Kom igång med DF RESPONS

Innan ni kan börja använda DF RESPONS behöver du som systemförvaltare/administratör göra följande saker:

1. Bygga organisationsstrukturen

2. Lägga in/aktivera användare

3. Tilldela roller

4. Tilldela grupper

5. Publicera rapporteringslänkar

Efter att dessa steg och konfigurationen av systemet är klara kan ni börja använda systemet.

1. Bygga organisationsstrukturen

Första steget är att bygga organisationsstrukturen i systemet. Organisationsstrukturen ligger till grund för hela systemet. Alla registrerade ärenden är kopplade till en specifik enhet i organisationsstrukturen.

Rot-enheten kan inte tas bort och utgör basen för alla andra enheter.

För en steg för steg-guide i hur du bygger strukturen, gå till avsnittet Struktur.

2. Lägga in/aktivera användare

När organisationsstrukturen är klar är nästa steg att lägga in/aktivera användare i systemet. Det gör du genom att skapa konton för alla som ska kunna logga in i systemet.

Observera att det är endast de användare som ska kunna logga in och jobba i systemet som behöver ha ett konto. Har ni t.ex. modulen Kränkande behandling eller Avvikelsehantering har alla medarbetare möjlighet att anmäla en händelse utan att logga in i systemet vilket innebär att endast de som ska jobba med utredning och handläggning av ärenden behöver ha ett konto i systemet.

Det finns två typer av användarkonton: lokalt resp. AD. Ett lokalt konto skapas direkt i DF RESPONS medan ett AD-konto hämtas från organisationens AD-katalog.

För en steg för steg-guide i hur du lägger till en lokal användare, gå till avsnittet Ny lokal användare.

För en steg för steg-guide i hur du lägger till en AD-användare, gå till avsnittet Aktivera AD-användare.

3. Tilldela roller

När du har lagt in de användare som ska arbeta i systemet behöver du tilldela dem en roll i systemet. Det är rollen som styr vilken behörighet användaren har i systemet.

För en steg för steg-guide i hur du tilldelar roller, gå till avsnittet Tilldela roller.

4.Tilldela grupper

Vissa användare ska istället för en roll tilldelas ett gruppmedlemskap. Då är det istället gruppmedlemskapet som styr användarens behörighet. Grupper används för mer övergripande behörigheter, t.ex. för huvudman och administratörer.

För en steg för steg-guide i hur du tilldelar gruppmedlemskap, gå till avsnittet Hantera gruppmedlemskap.

5. Publicera rapporteringslänkar

För vissa moduler i systemet ska det vara möjligt att anmäla/registrera ärenden utan att vara inloggad i systemet. Det gäller för t.ex. för modulerna Kränkande behandling, Avvikelsehantering och Synpunktshantering.

Har ni någon av modul där ärenden ska kunna registreras utan att vara inloggad i systemet får ni länkar till rapporteringsformuläret skickade till er av projektledare på Digital Fox. Du kan också hämta länken via Formulärslänkar inne på administrationssidan för ärendetypen.

Rapporteringslänken ska publiceras/länkas på lämpligt ställe där all personal eller alla medborgare kommer åt den, t.ex. på intranätet, hemsida, lärplattform osv. När länken är publicerad kan alla medarbetare/medborgare använda den för att rapportera ärenden till DF RESPONS.