Kommunikationsfältet

Sammanfattning

Fältet kommunikation används för att registrera händelser där organisationen kommunicerar med omvärlden. Sex olika typer av standardhändelser kan registreras: Skicka e-post, skickad e-post, mottagen e-post, utgående telefonsamtal, inkommande telefonsamtal, möte samt anteckning. Fältet kan även användas för att skapa specifika händelsemallar kopplade till ärendetypen, t.ex. en mall för svar på synpunkt eller en mottagningsbekräftelse.

Egenskaper

Du kan under egenskaper välja vilka händelser som ska vara möjliga att skapa i fältet samt skapa mallar kopplade till händelser.

Egenskap	Beskrivning
Bredd	Ange fältets bredd.
Standardhändelser	Ange vilka standardhändelser som ska vara tillgängliga i fältet.
Mallar	Mallar för utgående meddelanden (E-post, Utskrift & Händelse).

Skapa händelsemallar

Fältet kan användas för att skicka e-post enligt en mall eller för att skapa ett dokument. Denna funktion används till exempel när svar på en synpunkt ska skickas till synpunktslämnare eller en handling för en Lex Maria-anmälan ska upprättas.

Egenskap	Beskrivning
Namn på mallen	Ange namn på mallen
Typ av mall	Ange vilken typ av mall du vill skapa: E-post, Utskrift, Händelse eller Dokument.
Dokumentmall	Syns bara när malltyp dokument är vald. Välj den dokumentmall som ska användas för att skapa dokumentet.
HTML	Ja/Nej valen syns bara när malltyp e-post är vald. Ange om HTML ska användas i e-postmeddelandet. Alla andra typer använder HTML.
Mallbeteende	Ange hur mallen ska bete sig i korrespondensfältet. Vid Utskrift direkt ges ingen möjlighet att redigera meddelandet. Utskrift direkt är endast valbar vid malltypen Utskrift. Vid förenklad mall används specialtaggen ##MESSAGE##. Texten som skrivs i korrespondensfältets meddelanderuta kommer att infogas vid taggen. Användaren har inte möjlighet att redigera någon annan del av meddelandet. Vid Avancerad mall ges möjlighet att redigera hela meddelandet.
Meddelande	Text som visas i meddelanderutan om inget standardvärde/mall visas där. Kan vara lämpligt att använda för att instruera då Förenklad mall används. Vid extern registrering visas meddelande högst upp på sidan.
Tillåt ändra meddelande	Ange om det ska vara tillåtet för användaren att ändra innehållet i meddelanderutan.
Avsändare (namn)	Namnet på den som utfärdade händelsen. Syns bara vid typerna E-post och Händelse.
Avsändare (e-post)	E-postadressen till den som skickade mailet. Syns bara vid typen E-post.
Mottagare (namn)	Ange mottagarens namn. Du kan ange flera namn. Separera namnen med kommatecken.
Mottagare (e-post)	Ange mottagarens e-postadress. Du kan ange flera adresser. Separera adresserna med kommatecken. (Detta fält används endast för e-postmallar.)
Rubrik	Ange en beskrivande rubrik, rubriken blir titel i html-dokumentet för utskriftsmallar.
Tillåt att bifoga filer i extern E-post	Ange om det ska gå att bifoga filer eller inte när du använder mallen till extern e-post.
Dokumentmallar och filfält	Välj filer som alltid ska bifogas till E-posthändelsen. Väljs ett filfält tas alla filer med i det fältet varje gång en e-postmall skapas. Syns bara när typen E-post är vald.
Bifoga filer	Bifoga filer från din dator som alltid ska skickas med i en ny E-posthändelse. Syns bara när typen E-post är vald.
Meddelande/innehåll	Meddelandet som ska vara standard i mallen.

Visa hjälp vid mallar

Överst till höger i fönstret för mallar finns knappen Visa hjälp för mallar. När du klickar på den knappen får du upp en lista med taggar du kan använda i din mall. En tagg kan användas för att kopiera information från ett formulärsfält till mallen, t.ex. mottagarens namn och e-postadress eller andra egenskaper kopplade till ärendet så som ärende-ID eller datum för registrering.

Visa bifogade filer

För att visa bifogade filer i kommunikationsfältet trycker man på Visa-knappen. Om det finns bifogade filer i händelsen kan man trycka på symbolen med ögat bredvid filens namn för att visa filen i nytt fönster utan att ladda ner den.

Låsa uppgifter för redigering

Systemförvaltare kan nu välja att låsa fälten för avsändare, mottagare och rubrik när en ny händelse skapas på kommunikationsfältet från en mall. Detta innebär att användaren inte kan ändra dessa fält. Det kan till exempel användas om ett beslut om tilläggsbelopp ska skickas och mottagarens uppgifter (namn och e-post) ska hämtas från ärendet. Då kommer dessa uppgifter inte kunna ändras av handläggaren.

Om fälten är inställda på att låsas, måste man i mallen ange var uppgifterna ska hämtas ifrån. Inställningen gäller enbart vid händelser som skapas i intern ärendehantering, dvs. när användaren är inloggad i DF RESPONS och arbetar.

Om fälten är inställda på att vara låst internt kan inte användaren redigera värdena i ärendehanteringen. Notera i bilden nedan att fälten är utgråade och därmed inte går att ändra.

Skapa händelser externt

Malltyperna E-post och Händelse går att använda tillåta att skapa externt. Det innebär att en användare med tillgång till en länk till en kommunikationshändelse kan registrera en händelse utan att vara inloggad i systemet. Det kan till exempel användas till att hämta in komplettering i ärenden från utomstående personer.

Om man markerar att en händelse ska kunna skapas externt får man ange giltighetstid för länken. Standardvärde är att länken är giltigt två år från registreringsdatum men det går att välja att den skapa vara giltig X antal dagar från registreringdatum eller avslutatdatum.

Verifieringskod för extern händelse

Om en händelse får skapas externt kan man välja att det krävs en kod för att komma åt den anonyma kommunikationssidan, vilket ytterligare skyddar känslig information. Koden kan visas för den som registrerat ärendet vid mottagningssidan vid registrering, det går inte att generera upp den vid ett annat tillfälle av säkerhetsskäl. Funktionen kan användas t.ex. vid visselblåsarärenden.

Om man angett att kod krävs för att skapa den externa händelsen så får man ange en rubrik och informationsfält som visas för användaren när de försöker nå sidan:

När ett ärende registrering kan då en länk till kommunikationshändelse och en kod visas för den som registrerat ärendet.

När man klickar på länken kommer man till en sida där man får skriva in sin kod för att komma åt kommunikationen i ärendet.