Rapporter

DF RESPONS innehåller flera olika typer av rapporter som kan användas för att analysera, sammanställa och exportera information från ärenden.

Rapporterna baseras normalt på det aktuella urvalet i ärendeöversikten. Det innebär att den sökning som användaren har gjort avgör vilka ärenden som används som underlag för rapporten.

Följande rapporttyper finns tillgängliga:

• Standardrapporter
• Excel-exporter
• Anpassade statistikmallar
• Rapporter via rapporttjänsten
• Power BI-rapporter
• Kartrapporter

Sökningen styr rapportens innehåll

De sökkriterier som används i ärendeöversikten avgör normalt vilka ärenden som inkluderas i rapporten.

Läs mer om sökfunktionen i avsnittet Sökning.

Skapa en rapport

Rapporter skapas från ärendeöversikten.

För att skapa en rapport klickar användaren på Rapporter i verktygsfältet.

Rapporten baseras på det aktuella urvalet av ärenden.

Vilka rapporttyper som visas beror på:

• Användarens behörigheter.
• Ärendetypens inställningar.
• Om organisationen använder tilläggstjänster som Power BI eller Rapporttjänsten.

Standardrapporter

DF RESPONS innehåller fyra standardrapporter:

• Diagramskaparen
• Värdefördelning
• Fördelning på organisationsnivå
• Datum- och tidsdifferens

Diagramskaparen

Diagramskaparen används för att skapa diagram baserade på värden i ett specifikt fält.

Rapporten kan visas som:

• Stapeldiagram
• Tårtdiagram

Användaren väljer:

• Rapporttitel
• Diagramtyp
• Vilket fält som ska analyseras

När inställningarna är klara klickar användaren på Skapa diagram.

Det färdiga diagrammet kan exporteras till PDF eller skrivas ut.

Värdefördelning

Rapporten visar hur värden fördelar sig inom det aktuella urvalet.

Resultatet presenteras som:

• Tabeller
• Diagram

För varje valt fält visas hur många ärenden som innehåller respektive värde.

Innan rapporten skapas kan användaren välja vilka fält som ska inkluderas samt ange titel och beskrivning.

När rapporten har skapats kan den exporteras till:

• Excel
• PDF
• Word

Fördelning på organisationsnivå

Rapporten används för att visa hur ärenden är fördelade mellan olika organisatoriska enheter.

Rapporten kan endast jämföra enheter som ligger på samma nivå i organisationsstrukturen.

Användaren väljer:

• Om aktuell sökning ska användas.
• Rapporttitel och beskrivning.
• Sidlayout.
• Vilka organisatoriska enheter som ska analyseras.

När rapporten har skapats kan den exporteras till exempelvis Excel eller PDF.

Om rapporten behöver justeras kan rapportinställningarna öppnas igen och en ny rapport skapas.

Datum- och tidsdifferens

Datum- och tidsdifferens används för att beräkna skillnaden mellan två datum eller tidpunkter.

Exempel på användningsområden:

• Tid mellan registrering och avslut.
• Handläggningstid för ärenden.
• Tid mellan två datumfält.

Användaren väljer:

• Startdatum.
• Slutdatum.
• Intervallindelning.
• Rapporttitel och beskrivning.

När rapporten har skapats kan den exporteras till exempelvis Excel eller PDF.

Om rapporten behöver ändras kan rapportinställningarna öppnas igen.

Export till Excel

Det går att exportera ärenden till Excel.

Varje ärende exporteras som en rad och varje fält exporteras som en kolumn.

Om användaren markerar ärenden exporteras endast de markerade ärendena. Annars exporteras hela det aktuella urvalet.

För att export ska vara möjlig måste det finnas minst en vy av typen Intern Export som användaren har tillgång till.

När användaren klickar på Rapporter visas tillgängliga exportvyer tillsammans med övriga rapporter.

Skapa egna exportvyer

Exportens innehåll styrs av den exportvy som används.

Läs mer om hur exportvyer skapas i avsnittet Skapa en excelrapport.

Anpassade statistikmallar

DF RESPONS kan kompletteras med kundanpassade statistikmallar i Excel.

En statistikmall kan innehålla:

• Diagram
• Tabeller
• Nyckeltal
• Organisationens logotyp
• Anpassad layout

Mallen byggs efter organisationens behov och används för att skapa enhetliga rapporter över tid.

Rapporterna kan därefter sparas i Excel eller exporteras till PDF.

Rapporttjänsten

Rapporttjänsten är en tilläggstjänst till DF RESPONS.

Om rapporttjänsten används visas rapporterna med en kugghjulssymbol framför rapportnamnet.

När användaren beställer en rapport skapas rapporten och skickas till användarens e-postadress.

Rapporttjänsten är en tilläggstjänst

Export via rapporttjänsten förutsätter att organisationen har köpt till rapporttjänsten.

Sökningen styr rapportens innehåll

De sökkriterier som används i ärendeöversikten avgör vilka ärenden som inkluderas i rapporten.

Power BI-rapporter

Om organisationen har köpt till en Power BI-rapport visas den under Rapporter.

Power BI-rapporter skiljer sig från övriga rapporttyper genom att filtreringen sker direkt i rapporten.

Det innebär att den aktuella sökningen i ärendeöversikten inte påverkar vilka ärenden som visas.

Rapporterna baseras istället på den inloggade användarens behörigheter.

I rapporterna går det exempelvis att filtrera på:

• Tidsperiod
• Organisatoriska enheter
• Flervalsfält
• Andra rapportspecifika filter

Rapporterna är interaktiva och användaren kan klicka på diagram och värden för att filtrera och analysera statistiken.

Rapporten uppdateras en gång per dag

Power BI-rapporter uppdateras normalt varje morgon.

Ärenden som har registrerats eller ändrats samma dag finns ännu inte med i rapporten.

Kartrapporter

I moduler som använder kartfunktionalitet kan kartrapporter skapas.

Kartrapporten bygger på en rapportdefinition som styr vilka ärenden som ska visas på kartan.

Användaren kan klicka på en markering i kartan för att visa information om det aktuella ärendet.

Om många ärenden finns inom samma område grupperas de automatiskt tillsammans.

När användaren zoomar in visas ärendena var för sig.