Handläggning

Avsnitten nedan beskriver av hur du rapporterar och utreder en avvikelse i DF RESPONS.

Rapportera en avvikelse

Alla medarbetare kan rapportera en avvikelse via webbformuläret. Du som har ett konto i systemet kan även rapportera en avvikelse direkt i DF RESPONS via Nytt ärende.

Rapportera via webbformulär

1. Öppna webbformuläret via länken. Har du inte tillgång till länken, ta kontakt med er systemadministratör.

2. Fyll i formuläret. * Stjärna betyder att frågan/uppgiften är obligatorisk att svara på. Text som har en streckad linje under sig kan du lägga muspekaren över för att få fram en hjälptext.

3. När du har fyllt i alla uppgifter ska du skicka in ärendet. Klicka på knappen Skicka längst ner på sidan.

4. Ärendet är nu registrerat i systemet och du kommer till en sammanfattning av rapporten. Du är nu klar med rapporten och ärendet har skickats till ansvarig chef/utredare. En kvittens på rapporten har skickats till den e-postadress som du angav. Vid eventuella frågor kring ärendet, kontakta ansvarig chef.

Rapportera en avvikelse i systemet (kräver att du är inloggad)

1. Klicka på Nytt ärende på översiktssidan för Avvikelser eller vid modulens namn på startsidan.

2. Fyll i formuläret.

3. När du har fyllt i alla uppgifter sparar du ärendet. Klicka på knappen med disketten, Spara nytt ärende, längst upp till höger i verktygsraden. (Ipad-användare - Klicka på den streckade linjen, längst upp till höger i verktygsraden och sedan på Spara nytt ärende.)

4. När du har sparat kommer du till ärendelistan.

5. Om du inte ska göra något ytterligare loggar du ut ur systemet. Klicka på pilen vid ditt namn längst upp till höger och välj Logga ut.

Ärende - innehåll (alla)

Ett registrerat ärende är uppdelat i fem flikar. Du kan antingen klicka dig fram mellan flikarna uppe till vänster eller i menyn till höger.

• Flik 1 Händelse - Här ser du avvikelsen som har rapporterats.
• Flik 2 Utse utredare - Här väljer chef/ansvarig utredare medutredare för ärendet om det är någon mer som ska vara delaktig i utredningen. Vald utredare meddelas via mejl när ärendet sparas. Har ärendet kommit till fel enhet kan det skickas vidare.
• Flik 3 Utredning - Här dokumenteras utredningen.
• Flik 4 LEX-anmälan - Här dokumenteras ev. anmälan till IVO enligt lex Maria, lex Sarah eller medicinteknisk produkt.
• Flik 5 Uppföljning - Här dokumenteras eventuell uppföljning.

Flik 1 - Händelse (alla)

Alla som har fått ett ärende tilldelat sig ska börja med att läsa igenom den händelse som har rapporterats på flik 1.

• Du som är ansvarig chef/utredare går vidare till flik 2.
• Du som är utredare går vidare till flik 3.

Flik 2 - Utse utredare (chef/ansvarig utredare)

Om någon förutom chef/ansvarig utredare ska medverka i utredningen så kan du här utse en eller flera personer som ska utreda händelsen.

För att välja en utredare börjar du skriva namnet på personen i fältet eller klickar på pilen för att få fram en lista över valbara personer. När ärendet sparas får utsedda utredare ett automatiskt mejl från systemet om nytt ärende.

Du kan även välja att skicka ärendet för kännedom. Vald användare får då läsbehörighet på ärendet.

Flytta ärendet till annan enhet

Om ärendet har registrerats på fel enhet kan du flytta ärendet genom att ändra Utredande enhet. Du markerar vilken verksamhet som ska vara utredande enhet och väljer ansvarig chef. Spara och stäng ärendet. Ärendet flyttas då till den nya enheten och ansvarig chef/utredare meddelas om ärendet via mejl.

Flik 3 - Utredning (chef/utredare)

När du har blivit vald som utredare får du ett mejl med en länk till ärendet.

1. Klicka på länken i meddelandet för att öppna ärendet.

2. Läs igenom flik 1 - Händelse för att sätta dig in i ärendet.

Genomför utredningen (alla utredare)

3. Du går sedan till flik 3 - Utredning. Det är här du dokumenterar utredningen. För att se frågorna i utredningen behöver du markera att utredningen har påbörjats:

Frågor som är markerade med en stjärna (*) är obligatoriska att svara på. Vissa frågor blir inte obligatoriska förrän utredningen har klarmarkerats. Detta för att det ska vara möjligt för flera utredare att arbeta i utredningen och att det ska gå att arbeta i utredningen, spara och stäng utan att behöva fylla i alla obligatoriska uppgifter.

Vilka frågor är obligatoriska att svara på i utredningen?

Följande frågor är obligatoriska att ha svarat på när utredningen klarmarkeras:

Bakomliggande orsak till händelsen, Vidtagna åtgärder, Allvarlighetsgrad, Sannolikhet för att händelsen upprepas, Konsekvenser, Har något liknande hänt tidigare, Typ av händelse och Avvikelse eller risk.

