Struktur

Organisationsstrukturen utgör grunden för stora delar av DF RESPONS.

Strukturen beskriver organisationens uppbyggnad och består av ett organisationsträd med enheter på olika nivåer.

Enheter används bland annat för att:

• Organisera ärenden.
• Styra behörigheter.
• Styra regler och automatiseringar.
• Hantera rapportering och statistik.
• Koppla användare till delar av organisationen.

Alla ärenden i DF RESPONS är kopplade till en enhet i organisationsstrukturen.

För att hantera organisationsstrukturen väljer användaren Struktur under Organisation i menyn.

Vem får ändra i strukturen?

För att kunna hantera organisationsstrukturen krävs rättigheten Hantera organisationsstruktur och rättigheter eller subrättigheten Hantera organisationsstruktur på minst en enhet.

Verktyg i organisationsstrukturen

På sidan Hantera organisationsstruktur finns följande verktyg:

Verktyg	Beskrivning
Expandera trädet	Visar hela organisationsträdet.
Komprimera trädet	Fäller ihop organisationsträdet.
Exportera	Exporterar organisationsstrukturen till Excel eller PDF.
Attributgrupper	Hanterar attributgrupper för enheter.
Ny enhet	Skapar en ny enhet i organisationsträdet.

Expanderat eller komprimerat läge

Om organisationsträdet innehåller fler än 100 enheter öppnas det som standard i komprimerat läge.

Organisationsträdet

När systemet är nyinstallerat innehåller organisationstrukturen endast en enhet – den så kallade rot-enheten.

Rot-enheten utgör organisationsträdets högsta nivå och kan inte tas bort.

Vanligtvis används organisationens namn som namn på rot-enheten.

För att visa eller ändra information om en enhet klickar användaren på enhetens namn i organisationsträdet.

Skapa en ny enhet

Nya enheter skapas från den enhet som ska vara överordnad.

Klicka på Ny enhet vid den aktuella enheten.

När enheten skapas anges:

• Enhetens namn.
• En beskrivning (valfritt).
• Titel för eventuella underenheter.

Titeln för underenheter används för att beskriva nästa nivå i organisationstrukturen, exempelvis Förvaltning, Verksamhet eller Enhet.

När uppgifterna är ifyllda klickar användaren på Spara.

Flytta en enhet

Enheter kan flyttas till en annan plats i organisationsträdet om organisationens struktur förändras.

För att flytta en enhet öppnar användaren först den enhet som ska flyttas. Flytten görs därefter genom att välja vilken enhet som ska vara ny Ovanliggande enhet.

Det kan upplevas lite bakvänt eftersom användaren inte flyttar den aktuella enheten i trädet. Istället väljs den nya ovanliggande enheten genom att dra och släppa den i fältet Ovanliggande enhet.

Så här gör du

1. Öppna den enhet som ska flyttas.
2. Leta upp den enhet som ska vara ny ovanliggande enhet i organisationsträdet.
3. Ta tag i ikonen med de två strecken framför den nya ovanliggande enheten.
4. Dra enheten till fältet Ovanliggande enhet.
5. Släpp enheten i fältet.
6. Klicka på Spara.

Släpp enheten i rutan

Muspekaren måste vara innanför fältet Ovanliggande enhet när enheten släpps. Om enheten släpps utanför fältet genomförs inte flytten.

När ändringen sparas flyttas enheten och hela dess understruktur till den nya placeringen i organisationsträdet.

Exempel

Anta att enheten Skola A idag ligger under enheten Grundskolor, men ska flyttas till enheten Anpassad skola.

Då öppnar användaren först enheten Skola A. Därefter dras enheten Anpassad skola från organisationsträdet till fältet Ovanliggande enhet och ändringen sparas.

Efter sparningen kommer Skola A att ligga under Anpassad skola i organisationsträdet.

Ärenden följer med enheten

Om en enhet flyttas följer alla ärenden som är kopplade till enheten med till den nya placeringen i organisationsstrukturen.

Eventuella underenheter flyttas också med och behåller sina inbördes relationer.

Dölja en enhet

Om en enhet inte längre ska kunna användas vid registrering eller handläggning kan den döljas.

När en enhet döljs:

• Finns enheten kvar i systemet.
• Befintliga ärenden finns kvar.
• Nya ärenden kan inte registreras på enheten.
• Enheten blir inte valbar i organisationsträdet.

För att dölja en enhet väljs:

Synlig = Nej

Dolda enheter visas med röd text i organisationsträdet.

Visa en dold enhet

För att åter göra en enhet tillgänglig väljs:

Synlig = Ja

När ändringen sparas blir enheten valbar i systemet igen.

Ta bort en enhet

Om en enhet inte längre behövs kan den tas bort från organisationstrukturen.

För att ta bort en enhet:

1. Markera enheten.
2. Klicka på Ta bort.
3. Bekräfta borttagningen.

Om det finns ärenden kopplade till enheten behöver användaren välja vilken annan enhet som ärendena ska flyttas till innan borttagningen kan genomföras.

När enheten tas bort:

• Enheten tas bort från organisationstrukturen.
• Eventuella underenheter tas bort.
• Rolltilldelningar tas bort.
• Regler kopplade till enheten tas bort.

Överväg att dölja enheten istället

Om enheten innehåller historiska ärenden är det ofta bättre att dölja enheten än att ta bort den.

Då finns både enheten och dess ärenden kvar i systemet.

Attributgrupper

Attributgrupper används för att ge enheter ytterligare egenskaper.

Funktionen används ofta vid integrationer med andra system där organisationstrukturen är grunden för integrationen.

Ett vanligt exempel är integrationer med elevadministrativa system där attribut används för att koppla ihop enheter i DF RESPONS med motsvarande enheter i det externa systemet.

Visa attribut i organisationsträdet

Det går att visa attribut direkt i organisationsträdet.

För att göra detta klickar användaren på Kolumner ovanför organisationsträdet och markerar de attribut som ska visas.

De valda attributen visas därefter som kolumner i organisationstrukturen.

Använd attribut för integrationer

Attribut används ofta för att koppla samman organisationstrukturen i DF RESPONS med andra system utan att organisationsträdet behöver byggas upp på exakt samma sätt i båda systemen.