Kommunikationsfält

Kommunikationsfältet används för att samla, dokumentera och hantera all kommunikation som är kopplad till ett ärende. Fältet fungerar som en kommunikationshistorik där e-post, telefonsamtal, möten, anteckningar och andra händelser registreras och sparas.

Utöver registrering av kommunikation kan fältet användas för att skapa dokument, skicka meddelanden via e-post eller Mina sidor, bifoga handlingar samt använda mallar för återkommande kommunikation.

Fältets egenskaper

Inställningarna nedan styr vilka händelser och mallar som ska vara tillgängliga i kommunikationsfältet.

Egenskap	Beskrivning
Bredd	Anger fältets bredd i pixlar.
Standardhändelser	Anger vilka standardhändelser som ska vara tillgängliga i fältet.
Mallar	Anger vilka mallar som ska vara tillgängliga för e-post, utskrifter, dokument och händelser.

Skillnaden mellan standardhändelser och händelsemallar

Kommunikationsfältet innehåller två olika typer av händelser:

Standardhändelser

Standardhändelser är inbyggda händelsetyper som följer med systemet, exempelvis Mottagen e-post, Skickad e-post, Inkommande telefonsamtal, Utgående telefonsamtal, Möte och Anteckning. Du väljer vilka av dessa som ska vara tillgängliga i kommunikationsfältet.

Händelsemallar

Händelsemallar är egna mallar som skapas för att förenkla återkommande kommunikation eller dokumenthantering. En mall kan innehålla färdiga mottagare, rubriker, texter och dokumentmallar.

Exempel på händelsemallar:

• Mottagningsbekräftelse
• Svar på synpunkt
• Begäran om komplettering
• Beslut om tilläggsbelopp
• Lex Sarah-utredning

Händelsemallar används för att standardisera arbetssätt och minska behovet av manuell hantering.

Skapa händelsemallar

Händelsemallar används för att standardisera återkommande kommunikation och dokument. Mallarna kan exempelvis användas för svar på synpunkter, mottagningsbekräftelser eller beslut.

Egenskap	Beskrivning
Namn på mallen	Anger mallens namn.
Typ av mall	Anger vilken typ av mall som ska skapas. Tillgängliga alternativ är E-post, Utskrift, Händelse, Dokument och Externt meddelande.
Dokumentmall	Anger vilken dokumentmall som ska användas. Visas endast för malltypen Dokument.
HTML	Anger om HTML ska användas i e-postmeddelandet. Visas endast för malltypen E-post och Externt meddelande.
Mallbeteende	Anger hur mallen ska fungera i kommunikationsfältet.
Meddelande	Anger information eller instruktioner som visas för användaren när händelsen skapas. Vid extern registrering visas meddelandet högst upp på sidan.
Tillåt ändra meddelande	Anger om användaren ska kunna redigera innehållet i meddelanderutan.
Avsändare (namn)	Anger namnet på avsändaren. Visas endast för malltyperna E-post, Händelse och Externt meddelande.
Avsändare (e-post)	Anger avsändarens e-postadress. Visas endast för malltypen E-post och Externt meddelande.
Mottagare (namn)	Anger mottagarens namn. Flera mottagare kan anges genom att separera namnen med kommatecken.
Mottagare (e-post)	Anger mottagarens e-postadress. Flera adresser kan anges genom att separera dem med kommatecken. Visas endast för malltypen E-post och Externt meddelande.
Rubrik	Anger rubriken för meddelandet eller dokumentet. För utskriftsmallar används rubriken även som dokumenttitel.
Tillåt att bifoga filer i extern e-post	Anger om användaren ska kunna bifoga filer när mallen används för extern e-post.
Dokumentmallar och filfält	Anger vilka dokumentmallar eller filfält som automatiskt ska bifogas när händelsen skapas. Visas endast för malltypen E-post och Externt meddelande.
Bifoga filer	Anger vilka filer som alltid ska bifogas när händelsen skapas. Visas endast för malltypen E-post och Externt meddelande.
Meddelande/Innehåll	Anger det standardinnehåll som ska användas i mallen.

Mallbeteende

Förenklad mall

Användaren kan endast redigera text som skrivs i meddelanderutan. Texten infogas där taggen ##MESSAGE## finns i mallen.

Avancerad mall

Användaren kan redigera hela innehållet innan händelsen sparas eller skickas.

Utskrift direkt

Dokumentet skapas direkt utan möjlighet att redigera innehållet. Alternativet är endast tillgängligt för malltypen Utskrift.

Använd referenstaggar i mallar

Genom att använda referenstaggar kan information hämtas automatiskt från ärendet och infogas i mallen när den används.

