Dynamiska Fält

Efter att ärendetypens egenskaper sparats presenteras sidan för formulärdesign. Varje ärendetyp består av minst ett s.k. fält där varje fält har en viss uppgift. Beroende av fältets typ kan dess uppgift vara att presentera information eller ta emot och lagra data på olika format.

Nytt fält

För att lägga till ett nytt fält i formuläret väljer du önskad fälttyp i rullgardinslistan Lägg till fält. Bekräfta det nya fältet genom att klicka OK i dialogrutan som visas. Fältets egenskapssida presenteras. Ange fältegenskaper och klicka på Spara för att lägga till fältet hos ärendetypen. Tabellen nedan beskriver de olika typer av fält som kan användas i formuläret.

Lägg till fält

Fälttyper

Fälttyp Beskrivning
Anteckningar Används för att lägga till anteckningsfält. Exempelvis kan fältet användas för anteckningar/kommentarer i ärendet där användaren med vissa rättigheter kan ha rättigheter att skapa anteckningar på ärendet. T.ex. finns inställningar för att visa vem som gjort anteckningen, tid, datum samt ändringar av anteckningen. Det går att sortera fältet efter datum eller användare.
Anteckningsfältet egenskaper
Användarfält Används för att välja en användare bland systemets registrerade användare. Tillämpningsområdena är flera, exempelvis kan den valda användarens uppgifter användas i en eller flera mallar för ett kommunikationsfält. Ett annat exempel är att använda fältet för att tilldela den valda användaren rättigheter till ärendet – t.ex. läs- och skrivbehörighet.

Användarfältet har direktkommunikation med det primära organisationsfältet vilket gör att dess innehåll (urval av användare) kan begränsas till vald enhet och rättighet/roll på den valda enheten. Vidare är det även möjligt att automatiskt tilldela vald användare en eller flera rättigheter.
Användarfält egenskaper
Datum/Tid Används för att samla in datum- och tidsinformation. Fältet är t.ex. användbart då man önskar veta när en specifik händelse har inträffat/uppstått. Det är bl.a. möjligt att begränsa inmatad information till ett visst intervall och att göra standardvärdet till aktuellt datum och tid + X dagar. Med hjälp av en inställning på fältet kan du även bestämma om användaren endast ska ange ett datum eller både datum och tid.

Det går även att koppla en påminnelsefunktion till fältet. Påminnelsefunktionen skickar e-post till utvalda adresser när datumet/tiden inträffar.
Datum/Tid egenskaper
Fillista Används för att låta användaren bifoga filer i ärendet. Det är bl.a. möjligt att begränsa antalet filer som får bifogas. Bifogade filer kan hämtas hem av användare med läsrättigheter på det aktuella ärendet. Finns det ett kommunikationsfält på formuläret så kan filer i fillistan skickas med som bifogade filer när e-post skickas från kommunikationsfältet.
Fillistafält egenskaper
Flerval Används för att låta användaren välja bland ett godtyckligt antal olika alternativ. Det är även möjligt att låta användaren ange ett eget alternativ och flervalet kan utgöras av kryssrutor (flera alternativ kan väljas) eller radioknappar/rullgardinslista/skala (endast ett alternativ kan väljas). Flervalsfältet ger bra underlag för statistik och rapporter.

Det går dessutom att koppla påminnelser till ett flervalsfält, så att e-post skickas till utvalda adresser om vissa villkor för valda värden i fältet uppfylls vid en viss tidpunkt. Exempel: Påminnelse skickas till ansvarig handläggare om ärendet inte har markerats som åtgärdat inom 20 dagar från att det skapades.
Flervalsfält egenskaper
Heltal/Flyttal Används för att samla in numerisk information (siffror). Begränsningar kan göras så att endast ett specifikt intervall är tillåtet och att det numeriska värdet kräver en önskad precision i form av antal decimaler.
Heltal/Flyttal egenskaper
Ja/Nej Fältet är en enklare form av flerval och används då man endast önskar samla in Ja eller Nej.
Ja/Nej egenskaper
Kommunikation Används för att registrera händelser (kommunikation mellan organisationen och omvärlden) kopplade till ett ärende. Registrerade händelser presenteras som en händelselogg. Följande händelser kan registreras: mottagen e-post, skickad e-post, skickat brev, inkommande telefonsamtal, utgående telefonsamtal, möte samt anteckning. Det går även att skicka e-post direkt från detta fält, och skriva ut brev för vanlig post.

Det går att skapa mallar för innehåll i e-post och brev. Mallarna kan automatiskt hämta och infoga värden från andra fält i meddelandet. Läs mer om mallar under avsnittet Dokumentmallar.
Kommunikationsfält egenskaper
Länklista Används för att låta användaren ange ett antal länkar i ärendet. Det är möjligt att begränsa antalet länkar som kan anges.
Länklista egenskaper
Rubrik/Information Används för att strukturera upp formuläret och förse användaren med information. Fältet består av en rubrik, en beskrivning och en avbrytarlinje för att underlätta inmatning av vissa delar av formuläret. Genom att använda dig av html-kod i beskrivningstexten kan du infoga länkar och bilder som presenteras för användaren.
Rubrik/Information egenskaper
Textrad Används för att samla in kortare textinformation. Indata för fältet är begränsat till en rad och högst 255 tecken. Det är även möjligt att med ett reguljärt uttryck begränsa inmatning till en specifik sorts text, t.ex. e-postadress eller personnummer.
Textrad egenskaper
Textruta Används för att samla in större textmassor. Ingen begränsning på antal tecken som kan anges.
Textruta egenskaper
Ärendeval Fältet gör det möjligt för användaren att välja ett eller flera ärenden från en annan ärendetyp. Fältet skapar då en relation mellan dessa ärenden.

