Skapa ny ärendetyp

I DF RESPONS används begreppen ärendetyp och modul ofta synonymt. I den här manualen används genomgående begreppet ärendetyp

För att skapa en ny ärendetyp klickar du på Ny ärendetyp uppe till höger på systemets startsida.

Därefter fyller du i uppgifterna på respektive flik och avslutar genom att klicka på Spara.

Vem får skapa en ny ärendetyp?

För att skapa och administrera ärendetyper krävs rättigheten Hantera ärendetyper.

I avsnitten nedan beskrivs de olika inställningarna som finns tillgängliga när du skapar en ny ärendetyp.

Generellt

Generella inställningar för ärendetypen.

Egenskap	Beskrivning
Namn	Ärendetypens namn. Obligatoriskt och måste vara unikt inom systemet.
Beskrivning	En beskrivning av ärendetypens syfte och användningsområde. Beskrivningen visas för administratörer och kan användas som stöd vid förvaltning av systemet.
Typ av ärendetyp	Standard - En vanlig ärendetyp som används för registrering och hantering av ärenden. Ärendetypen kan visas på startsidan och användas av slutanvändare enligt tilldelade behörigheter. Stödjande - En ärendetyp som används som komplement till en eller flera andra ärendetyper. Exempelvis kan en stödjande ärendetyp användas för åtgärder, uppföljningar eller andra objekt som skapas via relationsfält i ett huvudärende. Ärenden i en stödjande ärendetyp kan inte skapas direkt av användare utan måste skapas från ett relaterat ärende. Stödjande ärendetyper visas inte på startsidan för slutanvändare.

När ska jag använda en stödjande ärendetyp?

Välj en stödjande ärendetyp när ärenden endast ska kunna skapas och ändras som en del av en annan process, till exempel åtgärder, uppföljningar eller relaterade objekt som är kopplade till ett huvudärende.

Visning

Inställningarna på fliken Visning styr hur användare kan arbeta med ärendetypen. Här anger du bland annat om ärenden kan skapas, avslutas eller sekretessbeläggas, samt hur systemet ska hantera statistik, loggning och händelser.

Egenskap	Beskrivning
Skapa externt	Anger om ärenden kan registreras av användare som inte är inloggade i systemet, exempelvis via organisationens webbplats eller intranät. För att extern registrering ska fungera måste gruppen Alla användare eller användaren Publik användare ha rättigheten Skapa ärenden för ärendetypen.
Skapa internt	Anger om inloggade användare kan skapa ärenden av denna typ. Detta alternativ bör normalt vara aktiverat.
Kan avslutas	Anger om ärenden kan avslutas. Om inställningen är inaktiverad döljs funktioner för att avsluta ärenden. Användaren måste dessutom ha rättigheten Avsluta ärenden för att kunna avsluta ett ärende.
Tillåt avslut från översikt	Anger om ett eller flera ärenden kan avslutas direkt från ärendeöversikten. Observera att regler, så som kontroller av obligatoriska fält, som normalt sker vid avslut från ärendet inte körs vid massavslut från översikten. Bör användas sparsamt.
Kan sekretessbeläggas	Anger om ärenden kan markeras som sekretessbelagda. För att sekretessbelägga ett ärende krävs rättigheten Sekretessbelägga ärenden. För att läsa eller ändra sekretessbelagda ärenden krävs även rättigheten Hantera sekretessbelagda ärenden.
Inkludera sekretessbelagda ärenden i statistiken	Anger om sekretessbelagda ärenden ska ingå i statistik och rapporter. Om alternativet är inaktiverat exkluderas dessa ärenden från statistiken för användare som saknar behörighet att hantera sekretessbelagda ärenden.
Extern utskrift	Anger om publika användare ska kunna skriva ut en sammanfattning av sitt ärende efter registrering. När funktionen är aktiverad visas en utskriftsikon på kvittenssidan.
Visa ärendeläsningar som standard i logg	Anger om systemet ska logga när användare öppnar eller skriver ut ett ärende. Funktionen ökar spårbarheten men kan även göra loggen mer omfattande. Det rekommenderas att ärendeläsningar loggas för att öka spårbarheten.
Inaktiv	Anger om ärendetypen är aktiv. På en inaktiv ärendetyp kan inga nya ärenden registreras och befintliga ärenden kan inte ändras. Ärendetypen syns inte för slutanvändaren. Rapporter och statistik kan fortfarande tas fram på befintliga ärenden.
Snabbsökning	Optimerar sökningar för ärendetyper med stora datamängder. Rekommenderas för ärendetyper som innehåller fler än 5 000 ärenden.
Händelseevaluering	Styr i vilken ordning händelser (NOS-regler) utvärderas och körs.
Associerad färg	Anger vilken färg som ska representera ärendetypen. Färgen används som visuell markering på startsidan och i menyer.
Tillåt nedladdning av handlingar	Anger om användare får ladda ner handlingar som skapats i ärendetypen. Superanvändare kan alltid ladda ner handlingar oavsett denna inställning.

