Roller

Roller används för att ge användare rättigheter utifrån deras funktion och placering i organisationen.

Rättighetsregler kopplas först till rollen. När en användare sedan tilldelas rollen på en organisatorisk enhet får användaren rollens rättigheter på den enheten.

Roller passar särskilt bra när flera användare ska ha samma typ av behörighet, men på olika organisatoriska enheter.

Exempel:

• Rektorer ska ha samma rättigheter på sina respektive skolor.
• Enhetschefer ska hantera ärenden på sina respektive verksamhetsenheter.
• Registratorer ska arbeta med samma ärendetyp inom olika delar av organisationen.
• Handläggare ska vara valbara inom de enheter där de arbetar.

Roll = samma rättigheter på olika enheter

Rollen innehåller rättighetsreglerna.

Rolltilldelningen anger vilken användare som har rollen och på vilken organisatorisk enhet rollen gäller.

Det är först när rollen tilldelas en användare som användaren får rollens rättigheter.

Exempel på hur en roll fungerar

Organisationen vill ange vem som är chef för respektive enhet.

Alla chefer ska kunna:

• Skapa ärenden av typen Synpunkter.
• Läsa ärenden av typen Synpunkter.
• Komplettera ärenden av typen Synpunkter.

Rättigheterna ska gälla på chefens egen enhet och på enhetens underenheter.

Systemförvaltaren skapar därför rollen Chef och kopplar följande rättighetsregler till rollen:

Skapa ärenden
Läsa ärenden
Komplettera ärenden
Ärendetyp = Synpunkter
Arv = Ja

Anna tilldelas därefter rollen Chef på enheten IT-avdelningen.

Anna får då rätt att skapa, läsa och komplettera ärenden av typen Synpunkter som är registrerade på IT-avdelningen eller någon av dess underenheter.

Om en annan användare tilldelas samma roll på en annan enhet får den användaren samma rättigheter, men inom den del av organisationen där rollen har tilldelats.

Roller och arv

Rättighetsregler som kopplas till en roll kan gälla med eller utan arv.

Det vanligaste är att rollens rättighetsregler gäller med arv. Då gäller rättigheterna på enheten där användaren har rollen och på samtliga underenheter.

Exempel:

Roll = Chef
Enhet = Socialkontoret
Arv = Ja

Användaren får rollens rättigheter på Socialkontoret och på alla enheter som ligger under Socialkontoret.

Om rättighetsregeln saknar arv gäller rättigheten endast på den enhet där rollen har tilldelats.

Kontrollera omfattningen

En roll med rättighetsregler som gäller med arv kan ge användaren åtkomst till många enheter och ärenden.

Kontrollera därför alltid organisationsträdets underliggande enheter innan rollen tilldelas.

Skillnaden mellan roller och grupper

Roller och grupper används båda för att tilldela rättigheter, men på olika sätt.

Fråga	Roll	Grupp
Får användarna samma typ av rättigheter?	Ja	Ja
Gäller rättigheterna på samma enheter för alla?	Nej	Ja
Var bestäms den organisatoriska enheten?	I användarens rolltilldelning	I gruppens rättighetsregler
Vanligt användningsområde	Verksamhetsfunktioner på olika enheter	Administrativa eller gemensamma behörigheter
Exempel	Rektor, chef eller handläggare	Systemförvaltare eller systemadministratörer

När bör en roll användas?

Använd en roll när flera personer ska ha samma funktion och samma typ av rättigheter, men inom olika delar av organisationen.

Läs mer om grupper i avsnittet Grupper.

Andra användningsområden för roller

Roller används inte bara för att tilldela rättigheter. De kan även påverka andra funktioner i DF RESPONS.

Påminnelser

Roller kan användas för att bestämma vem som ska få en påminnelse.

Påminnelser kan exempelvis skickas till:

• Användare med en viss roll på ärendets enhet.
• Användare med en viss roll på en överliggande enhet.
• Användare med en viss roll på en underliggande enhet.

Ett exempel är att den första påminnelsen skickas till chefen på ärendets enhet och att en senare påminnelse skickas till chefen på den överliggande enheten.

Vyer

Roller kan användas för att styra vilken vy en användare ska se.

För en vy av typen Intern hantering kan systemet exempelvis visa en viss vy för användare med rollen Chef och en annan vy för användare med rollen Registrator.