Referenstaggar kan till exempel användas för att visa:

• Namn och kontaktuppgifter från formulärfält
• Ärendenummer
• Registreringsdatum
• Organisationsenhet
• Uppgifter om handläggare eller registrator

För att se vilka taggar som finns tillgängliga klickar du på Visa hjälp för mallar uppe till höger i mallredigeraren. Referenstaggar minskar behovet av manuell hantering och säkerställer att korrekt information automatiskt inkluderas i e-postmeddelanden, dokument och händelser.

Exempel Om mallen innehåller en referenstagg för ärendenummer kommer taggen automatiskt att ersättas med det aktuella ärendets nummer när händelsen skapas.

Externt meddelande

Mallen Externt meddelande används för att skicka meddelanden till användarens Mina sidor.

Mallen består av två delar:

• Meddelande – innehållet som användaren ser efter att ha loggat in på Mina sidor.
• Notifikationsmeddelande – e-postmeddelandet som informerar användaren om att ett nytt meddelande finns att läsa.

Funktionen används ofta när känslig information eller beslut ska kommuniceras på ett säkert sätt, exempelvis i modulen Tilläggsbelopp.

När mallen skapas väljer du även vilken auktoriseringsnivå som krävs för att användaren ska få tillgång till meddelandet på Mina sidor.

• Normal – inloggning med användarnamn och lösenord.
• Högre auktoriseringsnivå – kräver stark autentisering, exempelvis e-legitimation (BankID).

Viktigt att inkludera en länk till Mina sidor

Notifikationsmeddelandet bör innehålla en länk till organisationens Mina sidor. Utan länken kan användaren få svårt att hitta till platsen där meddelandet finns tillgängligt.

Själva meddelandet skickas inte via e-post utan visas först efter att användaren har loggat in på Mina sidor med den behörighetsnivå som har konfigurerats för mallen.

Bifoga filer och handlingar

I e-postmallar är det möjligt att automatiskt bifoga filer och handlingar när en ny kommunikationshändelse skapas.

Bilagor kan hämtas från flera olika källor:

• Filer som finns i ett specifikt filfält på ärendet.
• Handlingar från en viss dokumentkategori.
• Dokument som skapas med hjälp av en dokumentmall.
• Filer som laddas upp direkt på mallen.

Filer som konfigureras på mallen bifogas automatiskt varje gång mallen används, vilket minskar behovet av manuell hantering och säkerställer att rätt dokument alltid skickas med.

Vanliga användningsområden

Funktionen används ofta för att automatiskt bifoga beslut, informationsblad, blanketter eller andra handlingar som alltid ska skickas tillsammans med ett visst meddelande.

Låsa uppgifter för redigering

Det är möjligt att låsa fälten för avsändare, mottagare och rubrik när en händelse skapas från en mall.

Det säkerställer att användaren inte kan ändra information som hämtas från ärendet, exempelvis mottagarens namn eller e-postadress.

Inställningen gäller endast vid intern ärendehantering.

Om fälten är inställda på att vara låsta internt kan inte användaren redigera värdena i ärendehanteringen. Notera i bilden nedan att fälten är utgråade och därmed inte går att ändra.

Skapa händelser externt

För malltyperna E-post och Händelse går det att tillåta att händelser skapas externt. Det innebär att en användare med tillgång till en länk till en kommunikationshändelse kan registrera en händelse utan att vara inloggad i systemet. Det kan till exempel användas till att hämta in komplettering i ärenden från utomstående personer.

Om man markerar att en händelse ska kunna skapas externt får man ange giltighetstid för länken. Standardvärdet är att länken är giltigt två år från registreringsdatum. Det går även att ange att länken ska vara giltig ett visst antal dagar från registreringsdatum eller avslutsdatum.

När används externa händelser?

Externa händelser används när personer utanför organisationen behöver kunna svara eller komplettera ett ärende utan att vara inloggade i systemet.

Verifieringskod för extern händelse

Verifieringskod ger ett extra skydd för känslig information genom att användaren måste ange en kod för att få tillgång till kommunikationen. Funktionen kan aktiveras för externa händelser och används ofta i exempelvis visselblåsarärenden. Koden visas i samband med registreringen och kan inte visas igen vid ett senare tillfälle.

Om man angett att kod krävs för att skapa den externa händelsen så får man ange en rubrik och informationsfält som visas för användaren när de försöker nå sidan:

När ett ärende registreras kan en länk till kommunikationshändelsen och en verifieringskod visas för den som registrerat ärendet.

När man klickar på länken kommer man till en sida där man får skriva in sin kod för att komma åt kommunikationen i ärendet.