Handläggning

Avsnitten nedan beskriver av hur du rapporterar och utreder en händelse om arbetsskada, tillbud eller kränkning i DF RESPONS.

Rapportera en avvikelse

Alla medarbetare kan rapportera en händelse via webbformuläret. Du som har ett konto i systemet kan även rapportera en händelse direkt i DF RESPONS via Nytt ärende.

Rapportera via webbformulär

1. Öppna webbformuläret via länken. Har du inte tillgång till länken, ta kontakt med er systemadministratör.

2. Fyll i formuläret. * Stjärna betyder att frågan/uppgiften är obligatorisk att svara på. Text som har en streckad linje under sig kan du lägga muspekaren över för att få fram en hjälptext.

3. När du har fyllt i alla uppgifter ska du skicka in ärendet. Klicka på knappen Skicka längst ner på sidan.

4. Ärendet är nu registrerat i systemet och du kommer till en sammanfattning av anmälan. Du är nu klar med anmälan och ärendet har skickats till ansvarig chef. En kvittens på anmälan har skickats till den e-postadress som du angav. Vid eventuella frågor kring ärendet, kontakta ansvarig chef.

Rapportera arbetsskada, tillbud eller kränkning i systemet (kräver att du är inloggad)

1. Klicka på Nytt ärende på översiktssidan för Arbetsskada och tillbud eller vid modulens namn på startsidan.

2. Fyll i formuläret.

3. När du har fyllt i alla uppgifter sparar du ärendet. Klicka på knappen med disketten, Spara nytt ärende, längst upp till höger i verktygsraden. (Ipad-användare - Klicka på den streckade linjen, längst upp till höger i verktygsraden och sedan på Spara nytt ärende.)

4. När du har sparat kommer du till ärendelistan.

5. Om du inte ska göra något ytterligare loggar du ut ur systemet. Klicka på pilen vid ditt namn längst upp till höger och välj Logga ut.

Ärende - innehåll (alla)

Ett registrerat ärende är uppdelat i fem flikar. Du kan antingen klicka dig fram mellan flikarna uppe till vänster eller i menyn till höger.

• Flik 1 - Händelse - Här ser du händelsen som har rapporterats.
• Flik 2 - Enhet & utredare - Här väljer chef utredare för ärendet om det är någon annan mer chef som ska vara delaktig i utredningen. Vald utredare meddelas via mejl när ärendet sparas. Har ärendet kommit fel kan det skickas vidare. Här kan du också skicka ärendet för kännedom till skyddsombud.
• Flik 3 - Utredning - Här dokumenteras utredning och åtgärder.
• Flik 4 - Anmäl arbetsskada - Här anger du om arbetsskada har anmälts till Arbetsmiljöverket och/eller Försäkringskassan.

Flik 1 - Händelse (alla)

Alla som har fått ett ärende tilldelat sig ska börja med att läsa igenom den händelse som har rapporterats på flik 1.

• Du som är ansvarig chef går vidare till flik 2.
• Du som är utredare går vidare till flik 3.

Flik 2 - Enhet & utredare (chef)

Om någon förutom chef ska medverka i utredningen så kan du här utse en ytterligare person som ska utreda händelsen.

För att välja en utredare börjar du skriva namnet på personen i fältet eller klickar på pilen för att få fram en lista över valbara personer. När ärendet sparas får utsedda utredare ett automatiskt mejl från systemet om nytt ärende.

Du kan även välja att skicka ärendet för kännedom. Användaren får då läsbehörighet på ärendet. Det finns ett fält specifikt för skyddsombud och ett fält där du kan välja fritt bland användarna i systemet.

Flytta ärendet till annan enhet

Om ärendet har registrerats på fel enhet kan du flytta ärendet genom att ändra Ansvarig arbetsplats. Du markerar vilken verksamhet som är ansvarig och väljer ansvarig chef. Spara och stäng ärendet. Ärendet flyttas då till den nya enheten och ansvarig chef meddelas om ärendet via mejl.

Flik 3 - Utredning (chef/utredare)

Om du har blivit vald som utredare får du ett mejl med en länk till ärendet.

1. Klicka på länken i meddelandet för att öppna ärendet.

2. Läs igenom flik 1 - Händelse för att sätta dig in i ärendet.

Genomför utredningen (alla utredare)

3. Du går sedan till flik 3 - Utredning. Det är här du dokumenterar utredningen. Första gången ansvarig chef öppnar ärendet ändras status på ärendet automatiskt till Utredning pågår och datum för när utredningen påbörjades sparas.

Frågor som är markerade med en stjärna (*) är obligatoriska att svara på. Vissa frågor blir inte obligatoriska förrän utredningen har klarmarkerats. Detta för att det ska vara möjligt för flera utredare att arbeta i utredningen och att det ska gå att arbeta i utredningen, spara och stäng utan att behöva fylla i alla obligatoriska uppgifter.

Vilka frågor är obligatoriska att svara på i utredningen?

Följande frågor är obligatoriska att ha svarat på när utredningen klarmarkeras:

Medverkande i utredningen, Vad hände och vad blev konsekvensen?, Konsekvens för den drabbade, Bedömning av händelsens allvarlighetsgrad, Bidragande orsaker till händelsen samt Vilka åtgärder har vidtagits och/eller planeras vidtas för att det inte ska hända igen?

När du börjar skriva i rutan för anteckningar så visas knappen Spara. Klicka på Spara för att skapa en anteckning av texten du skrivit i rutan.

När svarsalternativen är cirklar (radioknappar) kan du endast markera ett svarsalternativ.

När svarsalternativen är kryssrutor kan du markera flera svarsalternativ.

Vissa frågor kan redan vara besvarade av någon annan. Du har möjlighet att ändra svaret. Alla ändringar loggas för spårbarhet.

4. Är den rapporterade händelsen en arbetsskada som ska anmälas till Arbetsmiljöverket och/eller försäkringskassan går du till flik 4 för att dokumentera detta.

Status utredning (utredare/chef)

När utredningen är uppdaterar du utredningens status genom att markera alternativet Utredning och åtgärder klara.

Om du inte är ansvarig chef: Spara och stäng ärendet. Ansvarig chef meddelas då att ärendet är redo att avslutas.

Om du är ansvarig chef: Avsluta ärendet genom att klicka på Avsluta-knappen i verktygsraden. Stäng ärendet.

Uppföljning (utredare/chef)

Om ärendet behöver följas upp så anger du ett datum för uppföljning samt vem som ska ansvara för uppföljningen längst ner på flik 3. Ansvarig för uppföljningen får ett mejl med en påminnelse på det angivna uppföljningsdatumet.

Flik 4 - Anmäl arbetsskada (chef)

Om du som är chef gör bedömningen att en anmälan ska göras till Arbetsmiljöverket och/eller Försäkringskassan kan du dokumentera detta på flik 4. På fliken finns också information och länkar för att göra anmälan.

Påminnelser

Vid vissa tillfällen i processen skickar systemet automatiska påminnelser. I modulen Avvikelsehantering finns följande påminnelser:

• 5 dagar efter ärendet registrerats skickas en påminnelse till ansvarig chef om utredningen inte är påbörjad.

• 10 dagar efter ärendet registrerats skickas en påminnelse till ansvarig chef om utredningen inte är påbörjad.

• 30 dagar efter utredning påbörjades skickas en påminnelse till ansvarig chef om ärendet inte är avslutat.

• 60 dagar efter utredning påbörjades skickas en påminnelse till ansvarig chef om ärendet inte är avslutat.