Ändra ett ärende

För att ändra informationen i ett ärende klickar du på ärendets ID. En sida som påminner mycket om den för registrering av nytt ärende presenteras med ärendets information ifylld. Ett ärende är oftast uppbyggt av flera olika flikar, t.ex. anmälan/rapport, utredning och uppföljning. Exakt vilka fält som visas beror på aktuell vy. Genom att skapa användardefinierade vyer är det möjligt att begränsa vilka fält som är tillgängliga utifrån vissa villkor. Läs mer i Vyer.

Arbetslås

Arbetslåset är ett skydd som innebär att endast en användare åt gången kan utföra ändringar på ett ärende. Den användare som först öppnar ett ärende och har rättighet att ändra ärendet låser samtidigt ärendet en viss tid. Som standard är ärendet låst till dess något av följande alternativ inträffar:

• Användaren stänger ärendet genom att den klickar på:
  • Stäng
  • Spara & stäng
• Användaren loggar ut.
• Användarens s.k. session tar slut, vilket standardmässigt är efter 45 minuter.

För att förhindra att ett ärende är låst längre än nödvändigt, t.ex. om en användare stängt ärendet på fel sätt eller lämnat det öppet på datorn, så är arbetslåset uppbyggt så att låset initialt är en kortare tidsperiod som sedan förlängs om användaren fortfarande arbetar aktivt i ärendet. Om användaren inte arbetar aktivt i ärendet så släpper arbetslåset och ärendet öppnas. För mer information kring inställningarna av arbetslåset, se avsnitt Ärendeminnet.

Om en användare har ett ärende öppet men inte har sparat på länge så kommer det automatiskt upp påminnelser från systemet i form av en pop up-ruta som påminner om att spara ärendet.

En användare kan i högerkolumnen se hur lång tid som är kvar på arbetslåset.

När arbetslåset går ut och inga fler förlängningar görs så skickas användaren till ärendeöversikten.

Så ser du att ett ärende är låst

Det finns flera sätt att se att ett ärende är låst för ändringar, dels i ärendeöversikten och dels inne i ärendet.

I ärendeöversikten syns en symbol med en liten gubbe och ett lås när ärende är låst av en annan användare.

När man går in på ett ärende som är låst så syns en inforuta längst upp på sidan där det står vilken användare som är inne och jobbar i ärendet och därmed låst ärendet.

Om ett ärende är låst så kan andra användare endast läsa innehållet i ärendet men inte komplettera med ny information och därefter spara.

Systemadministratör kan låsa upp ärenden

Som systemadministratör kan du låsa upp ett ärende som är låst av en annan användare. Gå till Inställningar under System i menyn. Klicka på Visa cache, synkronisering och status för schemaläggaren. Spola den rad i ärendeminnet som motsvarar det låsta ärendet. Läs mer om detta under avsnitt Ärendeminnet.

Verktygsrad

När du öppnar ett ärende för ändring finns ett antal kommandon för att spara ärendet, kopiera, avsluta, sekretessbelägga, skriva ut etc. Exakt vilka knappar som visas beror på din behörighet samt inställningar för ärendetypen. Knapparna för dessa kommandon visas i verktygsfältet ovan formuläret.

• Mer
  Knappen innehåller tillgång till Information, Handlingar, Påminnelser, Rättigheter och Ärendelogg.
• Kopiera
  Skapa ett nytt ärende som är en kopia av det befintliga ärendet.
• Ta bort
  Ta bort (radera) det öppna ärendet.
• Sekretessbelägg
  Belägg ärendet med sekretess.
• Avsluta
  Markera ärendet som avslutat. Ärendet avslutas nästa gång det sparas.
• Skriv ut
  Skriv ut det befintliga ärendet. Du kan välja att inkludera loggar och om du endast vill ta med fält med värde i utskriften.
• Spara
  Sparar ärendet utan att stänga det.
• Spara och stäng
  Sparar och stänger ärendet.
• Stäng
  Stänger ärendet – användaren skickas till ärendeöversikten. Om användaren försöker stänga ärendet och inte har sparat sina ändringar så kommer systemet att fråga om ändringarna ska sparas.

Kom ihåg att stänga ärendet på rätt sätt

Det är viktigt att stänga med Stäng eller Spara och stäng knappen när man är klar med ändringar av ärende. Om ett ärende stängs med backknapp eller genom att stänga webbläsarfönstret hålls ärendet låst för andra användare tills skrivlåset släpper samt att vissa regler inte genomförs korrekt.

Ärendelogg

För att se hur ett ärende har ändrats över tid finns en ärendelogg. För att se loggen klickar du på Mer -> Ärendelogg i verktygsfältet. Här ser du på detaljnivå hur ärendets fält har ändrat värden eller om någon varit inne och läst ärendet.