För andra vytyper kan tillgången bero på om användaren har en viss roll någonstans i organisationsträdet.

Användarfält

Roller kan styra vilka användare som ska vara valbara i ett användarfält.

Ett formulär kan exempelvis innehålla användarfältet Handläggare. När en organisatorisk enhet har valts kan fältet begränsas så att endast användare med rollen Handläggare på den aktuella enheten blir valbara.

Fält och NOS-regler

Roller kan användas i konfigurationen av fält och NOS-regler.

Det går exempelvis att:

• Begränsa vilka roller som får skapa, ändra eller ta bort anteckningar.
• Visa eller dölja fält beroende på användarens roll.
• Låsa fält för alla användare utom en viss roll.
• Utföra aktiviteter när användaren har en viss roll.

Behörighet att hantera roller

För att skapa roller eller ändra rollernas inställningar krävs rättigheten Hantera roller.

Rättigheten kan vara begränsad till vissa ärendetyper.

Rättigheten Tilldela roller ger möjlighet att tilldela befintliga roller till användare. Den ger däremot inte rätt att skapa nya roller eller ändra befintliga rollers inställningar.

Rättighet	Ger möjlighet att
Hantera roller	Skapa roller och ändra rollernas egenskaper.
Tilldela roller	Tilldela befintliga roller till användare på organisatoriska enheter.
Hantera rättigheter	Skapa och ändra rollens rättighetsregler.

Översikt över roller

För att hantera roller väljer systemförvaltaren Organisation → Roller i huvudmenyn.

På översiktssidan visas de roller som finns i systemet och vilka ärendetyper rollerna är kopplade till.

Från sidan går det att:

• Skapa en ny roll.
• Öppna och ändra en befintlig roll.
• Hantera rollens rättighetsregler.
• Öppna sidan för rolltilldelning.

För att ändra en befintlig roll klickar systemförvaltaren på Ändra under rollens namn.

Skapa en roll

Klicka på Ny roll på översiktssidan.

Ange följande uppgifter:

Uppgift	Beskrivning
Namn	Ett tydligt namn som beskriver rollens funktion.
Beskrivning	En beskrivning av vilka användare rollen är avsedd för och vilket ansvar den innebär.
Färg	Den färg som används för rollen, exempelvis i organisationsträdet och på rolltilldelningssidan.
Ärendetyper	De ärendetyper där rollen har behörigheter. Observera att detta fylls i automatiskt när rollen får behörigheter kopplade till ärendetypen.

Klicka därefter på Spara.

När rollen har sparats visas fler funktioner i verktygsfältet och systemförvaltaren kan fortsätta konfigurera rollen. En nyskapad roll ger inga rättigheter förrän rättighetsregler har kopplats till rollen.

Välj Spara och stäng för att spara och återgå till översikten över roller.

Använd tydliga rollnamn

Rollens namn bör beskriva funktion och vid behov verksamhetsområde.

Exempel:

• Rektor
• Enhetschef
• Incidenthandläggare
• Registrator
• Dataskyddsombud

Undvik namn som endast beskriver en viss person.

Koppla rättighetsregler till rollen

En nyskapad roll ger inga rättigheter förrän rättighetsregler har kopplats till rollen.

Öppna rollen och klicka på Rättigheter i verktygsfältet.

Skapa därefter de rättighetsregler som rollen ska innehålla.

Kontrollera för varje rättighetsregel:

• Vilken rättighet rollen ska få.
• Vilken ärendetyp rättigheten ska gälla för.
• Om rättigheten ska gälla med eller utan arv.

Läs mer om hur rättighetsregler skapas i avsnittet Rättigheter.

Testa rollen innan den används brett

Kontrollera rollen med ett testkonto innan den tilldelas många användare.

Testa både vilken information användaren kan se och vilka åtgärder användaren kan utföra.

Rolltilldelning

En roll kan tilldelas en eller flera användare på en eller flera enheter i organisationsträdet.

Det är först när en användare tilldelas rollen som användaren får rollens rättigheter.

Rättigheterna knyts till den enhet där rollen tilldelas. Om rollens rättighetsregler gäller med arv omfattas även underliggande enheter.

En roll kan också innehålla rättigheter som inte är kopplade till organisationsträdet, exempelvis Hantera användare. En sådan rättighet får användaren oavsett på vilken enhet rollen tilldelas.

