Sökning

Sökfunktionen används för att hitta ärenden som uppfyller ett eller flera kriterier.

Vilka sökmöjligheter som finns beror på hur ärendetypen har konfigurerats och vilka fält som har markerats som sökbara. Sökresultatet påverkas av behörigheter då användaren endast kan söka fram och visa ärenden som användaren har behörighet att läsa.

När flera sökkriterier används samtidigt utförs en så kallad och-sökning. Det innebär att endast ärenden som uppfyller samtliga valda kriterier visas.

Börja enkelt

Om en sökning ger för få träffar kan det vara bra att först ta bort några sökkriterier och sedan lägga till dem igen stegvis.

Då blir det enklare att avgöra vilket kriterium som begränsar sökresultatet.

Sökfunktionens delar

Sökfunktionen består av följande delar:

Del	Beskrivning
Fritextsökning	Sök efter exempelvis namn, ärendenummer eller annan text.
Aktuell sökning	Visar vilka sökkriterier som används för tillfället.
Ändra sökning	Lägg till eller ändra sökfilter.
Återställ sökning	Återställ sökningen till standardsökningen.
Spara/visa sökningar	Spara sökningar för återanvändning eller öppna tidigare sparade sökningar.

Fritextsökning

Fritextsökning används för att snabbt hitta ärenden som innehåller ett visst ord eller värde.

Om användaren exempelvis skriver Tore i sökrutan visas de ärenden där det sökbara innehållet innehåller ordet eller namnet Tore.

Aktuell sökning

Den aktuella sökningen visar vilka sökkriterier som används.

Varje aktivt sökfilter visas som en egen rad i området för aktuell sökning.

Ta bort ett sökfilter

För att ta bort ett enskilt sökkriterium klickar användaren på papperskorgen bredvid filtret.

Återställ sökningen

För att ta bort samtliga sökkriterier används Återställ sökning.

Sökningen återgår då till standardsökningen, som normalt är:

Avslutat = Nej

Ändra sökning

För att skapa mer avancerade sökningar används funktionen Ändra sökning.

När dialogrutan öppnas visas:

• Ärendets sökbara egenskaper.
• Ärendets sökbara fält.

Alla fält som har egenskapen Sökbart = Ja visas i listan.

Användaren kan kombinera flera sökfilter för att skapa mer specifika urval.

Exempel:

• Registrerade under en viss tidsperiod.
• Ärenden i en viss status.
• Ärenden kopplade till en viss användare.
• Ärenden med specifika fältvärden.

Saknas ett fält i söklistan?

Om ett fält ska kunna användas i sökningar måste egenskapen Sökbart vara aktiverad på fältet.

Vissa fälttyper stödjer inte sökning och visas därför aldrig i söklistan.

Vanliga sökfilter

Datum och tid

Det går att söka på flera olika datum kopplade till ett ärende.

Exempel:

• Registreringsdatum
• Ändringsdatum
• Avslutatdatum
• Sekretessdatum
• Arkiveringsdatum

För datumfält kan användaren även välja att inkludera tid i sökningen genom att markera alternativet Ange tid.

Fält

Om ett fält är markerat som sökbart kan det användas för att skapa urval.

Exempel:

• Användare
• Enhet
• Flervalsfält
• Datumfält

När användaren klickar på Ok uppdateras sökningen och ärendeöversikten visar de ärenden som matchar de valda kriterierna.

Favoritmarkera sökfält

Fält och egenskaper som används ofta kan favoritmarkeras.

Favoritmarkerade sökfält visas högst upp i söklistan vilket gör dem enklare att hitta.

För att favoritmarkera ett fält eller en egenskap används stjärnikonen till höger i sökdialogen.

När sökdialogen öppnas nästa gång visas de favoritmarkerade fälten längst upp i listan.

Sparade sökningar

Sökningar kan sparas för att snabbt kunna återanvändas vid ett senare tillfälle.

För att visa tidigare sparade sökningar eller skapa en ny sparad sökning klickar användaren på Spara/visa sökningar.

Dialogrutan visar:

• Den aktuella sökningen.
• Egna sparade sökningar.
• Delade sökningar.

Spara en ny sökning

För att spara den aktuella sökningen klickar användaren på Spara som ny.

Ange därefter:

• Titel – namnet på sökningen.
• Beskrivning – en valfri beskrivning av sökningens syfte.
• Standardsökning – om sökningen ska öppnas automatiskt.
• Dela sökningen med andra användare – om sökningen ska vara tillgänglig för andra användare.

När inställningarna är klara klickar användaren på Spara.

Standardsökningar

En sparad sökning kan markeras som standardsökning.

Standardsökningen öppnas då automatiskt när användaren öppnar ärendeöversikten.

Om flera standardsökningar finns används den som har högst prioritet.

Använd standardsökningar för vanliga urval

Standardsökningar är särskilt användbara om användaren ofta arbetar med samma urval av ärenden.

Visa sparade sökningar

Alla sparade sökningar visas i listan Vald sökning.

Här visas:

• Egna sparade sökningar.
• Delade sökningar från andra användare.

Genom att välja en sökning i listan återställs alla sökkriterier automatiskt till de värden som sparades tillsammans med sökningen.

Delade sökningar

En sparad sökning kan delas med andra användare.

Vid delning kan sökningen göras tillgänglig för:

• Specifika grupper.
• Specifika roller.
• Samtliga användare.

För att dela en sökning markerar användaren alternativet Dela sökningen med andra användare när sökningen sparas.

