E-arkiveringskonfiguration¶

Innan du kan välja vilka ärenden som ska ingå i en paketfil behöver en e-arkivskonfiguration skapas. Denna konfiguration säger vilken ärenden som ska följa med i paketfilen genom att välja vilka ärenderelationer som ska vara aktiva och inaktiva.

Om det inte finns några ärenderelationer är det däremot betydligt enklare att skapa en e-arkivskonfiguration.

Skapa en ny konfiguration¶

E-arkivskonfigurationer finns i huvudmenyn under System > E-arkivering > Konfigurera e-arkivering.

För att skapa en e-arkivskonfigurering väljer du alternativet Ny e-arkivering.

Välj därefter vilken ärendetyp/modul som ska e-arkiveras. I bilden nedan har vi valt Avvikelsehantering som exempel.

Nu visas ett formulär där vi kan ställa in hur e-arkiveringskonfigurationen ska se ut.

Det första valet är arkiveringsstandard, vilket är det sätt som paketfilen kommer att struktureras. Riksarkivet är förvalt alternativ och det är den som svenska myndigheter normalt sett ska välja.

När du bestämmer namn på e-arkivering rekommenderar vi namnet på standarden och ett fåtal ord om relationerna, exempelvis Riksarkivet alla relationer för att säga att Riksarkivet är valt som arkiveringsstandard och att alla relationer är satta till Ja. Du kan skriva en längre beskrivning i rutan undertill. Tänk på att det kan vara enklast att fylla i namnet allra sist när alla andra val är gjorda.

Aktiv anger om e-arkivskonfigurationen ska vara aktiv och därmed synas på ärendeöversikten. Välj Ja om du vill att e-arkivskonfigurationen ska synas och kunna startas via ärendeöversikten. Välj annars Nej för att dölja den.

Välja relaterade ärenden att inkludera¶

Många ärendetyper i DF RESPONS är uppbyggda kring relationer. Det innebär att det kan finnas ärenden med ett eller flera underliggande ärenden, såsom olika anteckningar till ett ärende (det vill säga, via en ärendetyp för anteckningar). Genom ärenderelationer styrs vilka relationer som ska vara aktiva och därmed också vilka underärenden (exempelvis anteckningar) som följer med i paketfilen. Om det inte finns några ärenderelationer för den aktuella ärendetypen visas bara en tom lista.

För att vara säker på att all nödvändig information följer med i paketfilen är det därför viktigt att ställa in hur långt (eller rättare sagt hur djupt) DF RESPONS ska följa kedjan av relaterade ärenden. Det enklaste sättet är att låta all relaterad information följa med för ett ärende. Det är också standardalternativet i DF RESPONS eftersom alla rullgardinslistor har värdet Ja.

Men det innebär också att ett enda ärende kan ha många relationer till andra ärendetyper vilket kan resultera i stora mängder ärenden som inte är relevanta. När det finns relationer mellan ärendetyper som kan bilda stora cirklar är det viktigt att helt eller delvis inaktivera relationen. På så vis begränsas mängden oönskad information (det finns dock ingen risk för dubbletter).

Det finns tre alternativ för hur aktiv en ärenderelation ska vara och dessa val styr hur djupt relaterade ärenden ska hämtas.

Alternativet Ja innebär att alla relationer följer med i paketfilen oavsett hur långt bort de befinner sig i kedjan av relationer. Det är standardalternativet i DF RESPONS. Vi kan ta ett exempel utifrån bilden nedan, där ärende A väljs för e-arkivering. Då följer alla relaterade ärenden med i paketfilen, det vill säga både det valda ärendet A och alla de relaterade ärendena B, C, D och E. Man kan säga att relationen därmed blir aktiv.
Alternativet Ja (endast 1 nivå) betyder att enbart den första nivån i kedjan följer med i paketfilen. Då följer bara det valda ärendet A, samt det relaterade ärendet B, med i sin helhet. De övriga relaterade ärendena (C, D och E) följer inte med alls i paketfilen. Relationen blir därmed bara delvis aktiv.
Alternativet Nej, inga betyder att inga relaterade ärenden följer med alls i paketfilen. Då följer bara det valda ärendet med, det vill säga ärende A. Men de relaterade ärendena B, C, D och D följer däremot inte med. Relationen blir därmed inaktiv.

Bilden nedan illustrerar de tre olika alternativen för ärenderelationer:

Använd följande lathund när du ska välja djup på relationerna:

Om du vill att...	...gör så här
Alla relaterade ärendetyper ska följa med i paketfilen	Välj Ja för den relaterade ärendetypen. Det resulterar i det största antalet ärenden.
Bara de första relaterade ärendetyperna ska följa med i paketfilen	Välj Ja (endast 1 nivå) för den relaterade ärendetypen. Det resulterar i att bara den närmast relaterade ärendena följer med i paketfilen.
Inga relaterade ärenden ska följa med i paketfilen	Välj Nej, inga för den relaterade ärendetypen. Det resulterar i det minsta antalet ärenden.

Relationen kan bevaras även om ärendet inte följer med¶

När ett ärende har valts för e-arkivering, och det ärendet har en relation till ett annat ärende som inte följer med i paketfilen, kommer relationen i stället att representeras av ärendets ID-nummer. Det vill säga, om ärende A väljs för e-arkivering samtidigt som alternativet Nej, inga är valt, följer ett ID-nummer med till ärende B. Däremot följer ärende B inte med alls. Med andra ord bevaras fortfarande relationen mellan ärende A och B även om ärende B inte följer med i paketfilen.

Samma sak gäller när man väljer Ja (endast 1 nivå). Då kommer relationen mellan A och B att bevaras, liksom relationen mellan B och C. Däremot följer inte ärende C med i paketfilen eftersom den ligger på andra nivån i kedjan.

Notera att det är skillnad på riktade relationer och länkade relationer. En riktad relation är riktad åt enbart ett håll, exempelvis från A till B. En länkad relation är riktad åt båda hållen, från A till B men också från B till A. Detta illustreras i bilden nedan.

För att bevara relationen mellan två ärenden krävs det att relationen antingen är länkad eller riktad i rätt riktning. Det vill säga, om du väljer att arkivera ärende A måste relationen vara riktad från A till B. Då bevaras relationen. Om relationen i stället går åt andra hållet (från B till A) bevaras inte relationen. Det finns nämligen ingen information i ärende A om att det finns en relation från B till A.

Av dessa skäl är det viktigt att undersöka vilken typ av relation som finns mellan ärenden (huruvida de är länkade eller riktade) när e-arkivskonfigurationen skapas, i synnerhet för att vara säker på att all nödvändig information följer med i paketfilen.

Undvik att ändra en använd konfiguration

När en e-arkivskonfiguration är skapad och använd (det vill säga ett e-arkiveringsjobb har genomförts med den aktuella konfigurationen) rekommenderar vi starkt att e-arkivskonfigurationen inte ändras. Skapa hellre en helt ny konfiguration. Det beror på att jobbet är kopplat till en konfiguration och om en ändring görs i konfigurationen kan det framstå som att jobbet utgick från andra relationer än vad det hade från början.