Handläggning

Avsnitten nedan beskriver hur du skapar ett åtgärdsprogram i DF RESPONS.

Skapa ett åtgärdsprogram (alla)

För att skapa ett åtgärdsprogram behöver du vara inloggad i DF RESPONS. Klicka på Nytt ärende på översiktssidan för Åtgärdsprogram eller vid modulens namn på startsidan.

Kan en användare som inte är rektor skapa ett åtgärdsprogram?

Alla roller i systemet har rätt att skapa ett nytt ärende om åtgärdsprogram men endast rektor kan fatta beslut om att genomföra åtgärdsprogrammet. Det innebär att en pedagog eller elevhälsopersonal kan skapa ett åtgärdsprogram som rektor sedan går in och beslutar om.

1. Koppla ärendet till rätt elevakt, dvs. till den elev som programmet rör.

Om eleven redan har en akt i DF RESPONS kan du söka fram akten genom att börja skriva elevens namn eller personnummer i rutan.

Om det inte finns någon akt för eleven ska du skapa en akt genom att klicka på det gröna plustecknet. Då öppnas en ny ruta där du fyller i de uppgifter som efterfrågas. Spara och stäng.

2. Välj den enhet som eleven går på. Beroende på vilken enhet du valt får du även välja skolform och årskurs.

3. Välj vem som har huvudansvaret för att utarbeta åtgärdsprogrammet och ev. medansvariga.

4. När du har fyllt i alla uppgifter ska du spara ärendet. Klicka på knappen med disketten, Spara nytt ärende, längst upp till höger i verktygsraden. (Ipad-användare - Klicka på den streckade linjen, längst upp till höger i verktygsraden och sedan på Spara nytt ärende.)

5. När du har sparat kommer du till ärendelistan. Om du själv ska arbeta med ärendet kan du klicka på ärendet (ID-nummer) i listan för att öppna ärendet.

6. Om någon annan ska handlägga ärendet, loggar du ut ur systemet. Klicka på pilen vid ditt namn, längst upp till höger. Välj Logga ut.

Ärendet - innehåll (alla)

Ett registrerat ärende är uppdelat i sex flikar. Du kan antingen klicka dig fram mellan flikarna uppe till vänster eller i menyn till höger.

• Flik 1 Elev och ansvarig - Här ser du vilken elev åtgärdsprogrammet rör och vilka som är ansvariga för att utarbeta programmet.
• Flik 2 Åtgärdsprogram - Här dokumenteras åtgärdsprogrammet.
• Flik 3 Beslut om att genomföra - Här fattar rektor beslut om genomförande av åtgärdsprogrammet.
• Flik 4 Uppföljning & utvärdering - Här dokumenteras uppföljning och utvärdering av åtgärdsprogrammet.
• Flik 5 Beslut om fortsatt program - Här fattar rektor beslut om att avsluta eller upprätta ett nytt åtgärdsprogram.
• Flik 6 För kännedom - Här kan du välja personer att informera om att ett åtgärdsprogram har upprättats.

Flik 1 - Elev och ansvarig (alla)

Här ser du vilken elev åtgärdsprogrammet rör och vilka som är ansvariga för att utarbeta programmet.

Koppla till ett EHT-möte

Om ni har modulen EHT-möte finns möjlighet att koppla ett åtgärdsprogram till ett EHT-möte för att ta upp den för diskussion. Ärendet kommer då att läggas till på dagordningen för EHT-mötet.

För att koppla ett ärende till ett EHT-möte så kan du öppna rullistan för att hitta rätt möte eller börja skriva mötesdatum i listan för att filtrera fram rätt möte.

Flik 2 - Åtgärdsprogram (utredare)

När du har blivit vald som ansvarig för att utarbeta ett åtgärdsprogram får du ett mejl med en länk till ärendet.

1. Klicka på länken i meddelandet för att öppna ärendet.

2. Läs igenom flik 1, Elev och ansvarig för att se vem ärendet rör.

3. Du går sedan till flik 2, Åtgärdsprogram. Det är här du ska utarbeta åtgärdsprogrammet. Frågor som är markerade med en stjärna * är obligatoriska att svara på.

Vissa frågor blir inte obligatoriska förrän åtgärdsprogrammet markerats vara klart för beslut. Detta för att det ska vara möjligt för flera personer att arbeta med åtgärdsprogrammet och för att det ska gå att arbeta i ärendet, spara och stäng utan att behöva fylla i alla obligatoriska uppgifter.

4. Det är möjligt att ange ett datum för uppföljning av åtgärdsprogrammet. Systemet kommer att skicka en påminnelse till dig via e-post att det är dags att följa upp åtgärdsprogrammet.

