Ändra ett ärende

När ett ärende har registrerats kan det öppnas för att visas, kompletteras eller uppdateras.

Vilken information som visas beror på:

• Ärendetypen.
• Den aktuella vyn.
• Användarens behörigheter.

Genom att använda olika vyer kan olika användare se olika information i samma ärende.

Läs mer om vyer i avsnittet Vyer.

Öppna ett ärende

Ett ärende öppnas genom att klicka på ärendets ID i en ärendelista eller via en länk i ett mejl.

När ärendet öppnas visas de fält och funktioner som användaren har behörighet att använda.

Beroende på hur ärendetypen har konfigurerats kan ärendet vara uppdelat på flera flikar eller steg.

Olika användare kan se olika information

Två användare kan se olika fält och funktioner i samma ärende.

Detta styrs av ärendets vy, användarens behörigheter och eventuella villkor som har konfigurerats på ärendetypen.

Ändra information i ett ärende

När ett ärende öppnas visas den information som användaren har behörighet att se och redigera.

För att ändra ett ärende uppdaterar eller kompletterar användaren informationen i formuläret på samma sätt som vid registrering av ett nytt ärende.

Vilka fält som kan ändras beror på:

• Ärendetypens inställningar.
• Den aktuella vyn.
• Användarens behörigheter.
• Eventuella NOS-regler.

I vissa fall kan fält vara skrivskyddade eller helt dolda beroende på ärendets status, innehåll eller vilken roll användaren har.

När ändringarna är klara kan användaren:

• Klicka på Spara för att spara ändringarna och fortsätta arbeta i ärendet.
• Klicka på Spara och stäng för att spara ändringarna och stänga ärendet.

Om användaren försöker lämna sidan utan att spara kommer systemet att varna om det finns osparade ändringar.

Vyer och NOS-regler kan påverka vilka fält som visas

Vilka fält som användaren kan se och redigera styrs inte enbart av den aktuella vyn.

NOS-regler kan också användas för att visa, dölja eller låsa fält beroende på vilken information som har registrerats i ärendet.

Exempelvis kan ett fält för uppföljning vara dolt när ärendet registreras. Först när användaren anger att en uppföljning ska genomföras visas ytterligare fält där uppföljningen kan dokumenteras.

På samma sätt kan vissa fält bli skrivskyddade eller döljas när ett ärende når en viss status eller när ett visst alternativ väljs i formuläret.

Läs mer om NOS-regler i avsnittet Regler.

Exempel

Ett ärende innehåller fältet Ska uppföljning genomföras?.

Så länge användaren svarar Nej är uppföljningsfälten dolda.

När användaren väljer Ja körs en NOS-regel som automatiskt visar fälten:

• Uppföljningsdatum
• Ansvarig för uppföljning
• Resultat av uppföljning

Formuläret anpassas därmed efter användarens val och visar endast relevant information.

Arbetslås

Arbetslåset skyddar ärendet medan användaren arbetar i det. Syftet är att förhindra att flera användare samtidigt ändrar samma ärende.

Om flera personer skulle kunna spara ändringar i samma ärende samtidigt finns risk att information skrivs över eller går förlorad. Arbetslåset säkerställer därför att endast en användare åt gången kan göra ändringar i ett ärende.

Varför finns arbetslåset?

Arbetslåset minskar risken för att ändringar går förlorade när flera användare arbetar med samma ärende.

Andra användare kan fortfarande öppna och läsa ärendet, men kan inte spara några ändringar så länge arbetslåset är aktivt.

Se om ett ärende är låst

I ärendeöversikten visas en symbol bredvid ärendets ID som visar om arbetslåset är aktivt.

• Röd symbol – en annan användare har arbetslåset på ärendet.
• Grön symbol – den inloggade användaren har arbetslåset på ärendet.

Om en användare öppnar ett ärende som är låst av någon annan visas en informationsruta som anger vem som arbetar i ärendet.

Användaren kan fortfarande läsa informationen i ärendet men kan inte spara några ändringar förrän arbetslåset har släppts.

Hur länge gäller arbetslåset?

Arbetslåset visas som giltigt i upp till 45 minuter. Detta är den längsta tid som låset kan ligga kvar om ärendet lämnas öppet utan aktivitet.

Arbetslåset släpps direkt när användaren:

• Klickar på Spara och stäng.
• Klickar på Stäng.
• Loggar ut från systemet.

