Sökning

Sökfunktionaliteten används för att visa ärenden som matchar ett speciellt kriterium. Vilka parametrar som går att söka och göra urval på beror delvis på hur ärendetypens formulär är designat.

Sökning

1. Fritextsökning - I sökrutan kan du söka på fritext, t.ex. förnamn, efternamn eller enhet.
2. Aktuell sökning - Visar vilka parametrar som har valts för sökning. Enkelt att rensa bort en och en genom att trycka på papperskorgen.
2.1. Återställ sökning - Återställer sökning till din standardsökning.
2.2. Ändra sökning - Här kan du välja mellan olika sökparametrar för att hitta de ärende du vill få fram i ditt urval.
3. Spara/visa sökningar - Visa tidigare sparade sökningar eller spara valda sökparametrar för att snabbt kunna återanvända tidigare sökningar. Systemet ber dig att ange ett namn för sökningen. Du kan sedan när som helst öppna din sparade sökning från listan.

1. Fritextsökning

Fritextsökning

Om du t ex skriver ”Nedskräpning” i rutan, söker systemet fram alla oavslutade ärenden som innehåller ordet/namnet ”Nedskräpning”. Se exempel nedan.

Fritextsökning exempel

2.1. Ta bort sökning

Du kan ta bort en del av sökningen genom att klicka på papperskorgen bredvid det sökkriterium du vill ta bort. Du tar bort hela sökningen genom att klicka på knappen Återställ sökning. Sökningen återgår då till standardsökningen Avslutat = Nej.

Ta bort sökning

2.2. Ändra sökning

Du kan söka genom att klicka på knappen Ändra sökning. Då kommer en dialogruta upp där du kan söka på egenskaper/fält som finns i ett ärende. Överst i rullistan listas ärendets sökbara egenskaper och sedan listas alla ärendets sökbara fält. De sökbara egenskaperna listas (Registreringsdatum, Ändratdatum, Avslutat, Avslutatdatum, Sekretessbelagt och Sekretessbelagtdatum) listas i rullgardinslistan Egenskaper. Alla fält som har egenskapen Sökbart finns med i rullgardinslistan Fält, fälten visas i bokstavsordning. Du kan välja en eller flera parametrar att ta med i din sökning.

Till exempel kan du välja att söka fram ärenden registrerade under en viss tidsperiod genom att göra ett urval på Registreringsdatum eller bocka ur Avslutat = Nej för att söka i alla ärenden.

Ändra sökning exempel

När du är klar med din sökning och vill göra en ny eller återställa till ursprungsläget klickar du på knappen Återställ sökning.

Varför finns inte ärendets alla fält med i rullistan?

Om ett fält ska vara sökbart behöver egenskap Sökbart på fältet vara satt till Ja. Den inställningen justeras på fältet via ärendetypens administrationssida. Vissa fälttyper, t.ex. fillistor och länklistor, stödjer inte sök & urval. Fält av dessa typer kommer inte visas i sökrutan, även om deras egenskap Sökbart är satt till Ja.

Sökegenskaper

Datum och tid

Det finns möjlighet att söka efter datum och/eller tid med att kryssa i Ange tid. Det finns ett antal olika datum att söka på.

Dels går det att söka på Registreringsdatum, dvs. det datum som ärendet registrerades i systemet, eller Ändratdatum, dvs. det datum då ärendet senast ändrades.

Ändra sökning

Vill du söka fram datum beroende på när ett ärende avslutades så söker du på Avslutatdatum.

Sök avslutat

Det går även söka på datum då ett ärende blivit sekressmarkerat, det gör du genom att söka på Sekretessbelagtdatum.

Sök sekretess

Fält

Det finns möjlighet att kryssa i olika fält, beroende på ärende, för att skapa ditt urval. När du trycker på Ok uppdaterar systemet för att i översikten visa alla ärenden som innehåller sökparametrarna som du har valt.

Sök fält

Favoritmarkera egenskaper och fält i söklistan

För att göra det enklare för användaren att sortera söklistan finns det möjlighet att favoritmarkera en viss egenskap eller ett visst fält som man använder ofta i sina sökningar. Om man favoritmarkerar ett fält hamnar det längst upp i söklistan och blir på så sätt lätt att hitta för användaren.

