Skapa ny ärendetyp

För att skapa en ny ärendetyp klickar du på Ny ärendetyp. Fyll i den efterfrågade informationen på flikarna, klicka sedan på Spara för att skapa ärendetypen.

Vem får skapa en ny ärendetyp?

För att få administrera ärendetyper krävs det att inloggad användare har rättigheten Hantera ärendetyper.

Avsnitten nedan beskriver den information som efterfrågas när du skapar en ny ärendetyp.

Generellt

Generella inställningar för ärendetypen.

Egenskap Beskrivning
Namn Ärendetypens namn. Obligatoriskt och måste vara unikt.
Beskrivning Beskrivning av ärendetypen för att tydliggöra dess användningsområde.
Typ av ärendetyp Standard - Helt vanlig ärendetyp utan specifikt syfte.
Stödjande - Kompletterar/hjälper en eller flera andra ärendetyper, t.ex. via relationsfält. Denna typ är inte synlig på startsidan eller ärendetypssidan utan syns endast för ärendetypsadministratörer.

Visning

Inställningar för vilka funktioner som kommer vara tillgängliga för interna och externa användare.

Egenskap Beskrivning
Skapa externt Anger om ärenden av ärendetypen kan skapas av en publik användare, t.ex. via organisationens hemsida.

Glöm inte att gruppen Alla användare eller användaren Publik användare måste tilldelas rättigheten Skapa ärenden för denna ärendetyp. Utan denna rättighet tillåts inte användare som inte är inloggade i systemet att registrera ärenden på denna ärendetyp.
Skapa internt Anger om ärenden av ärendetypen kan skapas av en användare som är inloggad i systemet. Denna egenskap bör generellt alltid vara satt till Ja.
Kan avslutas Anger om ett ärende kan få statusen Avslutad. För att avsluta ett ärende krävs det att användaren har rättigheten Avsluta ärenden. Sätter du denna parameter till Nej så kommer systemet att dölja alla knappar och funktioner som har med att avsluta ett ärende att göra.
Tillåt avslut från översikt Anger om ett eller flera ärenden kan avlutas från ärendeöversikten. Observera att kontroller som genomförs via händelser och fältinställningar inte körs om ett ärende avslutas från översiktssidan.
Kan sekretessbeläggas Anger om ett ärende kan få statusen Sekretessbelagd. För att sekretessbelägga ett ärende krävs det att användaren har rättigheten Sekretessbelägga ärenden.

Ett sekretessbelagt ärende kan inte läsas eller ändras om inte användaren har rättigheten Hantera sekretessbelagda ärenden för det aktuella ärendet eller för den givna ärendetypen på den enhet där ärendet är registrerat.
Inkludera sekretessbelagda ärenden i statistiken Alternativet visas om Kan sekretessbeläggas är satt till Ja och anger om sekretessbelagda ärenden tas med när statistik beräknas. Det kan vara lämpligt att sätta Nej om det finns risk att personer genom slutledning kan räkna ut vilka värden ett sekretessbelagt ärende har. Om värdet är satt till Nej kommer bara de sekretessbelagda ärenden som du har rättigheten Hantera sekretessbelagda ärenden på att tas med i statistiksammanställningen på de inbyggda rapporterna.
Kan ge kvittens Anger om ett ärende kan ge kvittens. Kvittens berör endast den användaren som registrerar ett nytt ärende internt. Om kvittens tillåts kan användaren välja att meddelas via e-post när ärendet ändras av en annan användare. Kvittens kan ges vid första ändringen eller vid alla ändringar.
Extern utskrift Anger om det ska vara möjligt att skriva ut meddelande och sammanfattning efter registrering av publikt ärende. Om värdet sätts till Ja visas en liten skrivar-ikon längst ner på resultatsidan.
Visa ärendeläsningar som standard i logg Anger om systemet ska skapa ett loggmeddelande varje gång en användare öppnar eller skriver ut ett ärende. Detta kan leda till långa loggar men ger spårbarhet för vem som har tagit del av vilket ärende.
Inaktiv Anger om ärendetypen är inaktiv eller ej. Inga nya ärenden kan registreras på en inaktiv ärendetyp. Det går heller inte att ändra befintliga ärenden. Information om ärenden som tillhör en inaktiverad ärendetyp kan dock hämtas i form av rapporter.
Snabbsökning Optimera sökning för stora mängder ärenden. Gör att det går snabbare att söka i stora datamängder. Rekommenderas för ärendetyper med över 5 000 ärenden. Läs mer om snabbsökning
Händelseevaluering Parallellt - Alla villkor (Om..) beräknas först och sedan körs alla resultat (Så..). Värden som ändras av händelse slår INTE igenom vid evaluering hos nästkommande händelser.
Sekventiellt - Varje händelses resultat (Så..) körs direkt efter att händelsens villkor (Om..) har utvärderats. Värden som ändras av händelse slår igenom vid evaluering hos nästkommande händelser.
Associerad färg Anger vilken färg som ska användas i samband med den här ärendetypen. Färgen syns som en markör för ärendetypen på systemets startsida.
Tillåt nedladdning av handlingar Anger om det ska vara tillåtet för användare att ladda ner handlingar. Superanvändare kan alltid ladda ner handlingar även om det på ärendetypen är markerat att det inte är tillåtet att ladda ner handlingar.