5. Ange när åtgärdsprogrammet ska utvärderas. Systemet kommer att skicka en påminnelse till dig via e-post att det är dags att utvärdera åtgärdsprogrammet.

5. När du är klar med utformningen av åtgärdsprogrammet uppdaterar du statusen längst ner på fliken till Klart för beslut. Du kan också på flik 6 utse personer som ska få information om åtgärdsprogrammet.

Sedan sparar du och stänger ärendet. Ett automatiskt mejl skickas då till rektor som ska granska innehållet och fatta beslut om genomförande av åtgärdsprogrammet.

Flik 3 - Beslut om att genomföra (rektor)

När ansvarig för utformningen markerat att åtgärdsprogrammet är klart för beslut skickas ett mejl till ansvarig rektor som ska fatta beslut om genomförande.

1. Klicka på länken i meddelandet för att öppna ärendet.

2. Läs igenom åtgärdsprogrammet på flik 2. Gå sedan till flik 3 för att fatta beslut om genomförande.

3. Ändra status till Rektor fattar beslut om att genomföra åtgärdsprogrammet. Datum för beslutet och vem som fattat beslutet visas då.

På fliken kan du också fylla i när elev och elevens vårdnadshavare tagit del av beslutet.

4. Spara ärendet. När du sparar ärendet skapas en handling av beslutet som du hittar under Mer -> Handlingar i verktygsraden. Spara och stäng ärendet.

Flik 4 - Uppföljning & utvärdering (utredare/rektor)

Uppföljning och utvärdering av åtgärdsprogrammet dokumenteras på flik 4. På angett datum för uppföljning resp. utvärdering skickas en påminnelse till ansvariga för åtgärdsprogrammet att det är dags för uppföljning/utvärdering.

1. Dokumentera uppföljning av åtgärdsprogrammet i fältet Anteckningar uppföljning. Ange vilket datum uppföljning har skett och skriv sedan din anteckning. Du kan dokumentera flera uppföljningar av åtgärdsprogrammet.

2. För att dokumentera utvärdering ändrar du status till Utkast påbörjat eller Utvärderat.

Då visas fält där du kan dokumentera utvärderingen.

3. När du dokumenterat utvärderingen ska du ändra status till Utvärderat. Då visas ett fält för förslag till fortsatt åtgärdsprogram. Där anger du om åtgärdsprogrammet bör avslutas eller ett nytt åtgärdsprogram bör skapas för eleven.

4. Spara och stäng ärendet. Ett mejl skickas per automatik till ansvarig rektor att utvärderingen är klar och det är dags att fatta beslut om fortsatt åtgärdsprogram.

Flik 5 - Beslut om fortsatt program (rektor)

När utvärderingen är klar skickas ett mejl till ansvarig rektor som ska fatta beslut om fortsatt åtgärdsprogram.

1. Klicka på länken i meddelandet för att öppna ärendet.

2. Läs igenom utvärderingen på flik 4. Gå sedan till flik 5 för att fatta beslut om åtgärdsprogram.

3. Markera om åtgärdsprogrammet ska avslutas eller om ett nytt åtgärdsprogram ska upprättas för eleven.

Beslut om att avsluta åtgärdsprogrammet

Fyll i datum när vårdnadshavare och elev fått ta del av beslutet. När du sparar ärendet skapas en handling av beslutet som du hittar under Mer -> Handlingar i verktygsraden. Avsluta sedan ärendet genom att klicka på Avsluta i verktygsraden.

Beslut om att upprätta nytt åtgärdsprogram

Klicka på Spara för att registrera beslutet. När du sparar ärendet skapas en handling av beslutet som du hittar under Mer -> Handlingar i verktygsraden. Du kan sedan klicka på knappen Kopiera i verktygsraden för att skapa ett nytt åtgärdsprogram för eleven.

Grunddata från detta åtgärdsprogram kommer att föras över till det nya programmet. Öppna upp det nya åtgärdsprogrammet och utse vem som ska ansvara för det.

Flik 6 - För kännedom

Här finns möjlighet att skicka ärendet för kännedom till andra personer inom organisationen. Funktionen kan användas för att informera de pedagoger som undervisar eleven om åtgärdsprogrammet. De personer som väljs meddelas per e-post och får läsbehörighet till ärendet. Upp till 15 personer kan få ärendet för kännedom.

Påminnelser

Vid vissa tillfällen i processen skickar systemet automatiska påminnelser. I modulen Åtgärdsprogram finns följande påminnelser:

• På valt Uppföljningsdatum skickas en påminnelse till ansvariga för åtgärdsprogrammet.

• På valt Utvärderingsdatum skickas en påminnelse till ansvariga för åtgärdsprogrammet.

Det går att se en översikt över ärendets aktiva påminnelser genom att inne i ärendet klicka på Mer -> Påminnelser i verktygsraden.