Hantera ersättare

Hantera ersättare

Ersättarfunktionen används när en användare är tillfälligt frånvarande, till exempel vid semester eller sjukdom. Ersättaren kan under en bestämd period få behörigheter och systemmeddelanden som annars går till den användare som ersätts.

Som systemförvaltare eller systemadministratör kan du hantera ersättare för samtliga användare i systemet.

Visa registrerade ersättare

1. Gå till Organisation > Interna användare.
2. Välj Ersättare i verktygsraden.

Här visas registrerade ersättare inom organisationen.

Lägg till en ersättare åt en användare

1. Klicka på Lägg till.
2. Välj den användare som ska ersättas.
3. Välj vem som ska vara ersättare.
4. Ange under vilken period ersättningen ska gälla.
5. Välj vilka ärendetyper eller moduler ersättningen ska omfatta.
6. Välj vilka behörigheter ersättaren ska få.
7. Klicka på Spara.

Ersättaren får ett e-postmeddelande med information om ersättningen.

Användaren kan själv lägga till en ersättare

En användare kan själv registrera en ersättare inför exempelvis semester, sjukfrånvaro eller annan tillfällig frånvaro.

Användaren gör så här:

1. Klicka på sitt namn i det övre högra hörnet.
2. Välj Ersättare i menyn.
3. Klicka på Lägg till.
4. Välj vem som ska vara ersättare.
5. Ange under vilken period ersättningen ska gälla.
6. Välj vilka ärendetyper eller moduler ersättningen ska omfatta.
7. Välj vilka behörigheter ersättaren ska få.
8. Spara ersättningen.

Ersättaren får ett e-postmeddelande med information om ersättningen och den period som har angetts.

Ändra en ersättare

1. Sök fram den registrerade ersättningen.
2. Klicka på Ändra.
3. Justera exempelvis period, ärendetyper eller tilldelade behörigheter.
4. Klicka på Spara.

Om samma person ska vara ersättare igen kan du ändra den befintliga ersättningen i stället för att lägga till en ny.

Ta bort en ersättare

1. Sök fram den registrerade ersättningen.
2. Öppna ersättningen.
3. Klicka på Ta bort.
4. Bekräfta borttagningen.

Viktigt att tänka på

• Använd ersättarfunktionen vid tillfällig frånvaro, inte för att permanent överföra en användares ansvar.
• Kontrollera att rätt period, ärendetyper och behörigheter har valts.
• Ersättning gäller endast i ett led. Om användare A ersätter användare B och användare B ersätter användare C, blir användare A inte automatiskt ersättare för användare C.
• Systemförvaltare bör regelbundet kontrollera organisationens registrerade ersättare.
• Ändra eller ta bort ersättningar som inte längre ska gälla.