Externa formulär

Inställningar för externa formulär som kommer att presenteras för publika användare när ett nytt ärende är registrerat.

Egenskap Beskrivning
Meddelande Det meddelande som presenteras för användaren efter att ett nytt ärende registrerats publikt. Kan t.ex. vara ”Tack för ditt ärende, det kommer att behandlas inom 1 vecka.” Du kan använda dig av html-kod i denna ruta för att formatera utseendet på ditt meddelande.

Det går även bra att använda särskilda taggar för att presentera dynamisk data som t.ex. ärendets id-nummer. För att se tillgängliga taggar klicka på frågetecknet bredvid rutan. Läs mer om taggar i avsnittet Kommunikationsmallar.
Sammanfattning Anger om en sammanfattning av ärendet ska presenteras för användaren efter att ett nytt ärende registrerats publikt.
Förhandsgranskning Anger om en förhandsgranskning av ärendet ska visas innan användaren kan registrera det på externa formulär. Förhandsgranskning stöds enbart av enkla vy-layouter. Flikar och guider påverkas inte av denna inställning.
Meddelande vid förhandsgranskning Det meddelande som ska visas över formulärsdata i förhandsgranskningsläget. Html och taggar kan användas. Observera att taggen för ärendets id-nummer inte kan användas eftersom inget ärende har skapats i detta läge.
Kolumnbredd En ärendetyp, eller i detta fall formulär, består grovt sett av två kolumner, den vänstra utgör en beskrivning av innehållet i den högra. Genom att ange ett numeriskt värde kan du styra hur bred den vänstra kolumnen ska vara i pixlar, t.ex. 200. Om inget värde anges används ett standardvärde.
Max. sidbredd Anger ett maxvärde för den totala sidbredden, d.v.s. de två kolumnerna för beskrivning och innehåll tillsammans. Kan vara lämpligt att ange t.ex. om formuläret infogas på en befintlig hemsida. Om inget värde anges justeras bredden automatiskt. Om du använder en vy för extern registrering och vyn har en angiven sidbredd så kommer vyns bredd att användas istället för detta värde.
Skicka-knapp text Anger texten på knappen för att skicka ett ärende vid extern registrering.
Skicka-knapp hjälp Anger hjälptexten för knappen för att skicka ett ärende vid extern registrering.
Organisationstext Anger text i organisationsfältet för att representera att ingen enhet är vald. Standardvärdet är ”[ SAMTLIGA ]”.

Vad krävs för att en extern användare ska kunna skapa ett ärende?

För att externa användare (Publik användare) ska kunna registrera värden på ett formulär krävs att:

  • Ärendetypens egenskap Externt är satt till Ja.

  • Gruppen Alla användare eller användaren Publik användare har rättigheten Skapa ärenden på minst en enhet för den aktuella ärendetypen. (Denna inställning görs från Rättigheter -> Grupp -> Alla användare, se mer i avsnittet om Rättigheter.)

E-postmallar

Inställningar för e-postmeddelande som skickas ut när användaren utför specifika aktiviteter.

Egenskap Beskrivning
Nytt ärende skapas Här väljer du den e-postmall som ska användas för att skapa den e-post som skickas ut till berörda användare för att informera om att ett nytt ärende har registrerats. Om ingen e-postmall väljs kommer standardmallen att användas.
Ärende flyttas Den mall som ska användas för att skapa den e-post som informera berörda användare om att ett ärende har flyttats från en enhet till en annan. Denna mall används även för att informera en användare som tilldelats e-posträttigheter via ett användarfält.
Ärende ändrats Den mall som används för att informera berörda användare att ett ärende har ändrats.

Ärenderöstning

Ärenderöstning gör det möjligt att rösta på ärenden. E-förslag är en vanlig ärendetyp där röstning används. Externa användare kan skicka in förslag som sedan publiceras via publikationer och allmänheten kan sedan läsa andras förslag (ärenden) och rösta på förslagen.

Hur visar jag ärenden så det går att rösta på dem?