Om användaren stänger ärendet på ett felaktigt sätt, exempelvis genom att stänga webbläsaren eller fliken, ligger arbetslåset kvar tills systemet har kontrollerat att användaren inte längre är aktiv.

Detta tar normalt cirka 15 minuter.

Stäng alltid ärendet på rätt sätt

Användaren bör alltid använda Stäng eller Spara och stäng när arbetet är klart.

Då släpps arbetslåset direkt och andra användare kan fortsätta arbeta med ärendet utan onödig väntetid.

Påminnelse om att spara

Om ett ärende har varit öppet under en längre tid utan att sparas visar systemet en påminnelse.

Syftet är att minska risken för att arbete går förlorat om användarens session skulle avslutas.

Överta arbetslåset från sig själv

Om en användare av misstag har låst ett ärende, exempelvis genom att stänga webbläsaren eller om ärendet har öppnats i flera flikar samtidigt, kan användaren överta arbetslåset från sig själv.

Kontrollera att ärendet inte är öppet någon annanstans

Innan arbetslåset övertas bör användaren kontrollera att ärendet inte är öppet i en annan webbläsare eller flik.

Om det finns osparade ändringar i den tidigare sessionen kommer dessa ändringar inte att kunna sparas och kan gå förlorade när arbetslåset övertas.

Verktygsfältet

När ett ärende är öppet visas ett verktygsfält med tillgängliga funktioner.

Vilka knappar som visas beror på användarens behörigheter och inställningarna för ärendetypen.

Funktion	Beskrivning
Mer	Ger tillgång till relaterade funktioner såsom handlingar, påminnelser och ärendelogg.
Kopiera	Skapar ett nytt ärende baserat på det aktuella ärendet.
Ta bort	Tar bort ärendet permanent.
Sekretessbelägg	Markerar ärendet som sekretessbelagt.
Avsluta	Markerar ärendet som avslutat.
Arkivera	Arkiverar ett avslutat ärende.
Skriv ut	Skriver ut ärendet.
Spara	Sparar ändringarna utan att stänga ärendet.
Spara och stäng	Sparar ändringarna och stänger ärendet.
Stäng	Stänger ärendet.

Stäng alltid ärendet på rätt sätt

Använd Stäng eller Spara och stäng när du är klar.

Om webbläsarfönstret stängs direkt kan arbetslåset ligga kvar tills det automatiskt löper ut.

Ta bort ett ärende

Det är möjligt att ta bort ett ärende permanent.

För att ta bort ett ärende krävs behörigheten Ta bort ärenden för den aktuella ärendetypen och organisatoriska enheten.

Åtgärden kan inte ångras

När ett ärende tas bort raderas informationen permanent.

Det rekommenderas att endast ett fåtal administratörer har denna behörighet.

Sekretessbelägga ett ärende

Om ärendetypen har stöd för sekretess kan ett ärende markeras som sekretessbelagt.

För att sekretessbelägga ett ärende krävs behörigheten Sekretessbelägga ärenden.

När ett ärende sekretessbeläggs begränsas åtkomsten till användare som har rättigheten Hantera sekretessbelagda ärenden.

Användare som har behörighet att sekretessbelägga kan också ta bort sekretessen på ett ärende.

Sekretessbelagda ärenden visas med en låssymbol och orange markering i ärendeöversikten.

Sekretess påverkar åtkomsten

Användare utan behörighet kan fortfarande se att ärendet finns i listor men kan inte öppna det.

Känslig information ersätts med ett minustecken i ärendelistor och sökresultat.

Avsluta ett ärende

Om ärendetypen tillåter avslut kan användare med behörigheten Avsluta ärenden avsluta ärendet.

Ett avslutat ärende kan senare öppnas igen om ytterligare arbete behöver utföras.

Varför avsluta ärenden?

Vi rekommenderar att ärenden avslutas när arbetet är färdigt.

Det förbättrar översikten och kan även ge bättre prestanda när stora mängder ärenden hanteras.

Arkivera ett ärende

Avslutade ärenden kan arkiveras av användare som har behörigheten Arkivera ärenden.

Ett arkiverat ärende:

• Är skrivskyddat.
• Kan endast öppnas av behöriga användare.
• Kan återställas vid behov.

För att läsa arkiverade ärenden krävs behörigheten Läsa arkiverade ärenden.

Läs mer

Följande funktioner beskrivs på egna sidor:

• [Ärend-log.md
• Handlingar ders.md
• [Ätter-comments.md
• [Ärenderöstning](matter-voting.md