Vill du se detaljerna kring en ändringar så klickar du på pilen till vänster vid händelsen. Du kan också använda knappen Öppna alla längst ner i dialogrutan.

Om loggen ska kunna öppnas upp av användaren styrs av den aktuella vyn. Det är alltså möjligt att med hjälp av vyer dölja loggen för vissa användare. Detta kan vara önskvärt då användaren inte ska kunna ta del av känslig information som kan finnas i loggen. Även om du med hjälp av vyer har dolt ett fält från en användare betyder det inte att användaren inte kan ta del av fältets värde i loggen. För att förhindra detta måste du via vyn dölja hela loggen för användaren.

Filtrera i ärendeloggen

Du kan också filtrera i loggen om du har vill se händelser av typen Ärendet skapat, Ärende ändrat, E-post skickad eller Ärende läst. Det gör du genom att öppna listan Välj filtrering uppe till höger, markerar den händelsetyp du vill se och klickar sedan på Filtrera.

För att ta bort filtreringen öppnar du listan och avmarkerar alternativet och klickar sedan på Filtrera igen.

Syns det inte när någon läst ärendet i loggen?

För att ärendeläsningar, dvs. när någon enbart varit inne och läst ärendet, ska synas i loggen behöver det ställas in på ärendetypens egenskaper. Gå till ärendetypens administrationssida och kontrollera om den egenskapen är aktiv. Läs mer om detta under avsnitt Skapa ärendetyp

Handlingar

Ett ärende kan ha handlingar som finns under Mer -> Handlingar i verktygsfältet. För att ändra vad ska visas på en handling kan man ändra vyn för handlingar. Läs mer om detta under avsnitt Vyer.

För att se eller skriva ut en handling kan man trycka på Visa/Skriva ut handling. Om man vill ladda ner en handling och dess bilagor trycker man på Hämta handling + bilagor. Ta bort handlingen tar bort hela handlingen och dess bilagor. Vissa ärenden kan ha flera handlingar och det går att hämta alla handlingar genom att trycka på Hämta alla handlingar.

Påminnelser

Ett ärende kan ha flera påminnelser som ligger och väntar på att bli skickade. Syftet med funktionen är att påminna den som ansvarar för ett ärende att utföra en viss handling. T.ex. kan påminnelse för synpunkter skickas till den ansvariga handläggaren om hen inte har besvarat synpunkten inom X antal dagar. En påminnelse definieras av ärendetypens flervalsfält. Genom att klicka på knappen Mer -> Påminnelser i verktygsfältet kan du se vilka påminnelser för det aktuella ärendet som ännu inte har skickats iväg. Du kan förhindra att påminnelsen skickas genom att klicka på Ta bort-knappen till höger om påminnelsen. När en påminnelse skickas tas den bort ur listan över aktiva påminnelser. En rad i ärendets logg visar att påminnelsen har skickats.

Avsluta ärende

Om en ärendetyp har egenskapen Kan avslutas= JA finns det en knapp på verktygsfältet för att avsluta det aktuella ärendet. Knappen syns om användaren har rättigheten Avsluta ärenden för den aktuella organisatoriska enheten och ärendetypen. För att avsluta ett ärende klickar du på knappen Avsluta. Ärendet markeras då för avslut och kommer att avslutas nästa gång det sparas.

Ett avslutat ärende kan öppnas upp på nytt genom att användaren åter klickar på knappen Avslutad. Alla användare som har rättighet att avsluta ett ärende kan också öppna upp ärendet igen om det är något som behöver kompletteras eller ändras i ärendet.

Varför är det viktigt att avsluta ärenden?

Vi rekommenderar att ärenden i så stor utsträckning som möjligt avslutas. När stora volymer av ärenden har lagrats i databasen ökar prestanda med andelen ärenden som avslutats. Prestandaförbättringen gäller så länge aktuellt urval inkluderar [Avslutat = Nej].

Sekretessbelägga ärende

Om en ärendetyp har egenskapen Kan sekretessbeläggas= JA så finns en knapp för att ge ett ärende statusen Sekretessbelagt. Knappen syns om användaren har rättigheten Sekretessbelägga ärenden för den aktuella organisatoriska enheten och ärendetypen. För att sekretessbelägga ett ärende klickar du på knappen Sekretessbelägg. Ärendet markeras för sekretess och sekretessmarkeras först när det sparas.

Effekten av att sekretessbelägga ett ärende blir att antalet personer som kan läsa och ändra ärendet begränsas. De enda användarna som har tillgång till ärendet är de som även har rättigheten Hantera sekretessbelagda ärenden för den aktuella organisatoriska enheten och ärendetypen.

Användare som saknar rättigheten att hantera sekretessbelagda ärenden kommer fortfarande att kunna se de sekretessbelagda ärendena i ärendelistan. Dessa användare kan dock inte öppna de sekretessbelagda ärendena. Dessutom ersätts känslig information för sekretessärenden med ett minustecken.