För att visa ärenden på t.ex. din organisations hemsida behöver du skapa en publikation. Du kan läsa mer om hur publikationer fungerar i Publikationer.

Allmänna inställningar för ärenderöstning.

Egenskap Beskrivning
Tillåt ärenderöstning Ange om det ska vara möjligt för externa användare att rösta på ärenden av ärendetypen.
Tillåt rösta emot Ange om det ska vara möjligt att rösta emot ett förslag. Standard är att en röst alltid är för ett förslag.
Tillåt ångra röst Ange om det ska vara tillåtet att ångra sin röst på ett visst förslag.
Röstmål Ange om det finns ett röstmål, dvs. då ett tillräckligt antal röster för ett ärende har uppnåtts.
Tillåt rankning Ange om det ska vara tillåtet att ranka ett visst förslag, t.ex. på en skala 1-5.
Antal rankningsnivåer Ange antal rankningsnivåer.

Identitetsinställningar för både skaparen och röstaren av ärendet. Följande inställningar är för att bestämma vilken typ av identifikation som krävs och hur den ska presenteras för den externa användaren.

Välja identitetstyp för att skriva under

Egenskap Beskrivning
Tillåtna identifikationer Ange vilka sätt det ska vara möjligt för en användare att identifiera sig på.

• Anonymt

Användaren behöver inte uppge några personuppgifter.

• Personlig information

Kräv att användaren fyller i kontaktuppgifter.

• Konto

Användaren måste skapa ett användarkonto där hen måste fylla i kontaktuppgifter och personnummer.

• Verifierat konto (E-ID)

Användaren måste verifiera sig själv med en e-legitimation. Detta stöds inte i nuvarande version av DF RESPONS men är planerat för kommande versioner.
Inställningar: Anonymitet Röstningen sker anonymt dvs ingen information om användaren som röstar behövs.
Inställningar: Personlig information Inställningar för vilken typ av information som krävs från användaren när hen ska rösta med personlig information. Det är möjligt att kräva e-post, fullständigt namn, personnummer, adress, postnummer, ort och telefonnummer.
Inställningar: Konto Inställningar för vilken typ av information som krävs från användaren när hen ska rösta med konto. Det är möjligt att kräva e-post, fullständigt namn, visningsnamn, kön (man, kvinna, annat och vill inte ange), personnummer, adress, postnummer, ort och telefonnummer. Läggs något alternativ till i efterhand så får redan befintliga konton komplettera sin information innan de kan rösta.

Visas i namnlista

Inställningar för vilken information om den som har röstat på ärendet som ska synas i namnlistan på alla som har röstat. Det går att göra inställningar för både namnlistan vid presentation och namnlistan som finns vid utskrift av ärendet. Informationen som kan visas är e-post, identitetstyp, röst för/emot, personnummer, telefonnummer, adress, postnummer, datum, namn och ort. Väljs inget av dessa i listan så väljs standardvärdena där bara namn och datum visas.

Ärendekommentarer

Ärendekommentarer gör det möjligt att kommentera ärenden som intern och extern användare. Det gör det möjligt att få en diskussion runt ärenden och få in fler personers åsikter. Det går välja att kommentarer ska modereras innan publicering.

Egenskap Beskrivning
Aktivera ärendekommentarer Ange om det ska vara möjligt för externa/interna användare att kommentera på ärenden av denna ärendetyp.
Kommentar-på-kommentar Ange om det ska vara möjligt att kommentera på andras kommentarer. Det går att tillåta användare att kommentarer på kommentarer i flera nivåer eller begränsa det till den första nivån av kommentarer. Det går att stänga av helt om det inte är relevant.
Tillåt kommentarsämne Ange om det ska vara möjligt att ange ett ämne för kommentaren.
Ämne obligatoriskt Ange om det ska vara obligatoriskt att ange ett ämne för kommentaren.

Moderering gör det möjligt att aktivera ett mänskligt godkännande av kommentarer. Syftet är att filtrera bort stötande uttalanden. Det kräver att en person aktivt läser igenom kommentarer och filtrerar dem. Följande inställningar styr moderering.

Egenskap Beskrivning
Aktiverera moderering Ange om kommentarer ska kunna modereras av interna användare med behörighet.
Standard: Omodererad? Ange om nya kommentarer måste bli godkända av moderatorn innan de publiceras.
Standard: Godkänd? Om kommentarer publiceras per automatik kan du välja att godkänna eller inte godkänna dem per automatik.

Det är möjligt att meddela interna användare vid skapandet av nya kommentarer och det är möjligt att meddela externa användare vid utförd moderering.

