Vyer

Vyer används för att styra vilken information som visas för användaren i olika situationer. Genom att skapa olika vyer kan samma ärendetyp presenteras på olika sätt beroende på vem användaren är, vad användaren ska göra eller vilken information som finns i ärendet.

En vy bestämmer bland annat:

• Vilka fält som ska visas.
• I vilken ordning fälten ska visas.
• Hur formuläret ska delas upp.
• Vilka användare som ska använda vyn.
• När vyn ska användas.

Vyer är ett av de viktigaste verktygen för att anpassa användarupplevelsen i DF RESPONS.

De vanligaste vytyperna

De vytyper som används mest är:

• Intern registrering
• Intern hantering
• Extern registrering
• Intern ärendeöversikt
• Ärendeval – Lista och Detaljer

Övriga vytyper används i mer specialiserade situationer.

Standardvyer

Alla ärendetyper har två inbyggda standardvyer:

• Intern vy
• Extern vy

Standardvyerna används när det saknas användardefinierade vyer för den aktuella situationen.

Vilka fält som visas styrs då av fältens egenskaper Internt och Externt.

Vad är en standardvy?

Standardvyer används endast när det saknas användardefinierade vyer för den aktuella situationen.

Om en användardefinierad vy finns och dess villkor matchar, används den istället.

Om en ärendetyp har egenskapen Internt = Ja visas alla fält där Internt = Ja när en inloggad användare registrerar eller hanterar ett ärende.

På motsvarande sätt gäller att om en ärendetyp har egenskapen Externt = Ja visas alla fält där Externt = Ja när en användare utan inloggning registrerar ett nytt ärende.

Vytyper

DF RESPONS innehåller flera olika vytyper som används i olika delar av systemet.

Vytyp	Användningsområde
Extern registrering	Registrering av ärenden utan inloggning via externa formulär.
Intern registrering	Registrering av nya ärenden av inloggade användare.
Intern hantering	Visning och hantering av befintliga ärenden.
Intern utskrift	Utskrift av ärenden och handlingar.
Intern export	Export av ärenden till Excel eller rapportmallar.
Intern ärendeöversikt	Anpassning av kolumner och information i ärendeöversikten.
Intern multihantering	Uppdatering av flera ärenden samtidigt.
Handlingar	Visning och utskrift av handlingar.
Mina sidor	Visning och hantering av ärenden på Mina sidor.
Publikation	Publicering av ärenden på webbplatser eller intranät.
Ärendeval	Visning av relaterade ärenden via ärendevalsfält.
Intern gallring	Styr vilka uppgifter som påverkas vid gallring.

Rekommenderat arbetssätt

Börja med att konfigurera ärendetypens fält.

Skapa därefter de vyer som behövs för registrering, handläggning, utskrift och eventuella ärendeval.

Lägg sist till villkor och behörighetsstyrning om olika användare ska se olika information.

Extern registrering

Används för formulär som ska vara tillgängliga utan inloggning. Varje vy får en egen länk och kan användas för olika målgrupper eller registreringsprocesser.

Intern registrering

Används när en inloggad användare registrerar ett nytt ärende. Flera registreringsvyer kan användas för att visa olika formulär beroende på användare eller roll.

Intern hantering

Används när användaren öppnar och arbetar med befintliga ärenden. Vyn kan styras av både användarens behörighet och innehållet i ärendet.

Intern utskrift

Används när ärenden skrivs ut från systemet. Användaren kan välja mellan de utskriftsvyer som finns tillgängliga.

Intern export

Används vid export av ärendedata till Excel eller rapportmallar.

Excel-export och rapporter

Vyer av typen Intern export används för att styra vilken information som exporteras till Excel.

Läs mer om exportvyer, rapportmallar och Rapporttjänsten i avsnittet Excelrapport.

Intern ärendeöversikt

Används för att styra vilka kolumner och vilken information som visas i ärendelistor och sökresultat.

Intern multihantering

Används när flera ärenden ska uppdateras samtidigt direkt från ärendeöversikten.

Handlingar

Används för att styra vilka fält som ska visas när handlingar visas eller skrivs ut.

Mina sidor

Används för att anpassa hur ärenden visas, registreras och hanteras på Mina sidor.

Publikation

Används när ärenden ska publiceras på webbplatser eller intranät.

Ärendeval

Används av ärendevalsfält för att styra vilka relaterade ärenden som visas och vilken information som presenteras.

Listvyer och detaljvyer

Listvyer och detaljvyer styr vilken information som användaren ser från de kopplade ärendena.

Innan ett ärendevalsfält konfigureras bör därför lämpliga list- och detaljvyer finnas skapade på den ärendetyp som ska kopplas.

Läs mer i avsnittet om Ärendevalsfält.

