Generellt

Publicering av formulär

En inloggad användare kan skapa eller arbeta med ett ärende genom att navigera sig fram till rätt sida med systemets huvudmeny. För den publika användaren krävs det dock att sidan för registrering av ärende publiceras. Detta kan göras på två sätt, antingen genom direktlänk eller med hjälp av en IFrame.

Öppna den ärendetypen för vilken du önskar publicera ett formulär. Det gör du genom att gå till administrationssidan för den ärendetyp du vill arbeta med. Klicka på Ärendetyper -> Ärendetypens namn i huvudmenyn och klicka sedan på Formulärslänkar i verktygsfältet på administratörssidan för ärendetypen.

Formulärslänkar

Då visas alla direktlänkar för extern registrering. Det finns alltid en länk till den publika standardvyn. Dessutom visas ytterligare länkar för varje användardefinierad vy för extern registrering. Publicera den länk som är aktuell att använda för de användare som inte har ett användarkonto i DF RESPONS, men som ändå ska kunna registrera ärenden av den aktuella ärendetypen. Detta kan du enkelt göra genom att t.ex. placera länken på er hemsida eller intranät.

Länkar

Ändra/Ta bort ärendetyp

För att ändra eller ta bort en ärendetyp så öppnar du den ärendetypen som du vill arbeta med. Det gör du genom att först klicka på Administrera för den ärendetyp du vill arbeta med.

För att ändra ärendetypens egenskaper klickar du på Egenskaper i verktygsfältet på ärendetypens administratörssida.

Egenskaper

Det går även ta bort en ärendetyp men detta ska i regel endast göras i specifika fall, t.ex. vid utbildning. Effekten av att ta bort en ärendetyp resulterar i att alla registrerade ärenden på den ärendetypen också kommer att tas bort. Aktiviteten kräver dock att användaren har rättigheten Ta bort ärenden på alla registrerade ärenden under den aktuella ärendetypen. Det är rekommenderat att endast systemadministratören har dessa rättigheter.

Inaktivera ärendetypen istället för att ta bort den

Istället för att ta bort en ärendetyp permanent är det möjligt att inaktivera ärendetypen. En ärendetyp inaktiveras genom att egenskapen Inaktiv sätts till Ja. Inga nya ärenden kan ändras eller skapas på en inaktiverad ärendetyp.

Exportera/Importera ärendetyp

Export/import av ärendetyper behöver mycket sällan göras i normala fall, men är användbart om man behöver flytta eller kopiera ärendetyper mellan olika installationer av DF RESPONS.

För att exportera en ärendetyp öppnar du den ärendetypen som du vill exportera. Det gör du genom att först klicka på Administrera för den ärendetyp du vill arbeta med. För att exportera ärendetypen klickar du på Exportera i verktygsfältet på ärendetypens administratörssida.

Exportera

Vid export sparas ärendetypens samtliga inställningar till en xml-fil. Även ärendetypens vyer exporteras. XML-filen kan sedan importeras till DF RESPONS. Länken Importera finns på startsidan som visar alla ärendetyper i systemet.

Import

En ärendetyp som importerats får namnet ”Import” följt av datum och tidpunkt då importen gjordes. Detta för att undvika namnkollision om en ärendetyp med samma namn redan finns i systemet. Efter importen går det förstås att byta till ett lämpligare namn på den nya ärendetypen.

Export/import av en ärendetyp har dock vissa begränsningar när det gäller vyer och vissa fältinställningar. Vyer (av vissa vytyper) kan tilldelas olika användare, grupper och roller, liknande inställningar finns även för vissa fälttyper (t.ex. användarfältet och kommunikationsfältet). Vid import av en ärendetyp med vyer töms alla tilldelade användare, grupper och roller – ärendetypen kan ju importeras till en annan installation av DF RESPONS, med helt andra användare. Om vyer används måste inställningarna för dessa alltså kontrolleras och uppdateras manuellt efter en import. Även NOS-händelser kan ha referenser till användare, grupper, roller eller organisatoriska enheter. Dessa referenser kommer inte att stämma om en ärendetyp överförs från en installation av systemet till en annan. Du bör därför alltid kontrollera NOS-inställningar efter import.