Parallell eller sekventiell händelseevaluering?

Inställningen styr hur systemet ska hantera flera händelser som körs samtidigt.

Exempel

Parallell

Systemet utvärderar först villkoren (Om) för samtliga händelser. Därefter körs resultaten (Så) för de händelser vars villkor är uppfyllda.

Ändringar som görs av en händelse påverkar därför inte utvärderingen av andra händelser i samma körning.

Sekventiell

Systemet utvärderar och kör varje händelse i tur och ordning. När en händelse ändrar ett värde sparas ändringen direkt och kan påverka efterföljande händelser.

Välj Sekventiell om händelserna är beroende av varandra och en händelse ska kunna påverka nästa.

Exempel

Anta att du har två händelser:

1. Om prioritet = Hög → sätt status = Påbörjad
2. Om status = Påbörjad → skicka e-post till handläggare

Med Parallell körs inte händelse 2 eftersom status fortfarande är Hög när villkoren utvärderas.

Med Sekventiell körs först händelse 1 och därefter händelse 2, eftersom status då har ändrats till Påbörjad.

Externa formulär

Inställningarna på fliken Externa formulär styr hur formuläret och kvittenssidan ska visas för användare som registrerar ärenden utan att vara inloggade i systemet. Här kan du bland annat anpassa texter, layout och vilka uppgifter som ska visas före och efter registrering.

Egenskap	Beskrivning
Meddelande	Det meddelande som visas för användaren efter att ett ärende har registrerats via ett externt formulär. HTML och taggar kan användas för att formatera innehållet och visa dynamisk information, exempelvis ärendenummer.
Sammanfattning	Anger om en sammanfattning av det registrerade ärendet ska visas efter registrering.
Förhandsgranskning	Anger om användaren ska få möjlighet att granska sina uppgifter innan ärendet registreras. Funktionen stöds endast av standardläget för layout.
Meddelande vid förhandsgranskning	Text som visas ovanför formulärinnehållet i förhandsgranskningsläget. HTML och referenstaggar kan användas. Referenstaggar som kräver att ett ärende redan har skapats, exempelvis ärendenummer, kan inte användas.
Kolumnbredd	Anger bredden på formulärets vänstra kolumn i pixlar. Om inget värde anges används systemets standardbredd.
Max. sidbredd	Anger den maximala bredden för formuläret. Om inget värde anges anpassas bredden automatiskt. Om en vy används för extern registrering och vyn har en egen sidbredd används den istället.
Skicka-knapp text	Anger vilken text som ska visas på knappen som används för att registrera ärendet.
Skicka-knapp hjälp	Anger hjälptexten som visas för knappen som används för att registrera ärendet.
Organisationstext	Anger vilken text som ska visas när ingen enhet har valts i organisationsfältet. Standardvärdet är [ SAMTLIGA ].