När du öppnar söklistan finns till höger en möjlighet att favoritmarkera en egenskap eller ett fält.

Favoritmarkera fält/egenskap

När du klickar på Ok sparas din markering och nästa gång du öppnar söklistan hittar du dina favoritmarkerade fält/egenskaper längst upp i listan.

Favoritmarkerade fält/egenskap

Sökinställningar för fält

En del fält har sina egna sökinställningar som kan göra urvalet mer detaljerat. Du hittar inställningarna genom att kryssa i Avancerad sökning på fältet i rullistan.

Söka fält avancerat
Bild visar avancerad sökning

Anteckningsfältet
Egenskap Beskrivning
Värde förekommer Sök om värdet finns.
Anteckning förekommer Sök om anteckningen finns.
Anteckning saknas Sök om anteckningen inte finns.
Flervalsfältet
Egenskap Beskrivning
Minst ett angivet värde förekommer Sök om minst ett angivet värde kommer att finnas.
Samtliga angivna värden förekommer Sök om alla angivna värden kommer att finnas.
Något av de angivna värdena saknas Sök om något av de angivna värdena inte finns.
Samtliga angivna värden saknas Sök om alla angivna värden inte finns.
Värde inte har angivits alls Sök om angivna värden inte finns.
Ja/nej-fältet
Egenskap Beskrivning
Ja Sök om värden har Ja.
Nej Sök om värden har Nej.
Inget värde Sök om värden har inget värde.
Textrad och textruta
Egenskap Beskrivning
Värdet förekommer Sök om värdet finns.
Värdet matchar exakt Sök om värdet matchar exakt.
Värde inte har angivits alls Sök om värdet inte finns.
Nummerfältet
Egenskap Beskrivning
Min Sök om angivet minimalt värde finns.
Max Sök om angivet maximalt värde finns.
Kommunikationsfältet
Egenskap Beskrivning
Värdet förekommer Sök om värdet finns.
Värdet matchar exakt Sök om värdet matchar exakt.
Datum & Tidsfältet

Även finns det möjlighet att söka efter aktuell tidpunkt. Där man kan t.ex. välja från nutid till x-många timmar, dagar, veckor, månader, kvartal och år.

Egenskap Beskrivning
Från nutid Sök från nutid till antal timmar, veckor, månader, kvartal eller år i dåtid eller framtid.
Fast datum från förskjutet datum Sök från fast tillfälle i antal minuten i timmen.
Intervallets längd Sök intervallets längd framåt eller bakåt i antal timmar, dagar, veckor, månader, kvartal, år, oändligt bakåt, oändligt framåt eller nu.

Sök aktuell tidpunkt

3. Sparade sökningar

Du kan spara sökningar genom att klicka på knappen Spara/visa sökningar. En dialogruta kommer upp där du ser dina sparade sökningar och har möjlighet att spara nya. Längst upp i rutan ser du din aktuella sökning, för att spara den klickar du på knappen Spara som ny.

Sparade sökningar

Du ger din sökning en Titel och beskrivning. Du väljer om sökningen ska vara standard eller inte. Om du väljer sökningen som standard innebär det att sökningen kommer öppnas automatiskt nästa gång du kommer till ärendeöversikten. Om du har flera standardsökningar öppnas den som är mest prioriterad. Du har möjlighet att dela sökningen med andra användare genom att bocka i rutan Dela sökningen med andra användare. Klicka sedan på Spara.

Sparade sökningar exempel

Sökningen har sparats och du kan välja sökningen i listan Vald sökning. Där finns alla dina sparade sökningar och sökningar som delats av andra användare.

Sparade sökningar ruta

4. Delade sökningar

När ny sökning skapas går det välja att dela sökningen med andra med att kryssa i Dela sökningen med andra användare.

Delade sökningar

När man har valt att dela sökningen kan man välja vilka grupper och/eller roller som ska delas med.

Om inga grupper eller roller har angetts är sökningen tillgänglig för alla användare.

Delade sökningar filter