4. Om du bedömer att händelsen inte är en avvikelse kryssar du för rutan Ärendet avslutas utan utredning. Du behöver då fylla i en ruta med motivering till varför ärende inte bedöms som en avvikelse. Sedan kan du avsluta ärendet. Denna möjlighet finns bara om du som är inloggad har rollen Verksamhetschef.

5. Om du bedömer att händelsen är en avvikelse/risk för avvikelse genomför du utredningen genom att svara på frågorna. I början av utredningen ser du vem händelsen berör, rapportörens händelsebeskrivning och de åtgärder som utfördes av rapportören. Texten har kopierats från händelse-fliken för att du ska få en bra överblick över händelsen.

När du börjar skriva i rutan för anteckningar så visas knappen Spara. Klicka på Spara för att skapa en anteckning av texten du skrivit i rutan.

När svarsalternativen är cirklar (radioknappar) kan du endast markera ett svarsalternativ.

När svarsalternativen är kryssrutor kan du markera flera svarsalternativ.

Vissa frågor kan redan vara besvarade av någon annan. Du har möjlighet att ändra svaret. Alla ändringar loggas för spårbarhet.

Klarmarkera (alla utredare)

Efter att du har besvarat din del i utredningen markerar du att du är klar genom att kryssa för din roll på fältet Klarmarkering utredning. Spara sedan ärendet! (Om du är osäker på din roll i ärendet, titta efter ditt namn på flik 2 – Utse utredare.)

Status utredning (chef/ansvarig utredare)

När alla utredare har klarmarkerat utredningen skickar systemet ett mejl till ansvarig chef/utredare. Du som är ansvarig chef/utredare ska kontrollera innehållet i utredningen och sedan uppdatera utredningens status.

• Utredning avslutad – ärendet ska följas upp

Om ärendet ska följas upp fyller du i ett datum för uppföljning. Systemet kommer att skicka en påminnelse per e-post till samtliga utredare i ärendet på angivet datum.

Spara och stäng ärendet.

• Utredning avslutad – avslutas utan uppföljning.

Om ärendet inte ska följas upp markerar du detta och avslutar sedan ärendet genom att klicka på Avsluta-knappen i verktygsraden.

Flik 4 - LEX-anmälan (chef/ansvarig utredare)

Om du som är chef/ansvarig utredare gör bedömningen att en anmälan ska göras till IVO enligt lex Maria, lex Sarah eller negativ händelse med medicinteknisk produkt kan du dokumentera detta på flik 4.

När du markerar ett alternativ syns länk till IVO:s e-tjänst för anmälan.

Om du markerar att ärendet anmäls enligt lex Maria eller lex Sarah får du följdfrågan om grunden till anmälan. På fliken kan du också dokumentera ev. andra diarienummer (t.ex. IVOs ärendenummer) och ladda upp bilagor som är kopplade till anmälan. Du har också möjlighet att skriva en kommentar till bedömningen.

Flik 5 - Uppföljning (chef/utredare)

Om uppföljning ska göras – görs den på flik 5. Datum för uppföljning har angetts på flik 3 - Utredning. Ett automatiskt mejl skickas till chef/ansvarig utredare och ev. medutredare på angivet uppföljningsdatum.

1. Svara på frågorna.

2. Om resultatet av uppföljningen visar att fler åtgärder behöver vidtas får du beskriva de nya åtgärderna som ska vidtas.

3. När du är färdig med uppföljningen ska status ändras till Uppföljning genomförd.

4. Om ärendet behöver följas upp en gång till går du tilbaka till flik 3 och sätter du ett nytt datum för uppföljning. Spara och stäng.

5. Om det inte behövs fler uppföljningar sparar och stänger du ärendet om du är utredare. Då skickar systemet ett automatiskt mejl till ansvarig chef/utredare som avslutar ärendet. Är du ansvarig chef/utredare så avslutar du ärendet direkt genom att klicka på Avsluta-knappen i verktygsraden.

Påminnelser

Vid vissa tillfällen i processen skickar systemet automatiska påminnelser. I modulen Avvikelsehantering finns följande påminnelser:

• 5 dagar efter ärendet registrerats skickas en påminnelse till ansvarig chef/utredare och ev. utredare om utredningen inte är påbörjad.

• 10 dagar efter ärendet registrerats skickas en påminnelse till ansvarig chef/utredare och ev. utredare om utredningen inte är påbörjad.

• 10 dagar efter utredning påbörjades skickas en påminnelse till ansvarig chef/utredare och ev. utredare om utredningen inte är avslutad.

• 25 dagar efter utredning påbörjades skickas en påminnelse till ansvarig chef/utredare och ev. utredare om utredningen inte är avslutad.

• På valt uppföljningsdatum skickas en påminnelse till ansvarig chef/utredare och ev. utredare om att ärendet ska följas upp.