Roller

Roller används för att tilldela användare rättigheter. Till en roll knyts vissa rättigheter och användaren som tilldelas rollen får rollens rättigheter för just den eller de enheter där användaren tilldelas rollen. En roll beskriver alltså en användares behörighet utifrån organisationsträdet.

Så här fungerar en roll

Administratören vill ange vem som är chef för respektive enhet i organisationen. Alla chefer ska ha rättighet att läsa, skapa och komplettera ärenden av typen Synpunkt på sin enhet och på underliggande enheter i trädet.

Administratören skapar rollen Chef och tilldelar rollen rättigheterna Läsa ärenden, Skapa ärenden och Komplettera ärenden för typen Synpunkt. Rättigheterna tilldelas attributet arv, vilket innebär att de även gäller för underliggande enheter.

Administratören tilldelar sedan Anna rollen som Chef på IT-avdelningen. Anna får då tillgång att skapa, läsa och ändra ärenden av typen Synpunkt som är registrerade på IT-avdelningen eller någon av dess underenheter.

Användningsområden för roller

Som administratör kan du använda roller för att styra DF RESPONS i fler avseenden än för att tilldela rättigheter. På följande sätt kan roller användas för att styra DF RESPONS:

Påminnelser	Roller kan användas för att styra vem som ska få en påminnelse. Påminnelser kan t.ex. skickas till alla som har en viss roll på den enhet som det aktuella ärendet tillhör alternativt till dem som har en viss roll i uppåtstigande eller nedåtgående led i organisationsträdet. Ett exempel är att låta första påminnelsen gå till chefen på den aktuella enheten för att sedan ha en andra påminnelse som skickas till chefen för den överliggande enheten.
Vyer	Med hjälp av roller kan du bestämma vilken vy som ska användas i olika skeden. För intern hantering kan du välja om en vy ska vara giltig utifrån den enhet där det aktuella ärendet är registrerat. T.ex. om användaren som öppnar ärendet har rollen chef på den aktuella enheten så visas en vy. Har användaren rollen Registrator så visas en annan. För övriga vy-typer (intern registrering, utskrift och export) tittar systemet på om den aktuella användaren har en viss roll på någon enhet i trädet.
Användarfältet	Här kan du styra att endast användare som har en viss roll i förhållande till den valda enheten på det primära organisationsfältet listas i rullgardinsfönstret på användarfältet. Exempelvis kanske formuläret innehåller ett användarfält med namnet Handläggare. En användare som registrerar ett ärende väljer först en enhet och sedan en handläggare. Det går då med hjälp av en inställning på användarfältet göra så att endast användare som har rollen Handläggare på den valda enheten är valbara.

Arbeta med roller

För att arbeta med en roll klickar du på Roller under Organisationen i menyfältet. På sidan ser du alla befintliga roller som finns i systemet samt vilken ärendetyp rollen är knuten till. I verktygsfältet kan du välja att skapa en ny roll eller att tilldela roller. Vill du göra förändringar i en befintlig roll klickar du på Ändra-knappen under rollens namn.

Vem får administrera roller?

För att få administrera roller krävs det att inloggad användare har rättigheten Hantera roller. En användare kan ha rättighet att hantera roller enbart för en specifik ärendetyp. Med rättigheten Tilldela roller kan användaren arbete med att tilldela roller. Användaren kan dock inte skapa nya roller eller ändra inställningar för befintliga roller.

Ny roll

För att skapa en roll klickar du på knappen Ny roll. Vid skapande av en ny roll ska följande information fyllas i:

Informationstyp	Beskrivning
Namn	Rollens namn.
Beskrivning	En beskrivning av rollen.
Färg	Välj en färg till rollen. Rollens färg kommer synas i t.ex. organisationsträdet.
Ärendetyper	Välj inom vilken eller vilka ärendetyper som rollen ska kunna tilldelas.

När du har fyllt i dessa fält så klickar du på Spara-knappen i verktygsfältet. När du sparat den nya rollen kommer nya alternativ upp i verktygsfältet och du kan fortsätta arbeta med rollen.

Klickar du på Spara och stäng kommer du tillbaka till översiktssidan för roller.

Tilldela en roll rättigheter

För att tilldela en roll rättigheter klickar du på Rättigheter i verktygsfältet. För information om hur du tilldelar rättigheter, gå till sidan om Rättigheter.