Intern gallring

Används för att styra vilka fält och handlingar som ska påverkas när en gallring genomförs.

Begränsa behörigheten till gallringsvyer

Behörighet till gallringsvyer bör endast ges till ett begränsat antal användare eftersom en felaktig gallring kan innebära att information går förlorad.

Hur väljs en vy?

Varje gång ett nytt ärende registreras eller ett befintligt ärende öppnas används en vy för att avgöra vilken information som ska visas.

Så väljs en vy:

• Systemet går igenom vyerna uppifrån och ned.
• Den första vy vars villkor matchar används.
• Om ingen vy matchar används standardvyn.

För att ändra prioriteten mellan vyer kan du dra och släppa dem i listan.

Tänk på prioriteringsordningen

Ju mer specifika villkor en vy har, desto högre upp i listan bör den ligga.

Annars finns risk att en mer generell vy matchar först och att den specifika vyn aldrig används.

Lägga till vy

För att skapa en ny vy går du till inställningarna för den ärendetyp som vyn ska gälla för och klickar på Vyer i verktygsfältet.

Klicka på knappen för att visa ärendetypens vyer

Välj därefter den vytyp du vill skapa i listan Aktuell vy-typ.

Exemplet nedan visar vyer av typen Extern registrering.

Klicka på Ny vy för att skapa en ny vy.

Vyer påverkar inte lagrad information

En vy styr endast vilka fält som visas för användaren.

Vyn påverkar inte vilka fält som finns i ärendetypen eller vilken information som lagras i databasen.

Grundinställningar

Alla vyer innehåller två grundläggande delar:

Flik	Beskrivning
Generellt	Här anger du namn, beskrivning och övriga inställningar som är specifika för vytypen.
Innehåll	Här väljer du vilka fält som ska visas och i vilken ordning de ska presenteras.

Välj vilka fält som ska visas

På fliken Innehåll väljer du vilka fält som ska vara synliga när vyn används.

Endast de fält där kryssrutan Visa är markerad kommer att visas för användaren.

Observera att valet av fält i vyn är oberoende av fältens inställningar Internt och Externt. Dessa inställningar används endast av standardvyerna.

Ändra ordningen på fälten

Du kan ändra ordningen på fälten genom att högerklicka på ett fält och välja Flytta till position.

Om vyn använder flikar eller guide-steg visas även alternativet Flytta till flik.

Ordningen påverkar endast den aktuella vyn.

Välj layout

Vyer av typen Extern registrering, Intern registrering och Intern hantering kan använda olika layouter.

Layout	Beskrivning
Standard	Samtliga fält visas efter varandra på en sida.
Guide	Formuläret delas upp i flera steg. Vyn anger vilka fält som ska visas i respektive steg.
Flikar	Formuläret delas upp på flera flikar. Vyn anger vilka fält som ska visas på respektive flik.

När ska Guide användas?

Guide-layout lämpar sig främst för större registreringsformulär där användaren behöver ledsagas genom processen steg för steg.

Villkor för presentation med vyer

När ett nytt ärende registreras eller ett befintligt ärende öppnas väljer systemet vilken vy som ska användas.

Om flera användardefinierade vyer finns för samma situation kontrolleras vyerna uppifrån och ned tills systemet hittar en vy vars villkor matchar.

Så väljs en vy

Systemet använder alltid den första vy vars villkor matchar.

Om ingen användardefinierad vy matchar används standardvyn.

Typer av villkor

Det finns två typer av villkor som kan användas för att styra när en vy ska användas:

• Urval
• Användare, grupper och roller

Urval

Urval används för att styra vyn baserat på ärendets innehåll.

Denna typ av villkor kan endast användas på vyer av typen Intern hantering.

Exempel

Ett flervalsfält Status innehåller alternativen:

• Arbetsmaterial
• Upprättad

Två vyer skapas:

Vy	Urval
ARBETSMATERIAL	Status = Arbetsmaterial
UPPRÄTTAD	Status = Upprättad

I vyn för arbetsmaterial går det arbeta med ärendet medan fälten är låsta för redigering i vyn Upprättad.

När användaren öppnar ett ärende med värdet Arbetsmaterial används vyn ARBETSMATERIAL. Om värdet istället är Upprättad används vyn UPPRÄTTAD.

Användare, grupper och roller

Vyn kan även begränsas till specifika användare, grupper eller roller.

Vid Intern hantering kontrolleras användarens roll på ärendets enhet.

För övriga interna vytyper räcker det att användaren har rollen på någon enhet i organisationen.

Rollmatchning mot organisationsträdet

Symbol	Beskrivning
	Matchar roller på överliggande enheter.
	Matchar roller på ärendets egen enhet.
	Matchar roller på underliggande enheter.

