E-arkivering

DF RESPONS kan skapa en paketfil med ärenden och bilagor som förs över till ett externt e-arkiv för bevaring. Texten nedan beskriver övergripande hur man skapar paketfilen (e-arkivering) i DF RESPONS från början till slut.

Paketfil

En paketfil, eller informationspaket, är en komprimerad ZIP-fil som innehåller en förteckning över ärenden och filer i XML-format. Paketfilen som skapas i DF RESPONS är en så kallad Submission Information Package (SIP) vilken levereras till ett externt e-arkiv för bevaring. Paketfilen följer principerna för Open Archival Information System (OAIS) för att bevara och arkivera information. XML-filerna i paketfilen kan följa en av flera standarder, exempelvis Riksarkivet FGS för ärendehantering. Denna beskriver vilken slags information som ska bevaras och hur. DF RESPONS har stöd för flera standarder.

Hur man skapar en paketfil

I övergripande drag skapas en paketfil på följande vis i DF RESPONS:

1. Tilldela rättigheter. Först och främst måste en användare ha rättigheten Hantera e-arkiv för att kunna skapa paketfiler. Superanvändare har dock automatiskt denna rättighet.
2. Skapa en e-arkivskonfiguration. En e-arkivskonfiguration säger vad som ska ingå i en paketfil och hur den ska utformas. I konfigurationen väljs vilken ärendetyp/modul som ska e-arkiveras, arkiveringsstandard samt hur djupt e-arkiveringen ska följa eventuella relaterade ärenden.
3. Genomför en sökning. Från ärendeöversikten söker du fram vilka ärenden som ska ingå i paketfilen. Sökningen sker precis som vanligt i systemet. Du kan exempelvis söka fram ärenden som har avslutats förra året.
4. Starta e-arkiveringsjobbet. I verktygsraden på ärendeöversikten finns nu menyalternativet "E-arkivering" (efter att föregående steg har genomförts). Under detta alternativ återfinns de e-arkivskonfigurationer som skapades i steg 2. Efter att alla obligatoriska uppgifter är ifyllda startas själva e-arkiveringsjobbet. Jobbet pågår i bakgrunden och du kan fortsätta arbeta i systemet.
5. Visa e-arkiveringsjobb. Under tiden som e-arkiveringsjobbet pågår kan du följa dess status på sidan för e-arkiveringsjobb. Där visas både påbörjade och genomförda e-arkiveringsjobb. När jobbet är klart går det att ladda ned paketfilen samt arkivera och gallra alla ärenden som ingår i e-arkiveringsjobbet.

Skillnaden mellan arkivering och e-arkivering

Det är viktigt att påpeka att arkivering och e-arkivering är två olika saker i DF RESPONS.

• Arkivering är ett sätt att dölja ärenden inom DF RESPONS. Arkivering kan användas på en mängd olika sätt inom en organisation. Ett vanligt scenario är att använda arkivering som ett sätt att dölja avslutade ärenden som inte längre används. Ett ärende som har arkiverats i DF RESPONS kan alltid avarkiveras, det vill säga återställas till den status ärendet hade innan arkivering.
• E-arkivering är ett sätt att bevara ärenden utanför DF RESPONS. Inom e-arkivering finns det regler och riktlinjer att följa om hur ärenden ska struktureras och levereras i en paketfil till en ansvarig myndighet som sköter om ett externt e-arkiv. I förekommande fall kan även medborgare begära ut offentlig data från det externa e-arkivet.

Arkivering och e-arkivering kan med andra ord användas fristående från varandra i DF RESPONS. Det vill säga, det som är arkiverat behöver inte vara e-arkiverat, och vice versa. När en paketfil exempelvis har lämnats över till ett externt e-arkiv med syfte att bevaras kan alla ärendena sedan arkiveras med ett enda knapptryck i DF RESPONS. Det ger stor flexibilitet för hur man vill arbeta i organisationen.

Notera dock att det krävs två olika rättigheter för att arkivera och läsa arkiverade ärenden samt ytterligare en rättighet för att hantera e-arkiv.