Visa e-arkiveringsjobb

När ett e-arkiveringsjobb har startats kan man visa vilka jobb som har påbörjats och vilka som har genomförts. Dessa jobb hittas i menyn under System > E-arkivering > Genomförda e-arkiveringsjobb.

Ett kort för varje jobb

Varje e-arkiveringsjobb representeras av ett kort. Kortet visar dels aktuell status på jobbet (såsom antal ärenden och när jobbet startades), dels vilka ändringar som gjorts på ärendena som ingår i jobbet (såsom när ärendena arkiverades och gallrades).

Överst till vänster på kortet visas en titel med namnet på e-arkivskonfigurationen med jobbets ID-nummer inom parentes. I bilden nedan är det Riksarkivet alla relationer (ID 1). ID-numret kan vara bra att känna till om man vill kontrollera vad som hänt med e-arkiveringsjobbet i systemloggen. Till höger om titeln visas vilken ärendetyp/modul kortet avser, det vill säga Avvikelsehantering i exemplet nedan.

Notera att paketfilen kan innehålla andra ärendetyper som hämtas in genom ärendetypens ärenderelationer. Avvikelsehantering kan exempelvis innehålla ärenden för riskanalyser. Det enklaste sättet att se om det finns några andra ärendetyper än avvikelsehantering är att jämföra Antal valda ärenden med Totalt antal ärenden (det totala antalet ärenden visas först när jobbet är klart). Om de två talen stämmer överens innebär det att inga ytterligare ärenden har kommit med genom relationerna. Om det totala antalet ärenden är högre innebär det däremot att ytterligare ärenden har hämtas in genom ärenderelationerna – några av dessa ärenden kan vara från andra ärendetyper. Ett exempel när det gäller avvikelsehantering är att riskanalyser kommer ligga som separata ärenden.

På kortet, låt musmarkören vila över exempelvis Antal valda ärenden och Totalt antal ärenden för att få fram en hjälpbeskrivning som beskriver vad respektive etikett betyder. Ett frågetecken ? visas vid vissa etiketter medan jobbet pågår.

Status för e-arkiveringen

Ett e-arkiveringsjobb kan ha olika status beroende på var i processen jobbet befinner sig. Bilden nedan visar processen från början till slut.

Innebörden av olika status förklaras i tabellen nedan.

Status	Förklaring
Startad	E-arkiveringsjobbet har startat och pågår. Det kan ta lång tid beroende på hur många ärenden som har valts för e-arkivering och hur många relaterade ärenden som finns.
Klar	E-arkiveringsjobbet slutfördes utan problem. Paketfilen kan nu laddas ned.
Slutfördes med varningar	E-arkiveringsjobbet slutfördes, men det saknas filer som inte kunde hittas (exempelvis handlingar samt bifogade filer från användare). Det går dock bra att ladda ned paketfilen som innehåller alla de filer som faktiskt hittades.
Misslyckades	Ett okänt fel uppstod under e-arkiveringsjobbets gång. Det är ett tekniskt fel som kräver support från Digital Fox. Mer information om felet finns beskrivet i systemloggen.
Validering misslyckades	Den automatiska valideringen av XML-filer misslyckades. Notera att detta kan uppstå vid problem i internetuppkopplingen. Då kan problemet åtgärdas genom att starta jobbet på nytt. I övriga fall kräver det support från Digital Fox. Mer information om felet finns beskrivet i systemloggen.
Godkänd	Jobbet är godkänt av användaren. Knappen dyker bara upp när jobbet är klart och paketfilen har laddats ned. När jobbet är godkänt raderas även paketfilen från DF RESPONS och den går inte längre att ladda ned.
Gallrad	Alla ärenden som ingår i jobbet har permanent raderats från DF RESPONS. För att kunna gallra ärenden måste jobbet först ha blivit godkänt.

I bilden nedan visas ett kort som har fått statusen Klar. Notera att vänsterkanten på kortet är färgad grön för att symbolisera att jobbet är klart.

Notera att tidpunkten för nedladdad visar tidpunkten när paketfilen senast laddades ned. Samma princip gäller även för arkiverad som visar tidpunkten när ärendena (som ingår i jobbet) senast arkiverades genom arkiveraknappen. Det är dock fortfarande möjligt att arkivera och avarkivera enskilda ärenden, vilket inte förändrar tidpunkten som visas på kortet. Vill du däremot ta reda på vilka tillfällen som paketfilen har laddats ned, eller när ärendena arkiverats, finns tidpunkterna registrerade i systemloggen.

Vad knapparna på kortet gör

Knapp	Förklaring
Ladda ner	Laddar ner en ZIP-fil med paketfilen. Tidpunkten för den senaste nedladdningen visas även på kortet. Knappen syns när e-arkiveringsjobbet är klart.
Arkivera	Ändrar alla ärenden som ingår i e-arkiveringsjobbet till statusen arkiverad. Tidpunkten för när alla ärendena arkiverades via arkiveraknappen visas också på kortet. När ärendena har arkiverats via kortet försvinner arkiveraknappen och knappen Avarkivera dyker i stället upp.
Avarkivera	Ändrar alla ärenden som ingår i e-arkiveringsjobbet till statusen icke arkiverad. Det vill säga, ärendena återfår sin status som de hade innan de arkiverades. Tidpunkten för när du senast tryckte på knappen visas också på kortet. Knappen syns endast efter att ärendena har arkiverats via kortets arkiveraknapp.
Godkänn	Godkänner e-arkiveringsjobbet och raderar ZIP-filen. Knappen syns efter att paketfilen har laddats ned. Vi rekommenderar att du godkänner e-arkiveringsjobb efter att paketfilen framgångsrikt har importerats av det externa e-arkivet för bevaring.
Gallra	Gallraknappen raderar alla ärenden som tillhör e-arkiveringsjobbet inklusive deras bilagor, handlingar, loggar med mera. Tidpunkten för när ärendena gallrades via kortet (med hjälp av gallraknappen) visas också på kortet. För att gallraknappen ska synas måste jobbet vara godkänt.
Ta bort	Tar bort kortet så att det inte längre är synligt i listan. Kortet och en förteckning över vilka ärenden som ingick i e-arkiveringsjobbet finns dock fortfarande kvar i systemet av tekniska skäl, även om ett borttaget kort inte längre är synligt i listan med kort.

Notera: Kom ihåg att arkivera och e-arkivera är två olika saker och att arkiveraknappen på kortet bara arkiverar ärenden inom DF RESPONS.

Arkivera på kortet stänger inte ärenden

Arkiveraknappen på kortet skiljer sig från arkiveraknappen inuti i ett ärende. När du klickar på arkiveraknappen på kortet för e-arkiveringsjobbet kommer öppna ärenden att förbli öppna och stängda ärenden förbli stängda. Arkiveraknappen inuti ett ärende, å andra sidan, kräver att ett ärende först måste stängas innan det kan arkiveras.

Felsökning

Fel	Lösning
Jobbet blir aldrig färdigt	Hämta sidan igen (eller använd kortkommandot F5). Kortet som visar aktuell status uppdateras nämligen inte automatiskt, utan sidan måste laddas om manuellt för att den ska visa aktuell status.