Vad krävs för att externa användare ska kunna registrera ärenden?

För att användare som inte är inloggade i systemet ska kunna registrera ärenden måste följande vara uppfyllt:

• Skapa externt måste vara aktiverat på ärendetypen.
• Gruppen Alla användare eller användaren Publik användare måste ha rättigheten Skapa ärenden för minst en enhet på den aktuella ärendetypen.

Om något av ovanstående saknas kommer extern registrering inte att vara möjlig.

E-postmallar

Inställningarna på fliken E-postmallar används för att välja vilka e-postmallar som ska användas när systemet skickar automatiska meddelanden till användare i samband med olika aktiviteter.

Egenskap	Beskrivning
Nytt ärende skapas	Anger vilken e-postmall som ska användas när systemet meddelar berörda användare att ett nytt ärende har registrerats. Om ingen mall väljs används systemets standardmall.
Ärende flyttas	Anger vilken e-postmall som ska användas när ett ärende flyttas mellan enheter. Mallen används även vid notifieringar till användare som meddelas via användarfält.
Ärende ändrats	Anger vilken e-postmall som ska användas när systemet informerar om att ett ärende har uppdaterats.

Ärenderöstning

Ärenderöstning gör det möjligt för externa användare att rösta på publicerade ärenden. Funktionen används ofta för exempelvis e-förslag, där besökare kan lämna förslag, läsa andra förslag och rösta på de förslag som publicerats.

Publicera ärenden för röstning

För att externa användare ska kunna läsa och rösta på ärenden måste ärendena publiceras via en publikation. Du kan läsa mer om hur publikationer fungerar i Publikationer.

Allmänna inställningar för ärenderöstning.

Egenskap	Beskrivning
Tillåt ärenderöstning	Anger om externa användare får rösta på ärenden av denna typ.
Tillåt rösta emot	Anger om användare får rösta emot ett förslag. Standardinställningen är att en röst alltid är för ett förslag.
Tillåt ångra röst	Anger om användare får ångra sin röst på ett förslag.
Röstmål	Anger om ett röstmål ska användas, det vill säga om ett ärende ska anses ha uppnått tillräckligt många röster vid en viss nivå.
Tillåt rankning	Anger om användare får ranka förslag, exempelvis på en skala från 1 till 5.
Antal rankningsnivåer	Anger hur många rankningsnivåer som ska användas.

Identitetsinställningar för både skaparen och röstaren av ärendet. Följande inställningar är för att bestämma vilken typ av identifikation som krävs och hur den ska presenteras för den externa användaren.

Egenskap	Beskrivning
Tillåtna identifikationer	Anger vilka identifieringsmetoder som får användas vid skapande och röstning av ärenden.
Inställningar: Anonymitet	Inställningar för anonym röstning.
Inställningar: Personlig information	Anger vilka kontaktuppgifter som ska samlas in när användaren identifierar sig med personlig information.
Inställningar: Konto	Anger vilka uppgifter som ska krävas av användare som röstar med konto.
Inställningar: Konto med verifierat personnummer	Anger vilka uppgifter som ska krävas av användare som röstar med konto och verifierar sin identitet med e-legitimation.

Identifiering vid röstning

Du kan välja hur användare ska identifiera sig när de skapar eller röstar på ett ärende.

• Anonymt – inga personuppgifter krävs.
• Personlig information – användaren anger kontaktuppgifter utan att skapa konto.
• Konto – användaren måste skapa ett användarkonto.
• Konto med verifierat personnummer – användaren identifierar sig med e-legitimation, t.ex. Bank-ID.

Visas i namnlista

Inställningarna styr vilken information om personer som har röstat på ett ärende som ska visas i namnlistor och utskrifter. Du kan exempelvis välja att visa namn, datum, identitetstyp, e-postadress, telefonnummer eller ort. Om inga fält väljs används standardinställningen där endast namn och datum visas.

