Kommunikationsfältet

Sammanfattning

Fältet kommunikation används för att registrera händelser där organisationen kommunicerar med omvärlden. Sex olika typer av standardhändelser kan registreras: Skicka e-post, skickad e-post, mottagen e-post, utgående telefonsamtal, inkommande telefonsamtal, möte samt anteckning. Fältet kan även användas för att skapa specifika händelsemallar kopplade till ärendetypen, t.ex. en mall för svar på synpunkt eller en mottagningsbekräftelse.

Exempel kommunikationsfältet

Att tänka på vid tilldelning av egenskaper

Eftersom fältet kan användas för att skicka e-post rekommenderar vi starkt att fält av denna typ inte tilldelas egenskapen [Externt = Ja]. Detta på grund av att externa kommunikationsfält kan användas för att skicka spam och annan oönskad e-post i er organisations namn.

Egenskaper

Du kan under egenskaper välja vilka händelser som ska vara möjliga att skapa i fältet samt skapa mallar kopplade till händelser.

Egenskap Beskrivning
Bredd Ange fältets bredd.
Standardhändelser Ange vilka standardhändelser som ska vara tillgängliga i fältet.
Mallar Mallar för utgående meddelanden (E-post, Utskrift & Händelse).

Skapa händelsemallar

Fältet kan användas för att skicka e-post enligt en mall eller för att skapa ett dokument. Denna funktion används till exempel när svar på en synpunkt ska skickas till synpunktslämnare eller en handling för en Lex Maria-anmälan ska upprättas.

Egenskap Beskrivning
Namn på mallen Ange namn på mallen
Typ av mall Ange vilken typ av mall du vill skapa: E-post, Utskrift, Händelse eller Dokument.
Dokumentmall Syns bara när malltyp dokument är vald. Välj den dokumentmall som ska användas för att skapa dokumentet.
HTML Ja/Nej valen syns bara när malltyp e-post är vald. Ange om HTML ska användas i e-postmeddelandet. Alla andra typer använder HTML.
Mallbeteende Ange hur mallen ska bete sig i korrespondensfältet. Vid Utskrift direkt ges ingen möjlighet att redigera meddelandet. Utskrift direkt är endast valbar vid malltypen Utskrift. Vid förenklad mall används specialtaggen ##MESSAGE##. Texten som skrivs i korrespondensfältets meddelanderuta kommer att infogas vid taggen. Användaren har inte möjlighet att redigera någon annan del av meddelandet. Vid Avancerad mall ges möjlighet att redigera hela meddelandet.
Meddelande Text som visas i meddelanderutan om inget standardvärde/mall visas där. Kan vara lämpligt att använda för att instruera då Förenklad mall används. Vid extern registrering visas meddelande högst upp på sidan.
Tillåt ändra meddelande Ange om det ska vara tillåtet för användaren att ändra innehållet i meddelanderutan.
Avsändare (namn) Namnet på den som utfärdade händelsen. Syns bara vid typerna E-post och Händelse.
Avsändare (e-post) E-postadressen till den som skickade mailet. Syns bara vid typen E-post.
Mottagare (namn) Ange mottagarens namn. Du kan ange flera namn. Separera namnen med kommatecken.
Mottagare (e-post) Ange mottagarens e-postadress. Du kan ange flera adresser. Separera adresserna med kommatecken. (Detta fält används endast för e-postmallar.)
Rubrik Ange en beskrivande rubrik, rubriken blir titel i html-dokumentet för utskriftsmallar.
Tillåt att bifoga filer i extern E-post Ange om det ska gå att bifoga filer eller inte när du använder mallen till extern e-post.
Dokumentmallar och filfält Välj filer som alltid ska bifogas till E-posthändelsen. Väljs ett filfält tas alla filer med i det fältet varje gång en e-postmall skapas. Syns bara när typen E-post är vald.
Bifoga filer Bifoga filer från din dator som alltid ska skickas med i en ny E-posthändelse. Syns bara när typen E-post är vald.
Meddelande/innehåll Meddelandet som ska vara standard i mallen.

Visa hjälp vid mallar

Överst till höger i fönstret för mallar finns knappen Visa hjälp för mallar. När du klickar på den knappen får du upp en lista med taggar du kan använda i din mall. En tagg kan användas för att kopiera information från ett formulärsfält till mallen, t.ex. mottagarens namn och e-postadress eller andra egenskaper kopplade till ärendet så som ärende-ID eller datum för registrering.

Visa bifogade filer

För att visa bifogade filer i kommunikationsfältet trycker man på Visa-knappen. Om det finns bifogade filer i händelsen kan man trycka på förstoringsglaset för att visa filen i nytt fönster utan att ladda ner den.

Visa bifogade filer