För uppåtstigande matchning kan följande alternativ användas:

Värde	Beskrivning
A	Matchar samtliga överliggande enheter.
N	Matchar endast den närmaste överliggande enhet som har aktuell roll tilldelad.

När används rollmatchning?

Rollmatchning används när olika användare ska få olika vyer beroende på sin roll i organisationen.

Exempelvis kan en chef se andra fält än en handläggare trots att de arbetar i samma ärendetyp.

Prioritetsordning mellan vyer

Om flera vyer kan användas samtidigt avgörs valet av deras prioritetsordning.

Vyerna visas i prioritetsordning i listan över vyer. Ju högre upp en vy ligger, desto tidigare kommer den att utvärderas.

För att ändra ordningen drar du och släpper vyerna till önskad position.

Tänk på prioriteringsordningen

Vyer med mer specifika villkor bör placeras högre upp i listan än generella vyer.

Annars finns risk att den generella vyn matchar först och att den specifika vyn aldrig används.

Villkor för externa registreringsvyer

För vyer av typen Extern registrering anges även en identifierare på fliken Generellt.

Identifieraren används i adressen till vyens registreringssida och får endast innehålla:

• Bokstäverna a–z
• Siffror
• Tecknen - och _

Identifieraren måste vara unik inom ärendetypen.

Överst på ärendetypens inställningssida visas länkar till samtliga registreringsvyer.

Villkor för interna vyer

För vyer av typen Intern registrering, Intern hantering, Intern utskrift, Intern export och Intern gallring anges behörigheter på fliken Användare & grupper.

Om minst en användare, grupp eller roll anges kommer endast dessa att kunna använda vyn.

Om inga användare, grupper eller roller anges kan vyn användas av samtliga användare under förutsättning att övriga villkor för vyn är uppfyllda.

Vanligt användningsområde

Vyer för Intern hantering används ofta tillsammans med ett statusfält för att visa olika information i olika steg av processen.

Exempel:

• Ett ärende har status Registrerad.
• När status ändras till Under utredning används en annan vy.
• När status ändras till Beslutad används en tredje vy.

På så sätt kan olika fält visas beroende på var i processen ärendet befinner sig

Ändra en befintlig vy

För att ändra en befintlig vy öppnar du först den aktuella ärendetypen och klickar på Vyer i verktygsfältet.

Klicka på knappen för att visa ärendetypens vyer.

Välj därefter den vytyp som innehåller vyn du vill ändra i rullgardinslistan Aktuell vy-typ.

Bilden nedan visar exempelvis vyer av typen Intern hantering.

Klicka på pennikonen för den vy du vill redigera.

Kontrollera att du ändrar rätt vy

Det är vanligt att en ärendetyp innehåller flera vyer av samma typ. Kontrollera därför alltid vytyp, namn och eventuella villkor innan du gör ändringar så att du arbetar med rätt vy.

Ändra innehåll i vyn

På fliken Innehåll anger du vilka fält som ska visas och i vilken ordning de ska presenteras för användaren.

Endast de fält där kryssrutan Visa är markerad kommer att visas när vyn används.

Observera att detta endast påverkar den aktuella vyn. Fälten finns fortfarande kvar på ärendetypen och kan visas i andra vyer.

Vyer påverkar inte lagrad information

En vy styr endast vilka fält som visas för användaren.

Att dölja ett fält i en vy innebär inte att fältet eller dess innehåll tas bort från ärendet.

Ändra ordningen på fälten

Du kan ändra ordningen på fälten genom att högerklicka på ett fält och välja Flytta till position.

Om vyn använder layouten Flikar eller Guide visas även alternativet Flytta till flik, vilket gör det möjligt att flytta fält mellan olika flikar eller steg.

Ordningen påverkar endast den aktuella vyn.

Vanliga ändringar i en vy

Följande ändringar är vanliga när en vy uppdateras:

• Lägga till nya fält som skapats på ärendetypen.
• Dölja fält som inte längre används.
• Flytta fält för att förbättra användarupplevelsen.
• Anpassa flikar eller guide-steg.
• Uppdatera villkor eller behörigheter för vyn.

Kontrollera innan du sparar

Innan du sparar ändringarna rekommenderas att du kontrollerar:

• Att rätt fält visas i vyn.
• Att fälten ligger i önskad ordning.
• Att flikar eller guide-steg fungerar som tänkt.
• Att eventuella villkor fortfarande är korrekta.
• Att vyn visas för rätt användare, grupper eller roller.

När ändringarna är klara sparar du vyn och testar gärna att öppna ett ärende för att verifiera att resultatet blev som förväntat.

Testa alltid med en användare

Om vyn innehåller villkor baserade på roller, grupper eller behörigheter bör den testas med en användare som omfattas av villkoren.

Då säkerställer du att rätt vy faktiskt visas i den situation där den ska använda