Egenskap Beskrivning
Meddela om resultat från moderering Ange om användaren som har lämnat en kommentar ska meddelas när den har blivit godkänd eller inte godkänd. Det är möjligt att inaktivera meddelanden, skicka meddelanden automatiskt eller låta handläggaren välja.

Du kan även byta ut standardmallen mot en e-postmall.
Interna användare att meddela Ange interna användare, grupper eller roller som ska meddelas när det finns en ny kommentar att moderera.

Du kan även byta ut standardmallen mot en e-postmall.

Hur skapar jag en egen e-postmall?

Du kan läsa mer om e-postmallar i E-postmallar.

Inställningar för vilken typ av identifiering som krävs och hur det ska presenteras när användaren kommenterar ärenden. Det är möjligt att låta användaren kommentera anonymt men det går också kräva kontaktuppgifter eller att användaren skapar ett konto.

Egenskap Beskrivning
Tillåtna identifikationer Ange vilka sätt det ska vara möjligt för en användare att identifiera sig på.

• Anonymt

Användaren behöver inte uppge några personuppgifter.

• Personlig information

Kräv att användaren fyller i kontaktuppgifter.

• Konto

Användaren måste skapa ett konto där hen måste fylla i kontaktuppgifter och personnummer.

• Verifierat konto (E-ID)

Användaren måste verifiera sig själv med en e-legitimation. Detta stöds inte i nuvarande version av DF RESPONS men är planerad för kommande versioner.
Inställningar: Anonymitet Kommentering sker anonymt dvs ingen information om användaren krävs för att kommentera.
Inställningar: Personlig information Inställningar för vilken typ av information som krävs från användaren när hen ska kommentera med personlig information. Det är möjligt att kräva e-post, fullständigt namn, personnummer, adress, postnummer, ort och telefonnummer.
Inställningar: Konto Inställningar för vilken typ av information som krävs från användaren när hen ska kommentera med konto. Det är möjligt att kräva e-post, fullständigt namn, visningsnamn, kön (man, kvinna, annat och vill inte ange), personnummer, adress, postnummer, ort och telefonnummer. Läggs något alternativ till i efterhand så får redan befintliga konton komplettera sin information innan de kan kommentera.

Integrationer

Inställningar om ärendetypen integreras mot andra system utanför DF RESPONS.

IDEGA (Munizapp)

Digital Fox erbjuder i samarbete med Idega Software en integration mellan DF RESPONS och Munizapp. Munizapp är en mobilapp som gör det möjligt att skicka in ärenden med bild och position direkt till DF RESPONS och få dem besvarade till appen. Munizapp skapar en ny kanal för att skicka in och publicera ärenden, både för externa och interna användare.

Egenskap Beskrivning
Aktivera Idega (MunizApp) Ange om Idega (MunizApp) ska vara aktiv för denna ärendetyp.
Idega kommun-ID Kommun-ID hos Idega, ställs in efter att Munizapp har registerats hos Idega.
Standardenhet Ange den enhet som ska vara standard för nya ärenden.
Fältmappning • Titel/rubrik
Ange ärendetypens fält som ska mappas mot mottagna ärendets angivna titel.

• Beskrivning
Ange ärendetypens fält som ska mappas mot mottagna ärendets angivna beskrivning.

• Rapportör: Namn
Ange ärendetypens fält som ska mappas mot användarens namn som har skickat in ärendet.

• Rapportör: E-post
Ange ärendetypens fält som ska mappas mot personens e-post som har skickat in ärendet.

• Privat ärende
Ange ärendetypens fält som ska mappas mot mottagna ärendets fält som anger om rapport ska vara privat eller inte.

• Adress
Ange ärendetypens fält som ska mappas mot mottagna ärendets angivna adress.

• Plats/position
Ange ärendetypens fält som ska mappas mot mottagna ärendets angivna position.

• Bifogade bilder
Ange ärendetypens fält som ska mappas mot mottagna ärendets bifogade bilder.

• Bifogade videoklipp
Ange ärendetypens fält som ska mappas mot mottagna ärendets bifogade videoklipp.

• Bifogade dokument
Ange ärendetypens fält som ska mappas mot mottagna ärendets bifogade dokument.
Aktiviteter: Skapa Munizapp-ärende Ange om det ska vara möjligt att publicera ärenden till Munizapp via verktygsraden på ärendesidan.

Tips: Via ärendetypens händelser (NOS) går det att ställa in händelser som utför samma sak.
Aktiviteter: Validera Munizapp-Ärende Ange om det ska vara möjligt att validera ärenden via verktygsraden på ärendesidan.

Tips: Via ärendetypens händelser (NOS) går det att ställa in händelser som utför samma sak.