Om inga grupper eller roller anges blir sökningen tillgänglig för alla användare.

Hantera delade sökningar

Användare med rättigheten Hantera delade sökningar kan ändra delade sökningar som har skapats av andra användare.

Detta används exempelvis när:

• En delad standardsökning behöver ändras.
• En sökning har delats till fel målgrupp.
• En användare har lämnat organisationen.
• En gemensam sökning behöver uppdateras.

Tänk på påverkan för andra användare

Om en delad sökning ändras kan detta påverka samtliga användare som använder sökningen.

Var därför försiktig med att ändra eller ta bort delade standardsökningar.

Avancerad sökning

Avancerad sökning gör det möjligt att skapa mer detaljerade urval än vad som är möjligt med standardsökningen.

Vissa fälttyper har särskilda sökinställningar som gör det möjligt att söka efter specifika värden, saknade värden, intervall eller relationer.

För att använda dessa funktioner markerar användaren alternativet Avancerad sökning på det aktuella sökfältet.

Vilka sökalternativ som visas beror på fälttypen.

Anteckningsfält

För anteckningsfält finns följande sökalternativ:

Egenskap	Beskrivning
Värde förekommer	Söker efter ärenden där ett angivet värde förekommer i anteckningen.
Anteckning förekommer	Söker efter ärenden där anteckningsfältet innehåller en anteckning.
Anteckning saknas	Söker efter ärenden där anteckningsfältet saknar anteckning.

Användarfält

Användarfält används för att söka efter ärenden kopplade till användare.

Egenskap	Beskrivning
Ingen sökning	Ingen sökning utförs på fältet.
Inloggad användare	Söker efter ärenden kopplade till den användare som är inloggad.
Användare saknas	Söker efter ärenden där ingen användare är vald.
Specifik användare	Söker efter ärenden kopplade till en vald användare.

Datum- och tidsfält

Datum- och tidsfält har flera avancerade sökalternativ.

Utöver fasta datumintervall kan användaren skapa dynamiska sökningar baserade på dagens datum och tid genom att välja alternativet Byt till tidsintervall baserat på aktuell tidpunkt.

Exempel:

• Ärenden som förfaller inom de kommande 7 dagarna.
• Ärenden som skapades under föregående månad.
• Ärenden som ändrats de senaste 24 timmarna.

Egenskap	Beskrivning
Från nutid	Söker från aktuell tidpunkt och ett antal timmar, dagar, veckor, månader, kvartal eller år framåt eller bakåt.
Fast datum från förskjutet datum	Söker från en beräknad tidpunkt baserad på ett angivet datum.
Intervallets längd	Anger hur långt sökintervallet ska vara framåt eller bakåt i tiden.

Använd relativa datum vid återkommande sökningar

Relativa datum gör det möjligt att skapa sparade sökningar som automatiskt följer med tiden utan att sökkriterierna behöver uppdateras. Till exempel för att skapa en sökning för senaste månadens registrerade ärenden.

Flervalsfält

För flervalsfält finns flera alternativ för att söka efter kombinationer av valda värden.

Egenskap	Beskrivning
Minst ett angivet värde förekommer	Minst ett av de angivna värdena måste finnas.
Samtliga angivna värden förekommer	Alla angivna värden måste finnas.
Något av de angivna värdena saknas	Minst ett av de angivna värdena får inte finnas.
Samtliga angivna värden saknas	Inget av de angivna värdena får finnas.
Värde inte har angivits alls	Inget värde har valts i fältet.

Val av sökalternativ påverkar resultatet

Samma flervalsfält kan ge olika resultat beroende på vilket sökalternativ som används.

Kontrollera därför att rätt alternativ har valts innan sökningen genomförs.

Kommunikationsfält

Kommunikationsfält kan exempelvis innehålla e-postadresser eller telefonnummer.

Egenskap	Beskrivning
Värdet förekommer	Söker efter värden som innehåller den angivna texten.
Värdet matchar exakt	Söker efter exakt matchning av det angivna värdet.

Textrad och textruta

Textfält kan sökas på flera olika sätt.

Egenskap	Beskrivning
Värdet förekommer	Söker efter text som innehåller det angivna värdet.
Värdet matchar exakt	Söker efter exakt matchning av angiven text.
Värde inte har angivits alls	Söker efter ärenden där fältet är tomt.

Ärendevalsfält

Ärendevalsfält används för att skapa kopplingar mellan ärenden.

De avancerade sökalternativen gör det möjligt att söka efter både kopplade och okopplade ärenden.

Egenskap	Beskrivning
Ingen sökning	Ingen sökning utförs på fältet.
Har koppling till en eller flera	Söker efter ärenden som har minst en ärenderelation.
Saknar koppling	Söker efter ärenden utan ärenderelationer.
Har koppling till specifik	Söker efter ärenden som är kopplade till ett specifikt ärende.

Kombinera flera sökkriterier

Avancerad sökning kan kombineras med övriga sökfilter i systemet.

Exempelvis kan användaren söka efter:

• Ärenden med status Pågående.
• Ärenden registrerade de senaste 30 dagarna.
• Ärenden där ett specifikt flervalsvärde förekommer.
• Ärenden kopplade till den inloggade användaren.

Eftersom sökningen är en och-sökning måste samtliga kriterier vara uppfyllda för att ärendet ska visas i resultatet.

Börja enkelt

Om en sökning ger för få träffar kan det vara bra att först ta bort några sökkriterier och sedan lägga till dem igen stegvis.

Då blir det enklare att avgöra vilket kriterium som begränsar sökresultatet.