Exempel:

Systemet har två ärendetyper: Företag och Avtal.

Ett Avtal har en motpart. På ärendetypen Avtal finns det då ett fält som heter Motpart och är länkat till ärendetypen Företag. Detta gör det möjligt för användaren att för ett avtal ange vilket företag i företagsdatabasen som ska vara motpart för avtalet.
Ärendeval egenskaper

Fältegenskaper

Grovt indelat har alla fält två sorters egenskaper, generella respektive specifika egenskaper. Tabellen nedan beskriver de generella egenskaperna som delas av samtliga fälttyper. Egenskapernas värde kan sättas på fältets egenskapssida under fliken Generellt.

Egenskap Beskrivning
Fältnamn Fältets namn, obligatoriskt. Detta namn visas i formulärets vänstra kolumn.
Förkortning Förkortning av fältets namn som bland annat används som kolumnrubrik i olika tabeller. Lämpligt för att minska ner bredden på tabellers celler om fältnamnet är väldigt långt. Lämnar du denna egenskap tom används fältnamnet istället.
Beskrivning Beskrivning av fältet som används för att ge hjälp vid registrering eller handläggning av ett ärende. En bra beskrivning är värdefull för att tydliggöra vilken information som efterfrågas. Beskrivningen visas när användaren för muspekaren över fältets namn.

För fält av typen Rubrik/Information visas beskrivningen i klartext under eller vid sidan av rubriken. Du kan använda html-kod för att presentera bilder och länkar i Rubrik/Informations-fältets beskrivning.
Internt Anger om fältet ska vara synligt på den interna standardvyn, d.v.s. om användare som loggat in i systemet tillåts registrera värden på fältet. Om det finns en vy (t.ex. för intern registrering eller intern hantering) som används vid det aktuella tillfället så kommer vyn att bestämma om fältet syns eller inte.
Externt Anger om fältet ska vara tillgängligt för extern inmatning (standardvyn). Om en definierad vy för extern registrering används vid inmatningstillfället bestämmer vyn om fältet ska vara synligt eller ej.
Sökbart Anger om det ska vara möjligt för systemets användare att utföra urval och sökningar på fältet. Notera dock att alla fälttyp inte är sökbara. Länklista är exempel på en fälttyp som inte är sökbara.
Listas Anger om fältet ska listas som en kolumn i ärendeöversikten.
Obligatoriskt Anger om inmatning i fältet är obligatoriskt. Det är inte möjligt att registrera eller spara ett ärende om inte information har matats in i alla obligatoriska fält som visas på formuläret.

För flervals-fält kan du med hjälp av påminnelser tvinga ett visst innehåll i fältet innan ärendet avslutas. Med NOS kan vissa fälttyper göras obligatoriskt dynamiskt utifrån vad användare har angivit för värde hos ett annat fält.
Layout Anger hur fältets rubrik/beskrivning ska placeras i förhållande till dess inmatningskontroll. I dagsläget finns tre olika placeringsmöjligheter: vänster/höger, över/under, över/under-höger.

Ändra/Ta bort fält

För att ändra ett fälts egenskaper utgår du ifrån designläget av en ärendetyp där alla fält som ingår i formuläret presenteras. Du öppnar fältets egenskapssida genom att klicka på Ändra (pennan) till höger. För att ta bort ett fält klickar du på Ta bort (röda cirkeln), även den till höger. Du ombeds bekräfta att du verkligen önskar ta bort fältet. När ett fält tagits bort från ett formulär så tas även all data, som finns registrerad på detta fält, bort från ärendetypens samtliga ärenden. Det är även möjligt att skapa en kopia av ett befintligt fält. Genom att klicka på kopieringsikonen skapas ett nytt fält av samma fälttyp. Alla inställningar hos det kopierade fältet överförs till den skapade kopian.

Knapp för att ändra ett fält Knapp för att ändra ett fält

Knapp för att ta bort ett fält Knapp för att ta bort ett fält

Knapp för att kopiera ett fält Knapp för att kopiera ett fält

Glöm inte kontrollera NOS-ar innan du tar bort ett fält

Om ett fält som tas bort används i en regel (NOS) kommer det att saknas värden i regeln. Glöm därför inte att först kolla så att inte fältet används i någon NOS innan du tar bort det.

Flytta fält

När ett nytt fält läggs till i formuläret hamnar det längst ner i listan (grundposition). Det är dock möjligt att flytta dess position inom formuläret genom att använda positionsväljaren till vänster om respektive fält. I listan visas fältets aktuella position och för att flytta ett fält väljer du dess nya position. När ett fält flyttats sparas den nya positionen direkt.

Ändra position på fältet

Observera dock att det med hjälp av vyer är möjligt att kasta om ordningen på fälten vid olika tillfällen. Om en vy används vid registrering av ett nytt eller hantering av ett befintligt ärende så bestämmer alltid vyn ordningen av fälten (även vilka fält som ska visas). När en vy saknas används den grundpositionering som du ser i listan.

Exempel: En extern vy styr att fältet A kommer före fältet B vid extern registrering. En vy för intern hantering bestämmer sedan att fältet B ska visas före fältet A när användaren öppnar ärendet i DF RESPONS.