Påminnelser¶
Påminnelser används för att automatiskt uppmärksamma användare på aktiviteter som behöver genomföras inom en viss tid.
En påminnelse är alltid kopplad till ett alternativ i ett flervalsfält. När ett alternativ väljs kan en eller flera påminnelser skapas för ärendet beroende på hur flervalsfältet har konfigurerats.
Vanliga användningsområden är:
- Uppföljning av ärenden.
- Påminnelse om svarstider.
- Påminnelse om åtgärder som ännu inte genomförts.
- Påminnelse om kommande deadlines.
Visa aktiva påminnelser¶
För att visa aktiva påminnelser för ett ärende öppnar användaren först ärendet och väljer sedan Mer → Påminnelser i verktygsfältet.
Dialogrutan visar de påminnelser som är schemalagda men ännu inte har skickats.
Varje rad innehåller information om:
- Vilket flervalsfält påminnelsen är kopplad till.
- Vilken påminnelse som kommer att skickas.
Hur skapas påminnelser?¶
Påminnelser skapas genom inställningar på ett flervalsfält.
När ett visst alternativ väljs kan systemet automatiskt skapa en eller flera påminnelser som skickas efter ett visst antal dagar.
Exempel:
- Valet Svar inväntas skapar en påminnelse efter 14 dagar.
- Valet Uppföljning krävs skapar en påminnelse till ansvarig handläggare efter 30 dagar.
- Valet Beslut skickat skapar en påminnelse om uppföljning efter 90 dagar.
Påminnelser styrs av flervalsfält
Vilka påminnelser som kan skapas i ett ärende beror på hur flervalsfälten i ärendetypen har konfigurerats. Läs mer om inställningar för påminnelser i avsnittet Flervalsfält.
Vad händer när en påminnelse skickas?¶
När en påminnelse skickas:
- Utförs den planerade notifieringen.
- Påminnelsen tas bort från listan över aktiva påminnelser.
- Händelsen registreras i ärendeloggen.
Om flera påminnelser är kopplade till ärendet kan vissa fortfarande ligga kvar i listan efter att en annan påminnelse har skickats.
Påminnelser och ärendeloggen¶
Aktiviteter kopplade till påminnelser registreras normalt i ärendeloggen.
- Att en påminnelse skickats.
- Att en påminnelse tagits bort.
Felsök med hjälp av loggen
Om en förväntad påminnelse saknas kan ärendeloggen ofta användas för att se om påminnelsen har skapats, skickats eller tagits bort.
Läs mer om ärendeloggen i avsnittet Ärendelogg.
Ta bort en påminnelse¶
Om en planerad påminnelse inte längre ska skickas kan den tas bort från listan över aktiva påminnelser.
För att ta bort en påminnelse klickar användaren på Ta bort.
När påminnelsen tas bort:
- Skickas den inte längre.
- Försvinner den från listan över aktiva påminnelser.
- Registreras åtgärden i ärendeloggen.
Borttagning kan inte ångras
Om en påminnelse tas bort kan den inte återställas eller skapas på nytt för det aktuella ärendet.
Kontrollera därför noga att påminnelsen inte längre behövs innan den tas bort.