Rolltilldelningssida

Du hittar till rolltilldelningssidan genom att antingen klicka på Rolltilldelning eller genom att först klicka på Roller i vänstermenyn och sedan på knappen Tilldela roller i verktygsfältet på rollsidan.

En roll kan tilldelas en eller flera användare på en eller flera enheter i organisationsträdet. Det är först när en användare tilldelas rollen som användaren får rollens rättigheter. Rättigheterna knyts till enheten där användaren tilldelas rollen. Om rollen har rättigheter med arv så gäller rättigheterna även för underliggande enheter.

En roll kan även ha rättigheter som inte har någon anknytning till organisationsträdet, t.ex. rättigheten Hantera användare. Om en roll har en sådan rättighet kommer den att ges till alla användare som tilldelas rollen oavsett var i trädet det sker.

Bilden nedan visar tilldelningssidan för roller. Bakgrundsfärgen visar vilken roll användaren har tilldelats för den aktuella enheten (du ser rollens namn genom att hålla musen över den tilldelade rollen).

Verktygsfält

I verktygsfältet på Rolltildelningssidan finns följande verktyg:

Verktyg	Beskrivning
Expandera trädet	Hela organisationsträdet öppnas.
Komprimera trädet	Organisationsträdet fälls ihop. Enbart de översta enheterna syns.
Maximera roller	Alla tilldelade roller på enheterna visas.
Minimera roller	Antal tilldelade roller på enheterna fälls ihop.
Återställ filter	Återställer organisationsträdet efter sökning
Exportera	Här kan du ladda hem rolltilldelningen i en excel eller pfd-fil. Du kan välja mellan en komprimerad eller detaljerad översikt.
Stäng	Stänger sidan och tar dig till översikten av alla roller.

Filtrering av rolltilldelningar

För att enklare kunna navigera trädet med rolltilldelningar så finns det listor med roller, ärendetyp och användare som du kan använda för att reglera vilken information som visas i trädet. Dessa listor funkar så att du markerar en eller flera av de roller/ärendetyper/användare du vill se i trädet och det sker då en automatisk filtrering utifrån dina val.

Tilldela roller

För att tilldela en roll trycker du först på den enhet i trädet som du vill tilldela rollen på. Då öppnas en sidomeny där du kan tilldela roller på den enheten. Du kan också se vilka användare som är tilldelade roller på enheten.

Välj sedan den roll du vill tilldela i den översta listan och sedan den användare som ska få rollen ifrån listan under. När du valt en användare kommer rolltilldelningen att läggas till i en förhandsvisningslista Valda roller att tilldela. Sedan är det bara att lägga till så många rolltilldelningarna du vill innan du gör sista steget och trycker på Tilldela-knappen.

När du har tilldelat rollen så kommer användaren få de rättigheter rollen ger och rolltilldelningen läggs till på enheten. Du kan enkelt ta bort en tilldelad roll genom att klicka på krysset till höger om användarens namn i trädet.

Tips - Ska du tilldela samma roll på enheten till flera användare?

Om du ska tilldela samma roll på enheten till flera användare kan du välja att kryssa i rutan Behåll valda roller att tilldela. Då behålls den roll du valt och du kan välja flera användare i listan att tilldela rollen. Det är ett effektivt sätt att tilldela flera användare samma roll på enheten.

Kopiera rolltilldelning

Det är möjligt att kopiera en enhets rolltilldelningar till en annan, dvs. ska samma användare ha samma roller på två olika enheter kan du göra rolltilldelningen på enhet 1 och sedan kopiera rolltilldelningen till enhet 2.

1. Klicka på enhet vars rolltilldelning du vill kopiera. 2. Klicka på knappen Kopiera tilldelningar till en annan enhet.

3. Klicka sedan på den enhet som du vill kopiera tilldelningarna till, i det här exemplet Skola 2. Vill du justera något i rolltilldelningen så kan du göra det nu. Klicka sedan på Tilldela.

4. Rollerna har nu kopierats till Skola 2.

Ser du inte knappen för att kopiera rolltilldelning?

Ser du inte knappen för att kopiera rolltilldelningar beror det på att ni har en äldre version av DF RESPONS där denna funktionen inte finns.