Dokumentmallar

Dokumentmallar används för att skapa dokument baserade på information från ett ärende. När dokumentet skapas hämtar systemet information från ärendet och infogar den i dokumentmallen med hjälp av referenstaggar.

Dokumentmallar används bland annat för:

• Beslut
• Utredningar
• Anteckningar
• Automatiskt skapade handlingar via NOS

Dokumentmallar kan användas både i kommunikationsfält och i automatiserade processer via NOS.

För att administrera dokumentmallar går du till ärendetypens administratörssida och klickar på Dokumentmallar i verktygsfältet.

Dokumentmallar använder referenstaggar

Referenstaggar gör det möjligt att automatiskt fylla dokument med information från ärendet utan manuell hantering.

Exempel på information som kan hämtas:

* Ärendenummer
* Registreringsdatum
* Handläggare
* Uppgifter från formulärfält
* Organisation och enhet

Klicka på **Visa hjälp för mallar** för att se vilka taggar som finns tillgängliga för den aktuella ärendetypen.

Skapa en dokumentmall

För att skapa en ny dokumentmall klickar du på Ny dokumentmall på sidan för dokumentmallar.

Ange därefter:

• Ett namn på mallen.
• Ett filnamn för det dokument som ska skapas.
• Typ av dokumentmall.

I filnamnet kan referenstaggar användas. Exempelvis kan taggen ##MATTER_ID## användas för att inkludera ärendets ID i dokumentets filnamn.

När dokumenttypen har valts klickar du på Skapa mall. Beroende på vald dokumenttyp visas därefter olika inställningar. För Word- och PDF-mallar behöver en mallfil laddas upp innan mallen kan användas.

När dokumentmallen har sparats kan den användas i kommunikationsfält och NOS-regler som skapar handlingar.

Dokumenttyper

DF RESPONS stödjer tre typer av dokumentmallar.

Dokumenttyp	Användningsområde
Word	Dynamiska dokument baserade på Word-mallar och referenstaggar.
PDF-formulär	Färdiga PDF-formulär där formulärfält fylls i automatiskt.
Text	Enklare dokument baserade på text och referenstaggar.

Rekommenderad dokumenttyp

För de flesta användningsområden rekommenderas Word-mallar. De är enklare att underhålla, ger stor flexibilitet och fungerar väl tillsammans med referenstaggar.

Word-mall

Word-mallar bygger på ett vanligt Word-dokument där referenstaggar placeras på de platser där information från ärendet ska infogas.

När dokumentet skapas ersätts taggarna med information från det aktuella ärendet och ett nytt dokument genereras.

Word-mallar är den vanligaste typen av dokumentmall och lämpar sig för exempelvis beslut, protokoll, utredningar och andra verksamhetsdokument.

Vägledning i hur du bygger en Word-mall

Gå till avsnittet Skapa handlingar för mer information om hur dokumentmallar byggs upp och hur referenstaggar används i dokument.

PDF-mall

PDF-formulärsmallar används när dokumentet måste följa ett förutbestämt formulär. För att använda denna dokumenttyp krävs att PDF-filen innehåller formulärfält som kan fyllas i av systemet.

Fälten i PDF-dokumentet kopplas mot information i ärendet, och när dokumentet skapas fyller systemet automatiskt i formuläret.

Text-mall

Textmallar används när innehållet huvudsakligen består av text och referenstaggar. De lämpar sig för dokument där avancerad layout, tabeller eller annan formatering inte behövs.

När dokumentet skapas ersätts taggarna med information från ärendet och dokumentet genereras som text eller PDF.