Gallring

Gallringsfunktionen används för att ta bort information från ett eller flera ärenden.

Gallring kan användas för att:

• Ta bort information i specifika fält.
• Ta bort handlingar.
• Ta bort ärendeloggar.
• Ta bort bilagor.
• Ta bort hela ärenden.

Vilken information som tas bort styrs av den gallringsvy som används.

Gallring kan inte ångras

När gallring har genomförts går den gallrade informationen inte att återställa.

Det enda sättet att återfå informationen är att återställa databasen från en säkerhetskopia.

Gallringsvyer

Vad som ska gallras definieras i en gallringsvy.

Gallringsvyn skapas på ärendetypens sida för vyer och styr vilka uppgifter som ska tas bort när gallringen genomförs.

Det går att skapa flera gallringsvyer för samma ärendetyp om olika uppgifter ska gallras vid olika tidpunkter.

Exempel:

• Kontaktuppgifter gallras efter två år.
• Bilagor gallras efter tre år.
• Hela ärendet gallras efter fem år.

Endast användare som är behöriga till gallringsvyn kan genomföra gallringen.

Gallring sker manuellt

Gallring genomförs alltid manuellt av en användare.

Av säkerhetsskäl finns ingen funktion som automatiskt startar och genomför gallring.

Innan gallring genomförs behöver användaren därför söka fram de ärenden som ska omfattas av gallringen.

Gallringsvyer används ofta tillsammans med sparade sökningar

Många verksamheter använder sparade sökningar för att hitta de ärenden som uppnått sin gallringsfrist.

Gallringen utförs från ärendeöversikten.

1. Sök fram de ärenden som ska gallras.
2. Markera ett eller flera ärenden i ärendelistan.
3. Välj önskad gallringsvy under Verktyg.
4. Bekräfta gallringen.

När gallringen har genomförts tas den information bort som definieras i den valda gallringsvyn.

Kontrollera gallringsvyn noggrant

En felaktigt konfigurerad gallringsvy kan få omfattande konsekvenser.

Kontrollera därför alltid:

• Vilka fält som kommer att gallras.
• Om handlingar kommer att tas bort.
• Om loggar kommer att tas bort.
• Om hela ärenden kommer att tas bort.
• Vilka användare som har rätt att genomföra gallringen.

Kontrollera gallringsinställningarna innan användning

Beroende på hur gallringsvyn har konfigurerats kan betydligt mer än fältvärden tas bort.

En gallring kan exempelvis omfatta handlingar, loggar, bilagor eller hela ärenden.

Säkerställ därför alltid att du vet exakt vad den aktuella gallringsvyn gör innan gallringen genomförs.