Skapa handlingar

Att skapa handlingar till ett ärende kan göras på flera sätt men involverar oftast följande konfigurationsområden:

• Skapa dokumentmall för handlingen
• Skapa NOS som i sin tur skapar handlingen

Skapa dokumentmall

I detta exempel baserar vi handlingen på en Microsoft Word-mall. Mallen kan innehålla ärende-taggar samt speciella taggar avsedda för Word-mallar.

Dokumenttyper

Mallar kan vara baserade på flera filtyper, t.ex. Word, Text och PDF (formulär).

Det går att placera information i de flesta Word-elementen såsom sidhuvud, sidfot och tabeller men huvudsakligen används paragrafer för själva ärende-informationen. Nedan visas ett exempel på en enkel mall som innehåller både ärende-taggar och Word-taggar.

Ärende-taggar

Mallen kommer att ersätta ärende-taggar med värden för det aktuella ärendet. [mer info]

Word-taggar

Word-taggar är speciella taggar som gör det möjligt att påverka innehållet beroende på vilken information som mallen matas med.

En Word-tagg har följande format: ¤¤{id}{-nivå}{:kommando{(parametrar)}}¤¤

• id - Ett värde som identifierar stycket.
• nivå - Ett numeriskt värde som identifierar nivån (hierarki) för stycket.
• kommando - Ett eller flera kommando som anger hur stycket ska bete sig.
  • parametrar - Vissa kommandon har ytterligare parametrar.

Exempel

¤¤s1-1:req(p1)¤¤Första sektionen

Denna Word-tagg anger att stycket har id s1 och har högsta nivån i hierarkin, nämligen 1. Stycket ska dessutom endast synas om stycket med id p1 är synligt.

Standard-beteendet för ett stycke som innehåller Word-tagg är att det döljs om det saknar innehåll men vi kan tvinga det att vara kvar med hjälp av kommandot keep:

¤¤p2-2:keep¤¤##FIELD_920##

I detta fall skulle sektionen fortfarande synas och således ta upp plats i den genererade handlingen oavsett om fältet med id 920 innehåller någon information eller ej.

Automatisk styckegenerering

Det är möjligt att generera ärende-information automatiskt om handlingen utgår från ett ärendes aktuella status (se NOS nedan):

• Aktuell vy eller specifik vy. Observera att en vy måste vara tillgänglig för att funktionen ska fungera.
  • Aktuell vy kan t.ex. vara vyn som används vid extern/intern registrering eller intern hantering av ärende.
  • Specifik vy anger en vy av typen Handlingar.
• Vid extern/intern registrering och intern hantering av ärende så finns information tillgänglig av vilka fält som ingår i vyn men också vilka fält som av någon anledning är dolda. De är möjligt att exkludera dessa fält från att automatiskt läggas till i handlingen.

Allt som behöver göras är att lägga till Word-taggarna ¤¤FIELD_TITLE¤¤ respetive ¤¤FIELD_DATA¤¤ i Word-mallen. Baserat på inställningarna för automatisk status så kommer alla matchande fält läggas till i mallen med start från det stycke med Word-taggen ¤¤FIELD_DATA¤¤. Styckena som innehåller dessa specialtaggar kommer tas bort och dyker alltså inte upp i den färdiga handlingen.

Formatering

Fördelen med att ha separata taggar för titel och data är att vi kan ha olika formatering för de genererade styckena. Den formatering som gäller för Word-taggarnas stycken används också i de genererade styckena.

Exempel

MALL

HANDLING

Kommandon

Namn	Beskrivning
req	Styr krav på synlighet relativt andra stycken identifierade med Word-tagg. Kommandot stödjer parametrar på formatet ({id}(&|){id}), t.ex. req(p1&p2) alternativt req(p1|p2) som betyder att "p1 och p2 ska vara synliga" respektive "p1 eller p2 ska vara synliga" för att det aktuella stycket.
keep	Anger att stycket ska behållas trots tomt innehåll.
logo	Lägger till applikationslogotypen i dokument. Kommandot stödjer parametrar på json-formatet, t.ex. {width:50,height:50,wrap:4}: - width: bildens bredd i punkter - height: bildens höjd i punkter - wrap: textens radbrytning i förhållande till bilden, 0 = i nivå, 1 = över och under, 2 = kvadrat, 3 = framför, 4 = tätt, 5 = genom, 6 = bakom tips! - om bredd eller höjd utelämnas så skalas bilden enligt den angivna storleken

Bearbetning av taggar

Det är möjligt att referera till taggar överallt i hierarkin men följande regel måste följas:

Stycket med en högre nivå (lägre nummer) kan ta hänsyn till stycken med lägre nivå (högre nummer). Har två stycken samma nivå så kan det stycket med högre ordning (kommer före i mallen uppifrån sett) ta hänsyn till stycke med lägre ordning, men inte tvärtom.

NOS-konfiguration

Nästa steg är att göra en regel som skapar handlingen. En handling kan t.ex. skapas när ett ärende registreras, när det avslutas eller beroende på vissa val i ärendeprocessen.

I det här exemplet ska en handling av en utredning skapas när ärendet avslutas.

Regel - Skapa handling

1. Välj vilket flöde regeln ska ligga i eller skapa ett nytt flöde. Välj att lägga till en flödesdel.
2. Ge regeln ett namn. Det är bra med ett namn som gör det enkelt att identifiera regeln i flödesöversikten.
3. Välj vid vilka lägen som regeln ska vara aktuellt. Här ska regeln gälla vid Användardomän= internt och Ärendeläge= ärendeuppdatering.
4. Välj händelsen Ärende skapas/sparas - System. Välj meddelning Före.
5. Lägg till villkor Ärende - Egenskapsstatus. Ge villkoret ett alias, sätt Ärendeevaluering= Med aktuellt tillstånd och Ärendejämförelse= Med föregående tillstånd (sidladdning).
6. Välj på Avslutat-status alternativet Kommer avslutas.
7. Lägg till resultat Skapa handling. Välj Upprättad på riktning och välj Dokumentmall som Typ. Välj rätt dokumentmall och ange en avsändare samt mottagare. Ge sedan handlingen en titel samt en beskrivning (ej obligatoriskt).
8. Spara regeln.

Vi har nu skapat en regel som säger att när ett ärende sparas (uppdateras) av en inloggad användare, om ärendet kommer avslutas så skapa en handling av utredningen.

Känner du dig osäker, fråga innan du skapar/aktiverar nya regler

Reglerna som byggs upp i systemet påverkar varandra och vissa lösningar är mer komplexa i sin struktur än andra. Känner du dig osäker på hur du ska göra eller vilka konsekvenser som din nya regel kan få för lösningen, kontakta Digital Fox innan du gör några ändringar i systemet.

För information om hur NOS-systemet fungerar och vilka olika val som finns, se avsnitten om NOS (När-Om-Så) och NOS egenskaper under rubriken Ärendetyper.