Rapporter¶
Det finns flera sätt att skapa en rapport och det finns olika typer av rapporter i DF RESPONS. Det finns fyra standardrapporter: Diagramskaparen, Värdefördelning (tårtdiagram), Fördelning på organisationsnivå och Datum- och tidsdifferens.
Det går även skapa en anpassad statistikrapport för export till Excel. Gå till avsnittet Export till Excel för en beskrivning av hur du gör.
Skapa en standardrapport¶
Du skapar en standardrapport genom att klicka på knappen Rapport i verktygsfältet på ärendesidan. Rapporten kommer att baseras på det aktuella urvalet av ärenden, det vill säga din sökning i ärendeöversikten styr vilka ärenden som kommer med i rapporten. Genom att söka fram olika urval är det möjligt att ta fram olika typer av rapporter, t.ex. kan urval göras på en viss period eller en viss enhet genom att användaren först gör ett urval på enhet A och perioden X till Y och sedan klickar på knappen Rapport. Det innebär att endast de ärenden som matchar det aktuella urvalet används som underlag för att sammanställa rapporten.
Tänk på att din sökning styr rapportens innehåll
Tänk på att de val som du gör i sökningen bestämmer vilka ärenden som kommer att inkluderas i rapporten. Gå till avsnittet Sökning för en beskrivning av hur du gör en sökning.
Diagramskaparen¶
Rapporttypen används för att skapa ett diagram över ett specifikt fält. När du valt rapporttypen kommer en dialogruta upp där du får specificera diagrammets egenskaper. Du kan ge rapporten en titel och välja typ av diagram (tårta eller stapel).
1. Ge diagrammet en titel.
2. Välja vilket typ av diagram du vill skapa, tårta eller stapel.
3. I rullistan för Serie 1 väljer du vilket fält som det ska skapas ett diagram för.
4. Klicka på Skapa diagram.
Det ger då följande diagram med fördelning av värden på fältet Typ av händelse.
Vill du ändra dina inställningar för diagrammet, t.ex. ändra typ av diagram, klickar du på Diagramalternativ. Du kan då ändra dina inställningar för diagrammet. För att exportera och ladda ner diagrammet använda knappen Exportera PDF.
Värdefördelning (tårtdiagram)¶
Rapporten presenterar tabeller och diagram. Tabellerna och diagrammen visar för varje valt fält antalet ärenden med ett specifikt unikt värde. Innan rapporten presenteras har du möjlighet att ange vilka fält du vill ska vara med i rapporten. Vissa fält kanske inte är av intresse att inkludera i rapporten, t.ex. fält av typen Textruta. Det är även möjligt att ange en rapporttitel och beskrivning.
För att spara rapporten trycker du på Spara-knappen i verktygsfältet och väljer vilket format du vill spara rapporten i.
Det är möjligt att spara rapporten i Excel-, PDF- eller Wordformat.
Fördelning på organisationsnivå¶
Denna rapport har till syfte att visa fördelningen av ärenden på en viss nivå i organisationsträdet. Rapporten kan endast visa fördelningar på enheter som ligger på samma nivå i organisationsstrukturen. När du klickat på rapporten gör du dina inställningar.
Inställningar
1. Ange om du vill använda din aktuella sökning eller inte. Standardinställning är att den aktuella sökningen används.
2. Ge rapporten en titel (ej tvingande)
3. Skriv en beskrivning för rapporten (ej tvingande)
4. Välja om rapporten ska visas Stående eller Liggande. Standardinställning är liggande format.
5. Ange vilka enheter du vill se fördelning över i din rapport. Tänk på att rapporten endast kan visa fördelningar på enheter som ligger på samma nivå i organisationsstrukturen.
6. Klicka på Skapa rapport.
Skriv ut/ladda ner rapporten
Rapporten har skapats och nu är det möjligt att skriva ut rapporten alternativt exportera den till önskat format, t.ex. Excel och PDF.
Ändra befintlig rapport
Om du vill justera i din skapade rapport så klickar du på raden för Rapportinställningar längst upp på sidan. Då öppnas inställningarna och du kan ändra dina inställningar och klicka på Skapa rapport för att skapa en ny rapport.
Datum- och tidsdifferens¶
Denna rapport har till syfte att för olika datumvariabler beräkna differensen i tid mellan dessa för valda ärenden. En datumvariabel kan t.ex. vara registreringsdatum för ett ärende eller värdet i ett datumfält för samma ärende. Ett tänkbart exempel är till exempel att man önskar ta reda på hur lång tid det tar från att ett ärende registreras till att det avslutas. När du klickat på rapporten gör du dina inställningar.
