Rapporter

Det finns flera sätt att skapa en rapport och det finns olika rapporttyper i DF RESPONS. Det finns fyra standardtyper: Diagramskaparen, Värdefördelning (tårtdiagram), Fördelning på organisationsnivå och Datum- och tidsdifferens.

Det går även skapa en anpassad statistikrapport för export till Excel. Gå till avsnittet Export till Excel för en beskrivning av hur du gör.

Skapa en standardrapport

Du skapar en standardrapport genom att klicka på knappen Rapport i verktygsfältet på ärendesidan. Rapporten kommer att baseras på det aktuella urvalet. Genom att utföra olika urval är det möjligt att ta fram olika typer av rapporter, t.ex. kan urval göras på en viss period eller en viss enhet genom att användaren först gör ett urval på enhet A och perioden X till Y och sedan klickar på knappen Rapport. Det innebär att endast de ärenden som matchar det aktuella urvalet används som underlag för att sammanställa rapporten.

Tänk på att din sökning styr rapportens innehåll

Tänk på att de val som du gör i sökningen bestämmer vilka ärenden som kommer att inkluderas i rapporten. Gå till avsnittet Sökning för en beskrivning av hur du gör en sökning.

Diagramskaparen

Rapporttypen används för att skapa ett diagram över ett specifikt fält. När du valt rapporttypen kommer en dialogruta upp där du får specificera diagrammets egenskaper. Du kan ge rapporten en titel och välja typ av diagram (tårta eller stapel). I rullistan för Serie 1 väljer du vilket fält som det ska skapas ett diagram för.

Exemplet nedan visar på ett diagram med fördelning av värden på fältet Synpunktstyp.

Vill du ändra dina inställningar för diagrammet, t.ex. ändra typ av diagram, klickar du på Diagramalternativ. Du kan då ändra dina inställningar för diagrammet. För att exportera och ladda ner diagrammet använda knappen Exportera PDF.

Värdefördelning (tårtdiagram)

Rapporten presenterar tabeller och diagram. Tabellerna och diagrammen visar för varje valt fält antalet ärenden med ett specifikt unikt värde. Innan rapporten presenteras har du möjlighet att ange vilka fält du vill ska vara med i rapporten. Vissa fält kanske inte är av intresse att inkludera i rapporten, t.ex. fält av typen Textruta. Det är även möjligt att ange en rapporttitel och beskrivning.

För att spara rapporten trycker du på Spara-knappen i verktygsfältet och väljer vilket format du vill spara rapporten i.

Det är möjligt att spara rapporten i Excel-, PDF- eller Wordformat.

Fördelning på organisationsnivå

Denna rapport har till syfte att visa fördelningen av ärenden på en viss nivå i organisationsträdet. Rapporten skapas genom en guide på fyra steg.

Steg 1 - val av ärendetyp

Om ett aktuellt urval existerar så kommer det vara möjligt att utgår ifrån det. Görs inget urval inkluderas alla ärendetypens ärenden.

Steg 2 - val av enheter för rapporten

Fördelningen kommer att beräknas över de valda enheterna på den aktuella nivån. För att komma till en lägre nivå klicka på enhetens namn istället för kryssrutan. En ny rullgardinslista kommer att visas. Markera de enheter i den nya listan som du vill jämföra. Klicka på alternativet [SAMTLIGA] i den nya rullgardinslistan om du vill återgå till överliggande nivå.

Steg 3 - generella inställningar

Generella inställningar för rapporten som rubrik, beskrivning och format.

Steg 4 - presentation av rapporten

Härifrån är det möjligt att skriva ut rapporten alternativt exportera den till önskat format, t.ex. Excel och PDF.

Datum- och tidsdifferens

Denna rapport har till syfte att för olika datumvariabler beräkna differensen i tid mellan dessa för valda ärenden. En datumvariabel kan t.ex. vara registreringsdatum för ett ärende eller värdet i ett datumfält för samma ärende.Rapporten skapas genom en guide på fem steg.

Ett tänkbart exempel är då man önskar ta reda på hur lång tid det tar mellan olika typer av korrespondens för ett ärende från dess att det registrerades. Låt oss demonstrera detta med ett exempel.

Steg 1 - val av ärendetyp

Eftersom ett aktuellt urval är aktivt så har vi valt att basera rapporten på det.

Steg 2 - val av startdatumtyp

Här väljer vi att använda Registeringsdatum som startdatum för beräkning av differens. Det går även bra att välja FÄLT: Datum & Tid för att sedan välja vilket datumfält på formuläret som ska utgöra intervallets start.

Steg 3 - val av slutdatumtyp

Här väljer vi att använda fältet Korrespondens av typen Kommunikationsfält i den aktuella ärendetypen. Vidare så finns det två mallar på fältet som heter "10-dagarsbekräftelse per e-post/brev" som vi vill titta extra på. Det vore ologiskt att blanda dessa händelser med några andra. Vi har även valt att endast matcha på första händelsen i de fall det skulle råka finnas fler än en sådan händelse registrerad på något ärende.

Steg 4 – definition av mätintervall och generella inställningar

Mätintervall anger helt enkelt vilka differenser vi är intresserade av. I bilden så har vi definierat två intervall, ett som tittar på alla ärenden med en skillnad mellan startdatum och slutdatum på max 10 arbetsdagar, och ett som tittar på alla ärenden där skillnaden är mer än 10 arbetsdagar. Vi har även valt att inte räkna första dagen i intervallet som arbetsdag vilket innebär att om ärendet registrerades på en måndag och svar skickas dagen därpå så räknas detta som en dag istället för två (oavsett tid på dygnet). Det är även möjligt att titta på hela veckodagar vilket innebär att även lördag och söndag räknas med samt exakta tidsintervall. Vid exakta tidsintervall är det möjligt att skapa intervall med så hög noggrannhet som timmar och minuter.

Steg 5 – presentation av rapporten

Här visas en stapel för varje mätintervall och i exemplet ser vi att i 92 % av fallen så skickades den första 10-dagarsbekräftelsen inom 10 arbetsdagar, endast 8 % gick över tiden.

Härifrån är det möjligt att antingen skriva ut rapporten eller exportera den till önskat format, t.ex. Excel eller PDF.

Skapa export till Excel

Det är möjligt att exportera det aktuella urvalet av ärenden till Excel. Resultatet blir ett Excel-ark där varje ärende bildar en rad och varje fält motsvaras av en kolumn. Om du markerar ett eller flera ärenden som kommer endast markerade ärenden att exporteras.

Snabbguide för hur du tar fram en rapport

Under avsnittet Snabbguider finns en beskrivning för hur du går tillväga för att ta fram en statistikrapport. Klicka här för att komma till snabbguiden.

För att kunna utföra en export krävs dock att det finns minst en vy av typen Intern Export och att vyn matchar den inloggade användaren. När du klickar på knappen Rapporter i verktygsfältet så listas standardrapporter och alla tillgängliga vyer av typen Intern Export. Klicka på rapportnamnet för att exportera enligt den valda vyn.

Visar tre stycken alternativ för export till Excel.

Tänk på att din sökning styr rapportens innehåll

Tänk på att de val som du gör i sökningen bestämmer vilka ärenden som kommer att inkluderas i rapporten.