten är det möjligt att söka fram arkiverade ärenden. Det går att söka fram om ett ärende är arkiverat eller inte samt arkiveringsdatum.
