Arkivera ärenden

Arkivering används för att dölja ärenden i DF RESPONS utan att ta bort informationen.

Ett arkiverat ärende finns fortfarande kvar i systemet men visas endast för användare som har behörighet att läsa arkiverade ärenden.

Arkivering används ofta för att:

• Dölja avslutade ärenden som inte längre används i det dagliga arbetet.
• Minska mängden aktiva ärenden i ärendeöversikter och sökresultat.
• Skapa en tydligare separation mellan aktuella och historiska ärenden.

Ett arkiverat ärende kan alltid avarkiveras och återställas till den status som ärendet hade före arkiveringen.

Arkivering tar inte bort information

När ett ärende arkiveras finns all information kvar i DF RESPONS.

Arkivering påverkar endast åtkomsten till ärendet och vilka användare som kan se det.

Arkivering och e-arkivering

Arkivering och e-arkivering är två olika funktioner i DF RESPONS.

Arkivering

Arkivering används för att dölja ärenden inom DF RESPONS.

Ärendet finns fortfarande kvar i systemet och kan vid behov avarkiveras.

E-arkivering

E-arkivering används för att bevara information utanför DF RESPONS.

Vid e-arkivering exporteras information enligt de regler och format som gäller för organisationens externa e-arkiv.

Läs mer om e-arkivering i avsnittet e-arkivering.

Måste ett ärende vara arkiverat för att e-arkiveras?

Nej.

Arkivering och e-arkivering är oberoende funktioner.

Ett ärende kan vara:

• Arkiverat men inte e-arkiverat.
• E-arkiverat men inte arkiverat.
• Både arkiverat och e-arkiverat.
• Varken arkiverat eller e-arkiverat.

Många verksamheter väljer att arkivera ärenden i DF RESPONS efter att de har levererats till ett externt e-arkiv.

Arkivera ett ärende

För att arkivera ett ärende krävs att användaren har behörigheten Arkivera ärenden.

Endast avslutade ärenden kan arkiveras.

För att arkivera ett ärende öppnar användaren ärendet och klickar på Arkivera i verktygsraden.

Efter arkiveringen visas ärendet endast för användare som har behörigheten Läsa arkiverade ärenden på den organisatoriska enhet där ärendet hör hemma.

Arkiverade ärenden kan bli svåra att hitta

Om användaren saknar behörigheten Läsa arkiverade ärenden kommer ärendet inte längre att visas i vanliga sökningar och ärendeöversikter.

Avarkivera ett ärende

En användare som har behörighet att arkivera ärenden kan även avarkivera dem.

För att avarkivera ett ärende öppnar användaren det arkiverade ärendet och klickar på Avarkivera i verktygsraden.

När ärendet avarkiveras återställs det till den status som det hade före arkiveringen.

Söka fram arkiverade ärenden

Arkiverade ärenden kan sökas fram från ärendeöversikten.

Det går bland annat att söka på:

• Om ett ärende är arkiverat eller inte.
• Arkiveringsdatum.
• Andra sökbara egenskaper och fält.

Läs mer om sökfunktionen i avsnittet Sökning.

Använd arkiveringsdatum vid uppföljning

Arkiveringsdatum kan användas för att hitta ärenden som har arkiverats under en viss tidsperiod eller för att följa upp organisationens rutiner för arkivering.