Inställningar
1. Ange om du vill använda din aktuella sökning eller inte. Standardinställning är att den aktuella sökningen används.
2. Ge rapporten en titel (ej tvingande)
3. Skriv en beskrivning för rapporten (ej tvingande)
4. Välja om rapporten ska visas Stående eller Liggande. Standardinställning är liggande format.
5. Ange start- och slutdatum. Datum kopplade till ärendeegenskaper, datumfält och kommunikationshändelser är valbara. Observera att vissa kombinationer inte går att välja. Tänk också på vilken sökning du har gjort och hur det påverkar fördelningen beroende på vilka datum du väljer. T.ex. om man väljer att se fördelningen mellan Registreringsdatum och Avslutsdatum men urvalet inkluderar ärenden som inte är avslutade.
6. När du valt datum visas avsnittet för Intervaller och det är möjligt att justera vilka intervaller du vill använda i din rapport.
7. Klicka på Skapa rapport.
Skriv ut/ladda ner rapporten
Rapporten har skapats och nu är det möjligt att skriva ut rapporten alternativt exportera den till önskat format, t.ex. Excel och PDF.
Ändra befintlig rapport
Om du vill justera i din skapade rapport så klickar du på raden för Rapportinställningar längst upp på sidan. Då öppnas inställningarna och du kan ändra dina inställningar och klicka på Skapa rapport för att skapa en ny rapport.
Skapa export till Excel¶
Det är möjligt att exportera det aktuella urvalet av ärenden till Excel. Resultatet blir ett Excel-ark där varje ärende bildar en rad och varje fält motsvaras av en kolumn. Om du markerar ett eller flera ärenden som kommer endast markerade ärenden att exporteras.
Snabbguide för hur du skapar en export till Excel
Under avsnittet Snabbguider finns en beskrivning för hur du går tillväga för att skapa en exportvy till Excel. Klicka här för att komma till snabbguiden.
För att kunna utföra en export krävs dock att det finns minst en vy av typen Intern Export och att vyn matchar den inloggade användaren. När du klickar på knappen Rapporter i verktygsfältet så listas standardrapporter och alla tillgängliga vyer av typen Intern Export. Klicka på rapportnamnet för att exportera enligt den valda vyn.
Anpassad statistikmall¶
I DF RESPONS kan vi bygga kundanpassade statistikmallar i excel. Dessa mallar skapar enhetliga, tydliga statistikrapporter med kundens egen logotyp. Med statistikmallen blir det enklare att ta fram en sammanställd rapport som innehåller flera olika tabeller och diagram. Statistik kan tas ut på olika nivåer i organisationsstrukturen, på övergripande nivå eller på avdelnings- eller enhetsnivå. Mallen anpassas efter kundens önskemål. När mallen har skapats kan du på ett enkelt sätt ta ut statistikrapporter i excelformat i systemet. Du kan spara rapporten i excel eller skriva ut den som pdf-fil.
Export via rapporttjänsten¶
Om DF RESPONS rapporttjänst används för rapportframtagning så visas rapporten med ett kugghjul framför.
Rapporttjänsten innebär att du kan beställa en statistikrapport som skickas till din e-postadress.
Tänk på att din sökning styr rapportens innehåll
Tänk på att de val som du gör i sökningen bestämmer vilka ärenden som kommer att inkluderas i rapporten.
Power BI-rapport¶
Om er organisation köpt till en Power BI-rapport visas den under Rapporter.
Statistiken är baserad på DF RESPONS-användarens behörighet och visar därför bara data för de ärenden som användaren har läsbehörighet på. Den stora skillnaden på Power BI-rapporter jämfört med övriga rapporttyper är att filtreringen av vilka ärenden som ska visas i rapporten görs i rapporten, inte i ärendeöversikten. Det innebär att den aktuella sökningen i ärendeöversikten inte påverkar urvalet i rapporten.
I rapporten kan man filtrera på tidsperioder, enheter och flervalsfält.
Rapporterna är interaktiva, vilket innebär att användaren kan klicka på olika element för att filtrera och analysera statistiken.
Rapporten uppdateras en gång per dag
Rapporten uppdateras varje morgon vilket innebär att ärenden som registrerats eller ändrats samma dag man kollar på rapporten inte finns med.
Kartrapport¶
I de moduler där kartfunktionen används går det att skapa en kartrapport.
Kartrapporten sätts upp som en rapportdefinition där urvalet av ärenden bestäms. Det går att klicka på en markering i kartan för att få upp information om det aktuella ärendet.
Finns det många ärenden på samma yta klustras de ihop så det går att se att det finns flera ärenden, zoomar man in på kartan visas ärendena var för sig.