Skapa ett nytt ärende

Det går att skapa ärenden i DF RESPONS både externt (när man inte är inloggad) och internt (när man är inloggad). Extern registrering används i flertalet moduler och innebär att t.ex. medborgare kan lämna en synpunkt i systemet.

För att lägga till ett nytt ärende när du är inloggad i systemet väljer du att skapa Nytt ärende. Det är möjligt att skapa ett nytt ärende från startsidan och från ärendetypens översiktssida. För att knappen Nytt ärende ska visas krävs det att användaren har rättigheten Skapa ärende för minst en organisatorisk enhet på ärendetypen.

Efter att du valt ärendetyp presenteras registreringsformuläret. Det består i princip av alla de fält som är definierade i ärendetypen. Aktuell vy kan antingen vara standardvyn för intern resp. publik registrering, eller en användardefinierad vy (läs mer om Vyer).

När du fyllt i formuläret klickar du på Skapa nytt ärende för att registrera ärendet. Om informationen är korrekt ifylld kommer du meddelas om korrekt registrering. Det är dock möjligt att inmatad information inte stämmer överens med ärendetypens krav. Nedan listas exempel på felaktig inmatning:

• Alla obligatoriska fält har inte fyllts i.
• Formatet på inmatad text är inte korrekt, t.ex. felaktigt konstruerad e-postadress.
• Ett värde befinner sig inte inom ett giltigt intervall, t.ex. för datum.

Systemet kommer att påvisa vilka fält som inte är korrekt ifyllda. Genomför de ändringarna som behövs och klicka på Skapa nytt ärende igen för att registrera ärendet.

Notifikation

Det är möjligt att informera berörda användare om nyregistrerade ärenden. Meddelning sker via e-post eller notifikation i systemet och vem som ska meddelas styrs med rättigheter eller uppsatta regler. Samtliga användare som har rättigheten Meddelas via e-post vid registrering, för den aktuella enheten och ärendetypen, kommer att meddelas via e-post vid registrering av ett nytt ärende.

Innehållet i meddelandet innehåller information om det inkomna ärendet och en direktlänk för att öppna ärendet i systemet. Samma meddelande skickas även när ett befintligt ärende flyttas till en annan enhet i organisationsstrukturen. Det är då de användare som har rättigheten Meddelas via e-post vid registrering för den nya enheten som får meddelandet.

Det går att koppla notifikationer till användarfält

Om formuläret har ett fält av typen Användarfält så är det möjligt att användaren som väljs i detta fält tilldelas rättigheten ”Meddelas via e-post vid registrering” för det aktuella ärendet. Den valda användaren kommer då också att meddelas om ärendet. Om detta ska ske styrs av fältets inställningar.