Öppna rolltilldelningssidan

Rolltilldelningssidan kan öppnas på två sätt:

• Välj Organisation → Rolltilldelning i huvudmenyn.
• Öppna sidan Roller och klicka på Tilldela roller i verktygsfältet.

På rolltilldelningssidan visas organisationsträdet och befintliga rolltilldelningar.

Rollens färg används som bakgrundsfärg för tilldelningen. Rollens namn visas när muspekaren hålls över tilldelningen.

Expanderat eller komprimerat läge

Om organisationsträdet innehåller fler än 100 enheter öppnas trädet i komprimerat läge.

Verktyg på rolltilldelningssidan

Verktyg	Beskrivning
Expandera trädet	Visar hela organisationsträdet.
Komprimera trädet	Fäller ihop trädet så att endast de översta enheterna visas.
Maximera roller	Visar samtliga rolltilldelningar på enheterna.
Minimera roller	Fäller ihop visningen av rolltilldelningarna.
Återställ filter	Tar bort filtreringen och återställer organisationsträdet.
Exportera	Exporterar rolltilldelningarna till Excel eller PDF. Det går att välja en komprimerad eller detaljerad översikt.
Stäng	Stänger sidan och återgår till översikten över roller.

Filtrera rolltilldelningar

Rolltilldelningssidan kan filtreras utifrån:

• Roller
• Ärendetyper
• Användare

Markera en eller flera poster i respektive filter för att begränsa vilken information som visas i organisationsträdet.

Filtreringen påverkar endast visningen och ändrar inte de befintliga rolltilldelningarna.

Tilldela en roll

För att tilldela en roll:

1. Klicka på den enhet där rollen ska tilldelas.
2. Välj rollen i listan i sidopanelen.
3. Välj den användare som ska få rollen.
4. Kontrollera tilldelningen under Valda roller att tilldela.
5. Lägg till fler rolltilldelningar vid behov.
6. Klicka på Tilldela.

När rollen har tilldelats får användaren rollens rättigheter på den valda enheten och, när arv används, på enhetens underenheter.

Tilldela samma roll till samma användare på olika enheter

Markera Behåll valda roller att tilldela om samma användare ska få samma roll på andra enheter.

Rollerna ligger då kvar som vald om systemförvaltaren väljer en annan enhet och kan tilldelas på nästa enhet.

Ta bort en rolltilldelning

För att ta bort en rolltilldelning klickar systemförvaltaren på krysset till höger om användarens namn i organisationsträdet.

När tilldelningen tas bort förlorar användaren de rättigheter som kom från rollen på den aktuella enheten.

Rättigheten kan finnas kvar

Användaren kan fortfarande ha motsvarande rättigheter genom en annan roll, en grupp eller en direkt tilldelad rättighetsregel.

Kontrollera användarens samlade behörighet om åtkomsten finns kvar efter att rolltilldelningen har tagits bort.

Kopiera rolltilldelningar

Rolltilldelningar på en enhet kan kopieras till en annan enhet.

Funktionen används när samma användare ska ha samma roller på flera enheter.

Gör så här:

1. Klicka på enheten vars rolltilldelningar ska kopieras.
2. Klicka på Kopiera tilldelningar till en annan enhet.

1. Klicka på den enhet som ska få de kopierade tilldelningarna.
2. Kontrollera och justera vid behov vilka tilldelningar som ska kopieras.
3. Klicka på Tilldela.

Rolltilldelningarna visas därefter på den nya enheten.

Kontrollera roller och rolltilldelningar

Efter att en roll eller rolltilldelning har skapats bör systemförvaltaren kontrollera:

• Att rollens namn och beskrivning tydligt anger dess syfte.
• Att rätt ärendetyper är kopplade till rollen.
• Att rollen har rätt rättighetsregler.
• Att inställningen för arv har rätt omfattning.
• Att rätt användare har tilldelats rollen.
• Att rollen har tilldelats på rätt organisatorisk enhet.
• Att användaren kan utföra avsedda arbetsuppgifter.
• Att användaren inte får mer åtkomst än vad arbetsuppgifterna kräver.

Utgå från minsta nödvändiga behörighet

Tilldela bara de roller och rättigheter som användaren behöver för sina arbetsuppgifter.

Följ regelbundet upp rolltilldelningar, särskilt när användare byter tjänst, enhet eller ansvarsområde.