Starta e-arkiveringsjobb

För att starta ett e-arkiveringsjobb går du till ärendeöversikten och söker fram de ärenden som ska ingå i paketfilen. Därefter kan du välja vilken e-arkivskonfiguration som e-arkiveringsjobbet ska utgå ifrån samt vilka ärenden som ska ingå i e-arkiveringsjobbet.

Två sätt att välja ärenden

Det finns två sätt att välja vilka ärenden som ska e-arkiveras:

• Kryssa i valfria ärenden. Då kommer bara de valda ärenden du själv har valt att e-arkiveras och ingå i paketfilen.
• Kryssa inte i något ärende. Då kommer alla ärenden för den aktuella sökningen att väljas för e-arkivering och ingår därmed i paketfilen.

Relaterade ärenden

Om e-arkivskonfigurationen är inställd på att ta med relaterade ärenden kommer även dessa att ingå i paketfilen, utöver de valda ärendena.

När ärendena som ska ingå i e-arkiveringen är valda är nästa steg att påbörja e-arkiveringsjobbet. Välj E-arkivering i verktygsraden på ärendeöversikten och klicka sedan på någon utav de e-arkiveringskonfigurationer som skapats tidigare.

Fyll i obligatoriska uppgifter

När ett e-arkiveringsjobb startas dyker en ruta upp som informerar om antalet valda ärenden. Dessutom visas ett antal fält som måste fyllas i för att paketfilen ska skapas, däribland organisation och person som är ansvarig för paketfilen.

Det är viktigt att dessa uppgifter fylls i korrekt. Då kan det externa e-arkivet som tar emot paketfilen för bevarande höra av sig till kontaktpersonen om det uppstår några problem.

När uppgifterna är ifyllda klickar du på knappen Starta. Då startar systemet e-arkiveringsjobbet i bakgrunden och du kan fortsätta att arbeta vidare i systemet. Om det handlar om många ärenden kan det ta lång tid.

Hur lång tid e-arkiveringen tar

Man kan räkna med att det i genomsnitt tar 0,15 sekunder att e-arkivera ett enda ärende. Det innebär att det tar nästan 13 minuter att arkivera 5 000 ärenden. I bilden nedan visas den ungefärliga tiden det tar att arkivera ett visst antal ärenden.

Den faktiska tiden kommer dock variera dels beroende på hur komplex modulen/ärendetypen är, antal bifogade filer och handlingar, belastningen på systemet, samt antalet samtidiga inloggade användare. Av det skälet rekommenderar vi att e-arkiveringen genomförs när få använder systemet.

Felsökning

Fel	Lösning
Menyn E-arkivering syns inte	För att alternativet E-arkivering... ska synas i menyn på ärendeöversikten måste du först ha rättigheten Hantera e-arkiv samt ha skapat en e-arkivskonfiguration som är aktiv.
Min e-arkiveringskonfiguration finns inte i menyn	Kontrollera att e-arkivskonfigurationen är aktiv. En inaktiv konfiguration kommer nämligen att döljas från menyn.