Ärendekommentarer

Ärendekommentarer gör det möjligt för interna och externa användare att kommentera ärenden. Funktionen kan användas för dialog, synpunkter och diskussion kring publicerade ärenden.

Egenskap	Beskrivning
Aktivera ärendekommentarer	Anger om interna och externa användare får kommentera ärenden av denna typ.
Kommentar-på-kommentar	Anger om användare får svara på andra kommentarer. Det går att tillåta flera nivåer av kommentarer eller begränsa funktionen till en nivå.
Tillåt kommentarsämne	Anger om användare får ange ett ämne för kommentaren.
Ämne obligatoriskt	Anger om användaren måste ange ett ämne när en kommentar skapas.

Moderering

Moderering innebär att kommentarer granskas innan de publiceras. Syftet är att förhindra olämpligt eller stötande innehåll. Om moderering används behöver minst en intern användare ha ansvar för att granska inkomna kommentarer.

Egenskap	Beskrivning
Aktivera moderering	Anger om kommentarer ska granskas av användare med behörighet att moderera kommentarer.
Standard: Omodererad?	Anger om nya kommentarer ska kräva godkännande innan de publiceras.
Standard: Godkänd?	Anger om kommentarer ska godkännas automatiskt vid skapande.

Notifieringar

Systemet kan automatiskt skicka meddelanden vid moderering av kommentarer. Meddelanden kan skickas både till användare som har lämnat kommentarer och till interna användare som ansvarar för modereringen.

Egenskap	Beskrivning
Meddela om resultat från moderering	Anger om användaren som har lämnat en kommentar ska meddelas när kommentaren har godkänts eller nekats. Meddelandet kan skickas automatiskt, vara valfritt för handläggaren eller helt inaktiveras. Du kan även välja en egen e-postmall istället för systemets standardmall.
Interna användare att meddela	Anger vilka användare, grupper eller roller som ska meddelas när en ny kommentar väntar på moderering. Du kan även välja en egen e-postmall istället för systemets standardmall.

Anpassa e-postmeddelanden

Om standardmallarna inte uppfyller verksamhetens behov kan du skapa egna e-postmallar och använda dem för notifieringarna. Du kan läsa mer om e-postmallar i E-postmallar.

Identifiering

Inställningarna nedan styr hur användare identifierar sig när de kommenterar ärenden. Det går att tillåta anonyma kommentarer eller kräva att användaren anger kontaktuppgifter eller loggar in med ett konto.

Egenskap	Beskrivning
Tillåtna identifikationer	Anger vilka identifieringsmetoder som får användas vid kommentering.
Inställningar: Anonymitet	Inställningar för anonym kommentering. Ingen information om användaren krävs.
Inställningar: Personlig information	Anger vilka kontaktuppgifter som ska samlas in när användaren kommenterar med personlig information. Exempel på uppgifter som kan krävas är e-postadress, namn, personnummer, adress och telefonnummer.
Inställningar: Konto	Anger vilka uppgifter som ska krävas av användare som kommenterar med konto. Om nya obligatoriska uppgifter läggs till i efterhand måste befintliga användare komplettera sin profil innan de kan kommentera.
Inställningar: Konto med verifierat personnummer	Anger vilka uppgifter som ska krävas av användare som kommenterar med konto och verifierar sin identitet med e-legitimation.

Olika sätt att identifiera sig

Följande identifieringsmetoder kan användas:

• Anonymt – användaren behöver inte uppge några personuppgifter.
• Personlig information – användaren anger kontaktuppgifter utan att skapa ett konto.
• Konto – användaren måste logga in eller skapa ett användarkonto.
• Konto med verifierat personnummer – användaren identifierar sig med e-legitimation, t.ex. Bank-ID. Funktionen stöds inte i nuvarande version av DF RESPONS men planeras för kommande versioner.