Skapa ett nytt ärende¶

Ett ärende kan registreras både av inloggade användare och av externa användare utan konto i DF RESPONS.

Intern registrering används av användare som är inloggade i systemet.
Extern registrering används när personer utan användarkonto ska kunna registrera ärenden via ett externt formulär.

Oavsett hur ärendet registreras används den aktuella ärendetypen för att avgöra vilken information som ska samlas in.

Registrera ett nytt ärende¶

Intern registrering¶

För att skapa ett nytt ärende när du är inloggad i systemet klickar du på Nytt ärende.

Knapp för att skapa nytt ärende

Det går att skapa ärenden både från startsidan och från ärendetypens översiktssida.

För att knappen ska visas krävs att användaren har behörigheten Skapa ärende för minst en organisatorisk enhet på den aktuella ärendetypen. Om användaren saknar behörigheten visas inte alternativet Nytt ärende

Efter att du har valt ärendetyp visas registreringsformuläret.

Vilka fält som visas styrs av:

Ärendetypens fält.
Eventuella registreringsvyer.
Användarens behörigheter.

Extern registrering¶

Externa formulär används när personer utan användarkonto i DF RESPONS ska kunna registrera ärenden.

Exempel på användningsområden är:

Synpunkter och felanmälningar.
Ansökningar.
Anmälningar.

Formuläret publiceras vanligtvis via en länk på en webbplats, ett intranät eller en självservicesida.

Extern registrering använder vyer

Vilken information som visas i formuläret styrs av den vy för Extern registrering som är kopplad till formuläret.

Olika formulär kan därför visa olika fält trots att de registrerar ärenden på samma ärendetyp.

Behörigheter vid extern registrering¶

Användare som registrerar ärenden via ett externt formulär behöver normalt inte ha ett användarkonto eller vara inloggade i DF RESPONS.

Möjligheten att registrera ett ärende styrs istället av ärendetypens inställningar och vilka externa registreringsvyer som har publicerats.

Behovet av inloggning beror på hur formuläret har publicerats:

Publika formulär kan användas av alla som har tillgång till formulärets länk.
Formulär via Mina sidor kräver att användaren identifierar sig och loggar in.
Formulär som publiceras på intranät eller bakom andra inloggningslösningar kan begränsas av den plattform där formuläret publiceras.

Användare som registrerar ärenden externt får endast tillgång till de fält och funktioner som visas i den aktuella registreringsvyn.

Externa formulär kan skilja sig åt

Utseende, innehåll och vilka uppgifter som ska fyllas i varierar mellan olika ärendetyper och formulär.

Vilka fält som visas styrs av den aktuella ärendetypen och dess vy för extern registrering.

Om flera externa registreringsvyer finns kan olika formulär publiceras för olika målgrupper eller användningsområden.

Fyll i formuläret¶

Registreringsformuläret innehåller de fält som ska fyllas i för att skapa ärendet.

Vissa fält kan vara obligatoriska medan andra är frivilliga.

När all information har fyllts i klickar användaren på Skapa nytt ärende, Skicka eller motsvarande knapp beroende på hur formuläret har konfigurerats.

Om registreringen lyckas sparas ärendet i systemet.

Vid extern registrering visas normalt en bekräftelsesida.
Vid intern registrering återgår användare till ärendeöversikten för den aktuella ärendetypen eller öppnar ärendet.

Beroende på hur ärendetypen har konfigurerats kan den som registrerar ärendet även få en bekräftelse via e-post.

NOS-regler kan påverka registreringen

När ett ärende registreras kan en eller flera NOS-regler (När–Om–Så) köras automatiskt.

NOS-regler kan exempelvis:

Sätta värden i fält.
Visa eller dölja information i formuläret.
Tilldela ansvariga användare.
Skicka e-post eller notifikationer.
Skapa handlingar.
Stoppa registreringen om vissa villkor inte är uppfyllda.

Om ett formulär beter sig på ett oväntat sätt vid registrering kan orsaken vara att en NOS-regel påverkar formuläret eller ärendet. Läs mer om hur NOS-regler fungerar i avsnittet Regler (När-Om-Så).

Vanliga fel vid registrering¶

Om information saknas eller innehåller fel kan ärendet inte registreras.

Vanliga orsaker är:

Obligatoriska fält saknar värde.
En e-postadress eller annan information har fel format.
Ett datum eller numeriskt värde ligger utanför tillåtet intervall.
Ett villkor i formuläret inte är uppfyllt.

Systemet markerar vilka fält som behöver åtgärdas innan registreringen kan slutföras.

Kontrollera markerade fält

Om ärendet inte kan registreras visas information om vilka fält som innehåller fel eller saknar värde.

Korrigera uppgifterna och försök sedan registrera ärendet igen.

Vad händer när ärendet registreras?¶

När ett nytt ärende registreras kan flera automatiska aktiviteter utföras beroende på hur ärendetypen har konfigurerats.

Exempel:

Notifikationer skickas till berörda användare.
NOS-regler körs.
Ärendet tilldelas en organisatorisk enhet.
Standardvärden sätts på fält.
E-postmeddelanden skickas.

Notifikationer¶

DF RESPONS kan automatiskt informera berörda användare när ett nytt ärende registreras.

Notifikationer kan skickas som:

E-postmeddelanden.
Systemnotifikationer.

Vilka användare som meddelas styrs av systemets rättigheter och eventuella NOS-regler.

Användare som har rättigheten Meddelas via e-post vid registrering för den aktuella ärendetypen och enheten får automatiskt ett meddelande när ett nytt ärende registreras.

Meddelandet innehåller information om ärendet samt en direktlänk till ärendet i DF RESPONS.

Notifikationer vid flytt av ärenden¶

När ett ärende flyttas till en annan organisatorisk enhet skickas motsvarande notifikation till de användare som har rättigheten Meddelas via e-post vid registrering på den nya enheten.

Notifikationer via användarfält

Om ärendetypen innehåller ett användarfält kan den valda användaren automatiskt få notifikationer om ärendet.

Om funktionen är aktiverad på användarfältet tilldelas användaren rättigheten Meddelas via e-post vid registrering för det aktuella ärendet och får därmed samma notifikationer som övriga berörda användare.