E-postmallar

E-postmallar används för att standardisera och automatisera e-postutskick från DF RESPONS. Genom att använda mallar säkerställs att rätt information skickas till rätt mottagare på ett enhetligt sätt.

E-postmallar kan användas vid flera olika händelser i systemet, exempelvis när:

• Ett nytt ärende registreras.
• Ett ärende uppdateras.
• Ett ärende flyttas till en annan enhet.
• En NOS-regel skickar ett automatiskt meddelande.
• En påminnelse i ett flervalsfält skickar e-post till användare, grupper eller andra mottagare.

Mallarna kan innehålla både statisk text och referenstaggar som automatiskt hämtar information från ärendet.

Var används e-postmallar?

E-postmallar används av flera funktioner i DF RESPONS, bland annat:

• Ärendetypens standardhändelser för registrering, ändring och flytt av ärenden.
• NOS-regler (När-Om-Så).
• E-postpåminnelser kopplade till flervalsfält.

Om användaren själv ska skapa och skicka e-post från ett kommunikationsfält används istället mallar skapade på kommunikationsfältet.

Var anger jag vilka e-postmallar som ska användas?

Varje ärendetyp innehåller tre standardhändelser för e-postutskick:

• När ett nytt ärende registreras.
• När ett ärende ändras.
• När ett ärende flyttas mellan enheter.

För respektive händelse kan du välja att använda systemets standardmall eller koppla en egen e-postmall.

Valet av e-postmall görs under ärendetypens inställningar. Där anger du vilken mall som ska användas för respektive händelse.

Läs mer om inställningarna i avsnittet Skapa.

Skapa en ny e-postmall

För att skapa en ny e-postmall går du till ärendetypens administratörssida. Klicka på knappen E-postmallar i verktygsfältet.

För att skapa en ny mall när du är inne på översiktssidan klickar du på knappen

Egenskap	Beskrivning
Mallens namn	Anger mallens namn.
HTML	Anger om e-postmeddelandet ska skickas som HTML.
Avsändare (namn)	Anger namnet på avsändaren. Taggen ##APPLICATION_OWNER## kan användas för att hämta systemägarens namn.
Avsändare (e-post)	Anger avsändarens e-postadress. Taggen ##APPLICATION_EMAIL## kan användas för att hämta systemägarens e-postadress.
Mottagare (namn)	Anger en eller flera mottagare. Fältet kan lämnas tomt om uppgiften hämtas från ärendet eller en NOS-regel.
Mottagare (e-post)	Anger en eller flera mottagare. Fältet kan lämnas tomt om uppgiften hämtas från ärendet eller en NOS-regel.
Rubrik	Anger ämnesraden för e-postmeddelandet.
Meddelande	Anger innehållet i e-postmeddelandet.

När du har angett all information som du vill ha med i din mall klickar du på knappen Spara mall.

Använd referenstaggar i e-postmallar

Referenstaggar kan användas för att automatiskt infoga information från ärendet i e-postmeddelandet.

Exempel på information som kan hämtas:

• Ärendenummer
• Registreringsdatum
• Handläggare
• Namn och kontaktuppgifter från formulärfält
• Uppgifter om organisation och enhet

Klicka på Visa hjälp för mallar för att se vilka taggar som finns tillgängliga för den aktuella ärendetypen. Läs mer om referenstaggar i avsnittet Referenstaggar.

Exempel e-postmall

Ändra i befintlig e-postmall

För att ändra en befintlig e-postmall går du till ärendetypens administratörssida och klickar på E-postmallar i verktygsfältet.

Välj den mall du vill redigera och klicka på pennikonen.

Gör önskade ändringar och klicka sedan på Spara mall.