Ta bort ärende

Det är möjligt att ta bort ett ärende. Borttagningen är permanent. För att ta bort ett ärende krävs det att användaren har rättigheten Ta bort ärenden för den aktuella organisatoriska enheten och ärendetypen. Det är rekommenderat att endast ett fåtal administratörer har rättigheten att ta bort ärenden.

Ärenderöstning

Om ärenderöstning är påslaget för ärendetypen så har externa användare möjlighet att rösta på ärenden. Hur många röster ett ärende har fått kan du se under ärendeinformation. Du kan behöva öppna ärendeinformation genom att trycka på Info-knappen i verktygsraden. Det är också möjligt att öppna en namnlista som innehåller mer detaljerad information. I namnlistan går det att se namn på personerna som har röstat, tiden då respektive person skrev under och hur rösterna har fördelats över identitetstyperna (anonymt, kontaktuppgifter och medborgarkonto).

Borttagning av röst

Användare med rättigheten kan ta bort eller avpersonifiera röst. Om avpersonifiering sker fortsätter rösten att räknas men personuppgifter raderas.

Om rösten är borttagen kommer den inte längre att räknas.

Information	Beskrivning
Ta bort	Rösten tas bort och kommer inte att räknas längre.
Avpersonifiera	Användarens personuppgifter raderas på rösten och kommer istället för personuppgifter att visa texten "AVPERSONIFIERAD" (rösten räknas fortfarande).
Avpersonifiera på begäran	Samma som Avpersonifiera men avpersonifieringen markeras med att det var användaren som begärde att hens uppgifter skulle avpersonifieras. Detta är för att förbättra loggar och spårbarhet i systemet.

Ärendekommentarer

Om ärendekommentarer är påslaget för ärendetypen kan du hantera kommentarerna genom att klicka på Kommentarer i verktygsraden. Ett fönster med kommentarerna på ärendet öppnas. Härifrån kan du lägga till nya kommentarer och moderera tidigare meddelanden. Följande åtgärder är tillgängliga:

Åtgärd	Beskrivning
Svara	Svara på kommentaren.
Godkänn	Om du har aktiverat moderering av kommentarer kan du godkänna kommentarer. Ett eventuellt mejl kommer skickas till användaren beroende på inställningar i ärendetypen.
Refusera	Om du har aktiverat moderering av kommentarer kan du välja att inte godkänna kommentarer. Ett eventuellt mejl kommer skickas till användaren beroende på inställningar i ärendetypen.
Ändra	Det är möjligt att redigera samtliga kommentarer, till exempel om du vill ta bort känslig information innan publicering.
Dölj	Du kan välja att dölja kommentarer, det kommer inte skickas iväg något mejl enligt inställningarna i ärendetypen. Använd Refusera-knappen i första hand.
Visa	Du kan välja att visa kommentarer, det kommer inte skickas iväg något mejl enligt inställningarna i ärendetypen. Använd Godkänn-knappen i första hand.
Avpersonifiera	Användarens personuppgifter raderas på kommentaren och kommer istället för personuppgifter att visa texten "AVPERSONIFIERAD" (kommentaren kommer att finnas kvar men vem som gjorde den visas inte). Efter du har valt avpersonifiering så kan du välja om det var på användares begäran eller inte.
Ta bort	Det är möjligt att radera kommentarer som inte är lämpliga.

Ta bort en kommentar

Användare med tilldelade rättigheter kan ta bort eller avpersonifiera kommentarer. Om avpersonifiering sker bevaras kommentaren men personuppgifter raderas. Om kommentaren tas bort raderas den helt, inklusive personuppgifterna.

Munizapp

Om Munizapp är tillgängligt för ärendetypen kan Munizapp-knappen dyka upp i verktygsraden. En vanlig användare kan publicera och validera ärenden om ärendetypen är inställd att tillåta det.

Användare som är inloggad som administratör kan ta bort ärenden lokalt och från Idega. Lokal borttagning tar bort kopplingen mellan ärendet i DF RESPONS och ärendet i Munizapp. Borttagning hos Idega tar bort ärendet från Munizapp.

Det går även att hantera publicering, validering, borttagning och andra händelser kopplat till Munizapp via NOS händelser, läsa mer i NOS (När – Om – Så).

Mina taggar

I Mina taggar kan man skapa sina privata taggar för ärendet. T.ex. favoritmärka ett ärende med speciella taggen Favorit eller göra sina egna taggar. Taggarna som sparas i Mina taggar är personliga och är bara synliga för den användaren som skapar dem. Mina taggar är sökbara i ärendesökningen.

För att skapa en tagg skriver man in taggen man vill ha och trycker sen på Enter eller Tab.
För att ta bort taggen kan man sudda ut den eller trycka på krysset i taggen.