Handläggning

Avsnitten nedan beskriver av hur du anmäler, utreder och följer upp kränkningar i DF RESPONS.

Anmälan (alla)

Alla medarbetare kan anmäla ett kränkningsärende via webbformuläret. Du som har ett konto i systemet kan även anmäla direkt i DF RESPONS via Nytt ärende.

Anmälan via webbformulär

1. Öppna webbformuläret genom att använda länken. Har du inte tillgång till länken, ta kontakt med er systemadministratör.

2. Fyll i formuläret. * Stjärna betyder att frågan/uppgiften är obligatorisk att svara på. Text som har en streckad linje kan du lägga muspekaren över för att få fram en hjälptext.

3. När du har fyllt i alla uppgifter ska du skicka in ärendet. Klicka på knappen Skicka längst ner på sidan.

4. Ärendet är nu registrerat i systemet och du kommer till en sammanfattning av anmälan. Du är nu klar med anmälan. Ärendet har skickats till ansvarig rektor samt till ansvarig utredare om du valt utredare. En kvittens på anmälan har skickats till den e-postadress som du angav. Vid eventuella frågor kring ärendet, kontakta ansvarig rektor.

Anmälan i systemet (kräver att du är inloggad)

1. Klicka på Nytt ärende på översiktssidan för Kränkande behandling eller vid modulens namn på startsidan.

2. Fyll i formuläret.

3. När du har fyllt i alla uppgifter sparar du ärendet. Klicka på knappen med disketten, Spara nytt ärende, längst upp till höger i verktygsraden. (Ipad-användare - Klicka på den streckade linjen, längst upp till höger i verktygsraden och sedan på Spara nytt ärende.)

4. När du har sparat kommer du till ärendelistan.

5. Om du inte ska göra något ytterligare loggar du ut ur systemet. Klicka på pilen vid ditt namn längst upp till höger och välj Logga ut.

Ärendet - innehåll (alla)

Ett registrerat ärende är uppdelat i fem flikar. Du kan antingen klicka dig fram mellan flikarna uppe till vänster eller i menyn till höger.

• Flik 1 Anmälan - Här ser du den händelse som rapporterats.
• Flik 2 Utredning - Här dokumenteras utredningen.
• Flik 3 Åtgärder - Om åtgärder ska göras dokumenteras de här.
• Flik 4 Uppföljning - Om ett ärende ska följas upp dokumenteras uppföljningen här.
• Flik 5 - Utredare och elevakt - Här väljer rektor/kränkningsansvarig (KA) en eller flera utredare för ärendet. Valda utredare meddelas via automatiska mejl när ärendet sparas. Rektor är ansvarig för utredningen. Här kopplar rektor/KA ärendet till elevakten för den elev som upplever sig ha kränkts och ev. för den/de personer som uppges ha utfört kränkningen.

Flik 1 - Anmälan (alla)

Alla som har blivit tilldelade ett ärende ska börja med att läsa den händelse som har registrerats på flik 1, Anmälan.

• Du som är utredare går sedan vidare till flik 2.
• Du som är rektor/KA fortsätter med flik 1.

Tagit del av ärendet (rektor/KA)

Längst ner på flik 1 ska du intyga att du tagit del av ärendet. Det gör du genom att kryssa i rutan Rektor har tagit del av ärendet. Datum för när rektor tog del av ärendet sparas per automatik.

Gå sedan vidare till flik 5 för att utse utredare och koppla elevakt.

Flik 2 - Utredning (utredare)

När du har blivit vald som utredare får du ett mejl med en länk till ärendet.

1. Klicka på länken i meddelandet för att öppna ärendet.

2. Läs igenom flik 1 - Anmälan för att sätta dig in i ärendet.

3. Du går sedan till flik 2 - Utredning. Det är här du dokumenterar utredningen.

Frågor som är markerade med en stjärna * är obligatoriska att svara på. Vissa frågor blir inte obligatoriska förrän utredningen har klarmarkerats. Detta för att det ska vara möjligt för flera utredare att arbeta i utredningen och att det ska gå att arbeta i utredningen, spara och stäng utan att behöva fylla i alla obligatoriska uppgifter.

4. För Den/de som uppges utfört kränkningen uppger följande och Andra som sett händelsen uppger följande ska du skapa en separat anteckning för varje inblandad person du pratat med. Detta för att det ska bli enklare att överblicka dokumentationen.

5. I slutet av utredningen ska du bedöma om händelsen var kränkande behandling eller inte.

• Händelsen bedöms som en kränkning

  Om händelsen bedöms som en kränkning kommer ett par följdfrågor upp. Då får du svara på om kränkningen har samband med någon av diskrimineringsgrunderna eller är av sexuell natur. Om händelsen har samband med någon av diskrimineringsgrunderna ska du ange vilken. Gå vidare till motivering av bedömning och sammanfattning av händelsen.

• Händelsen bedöms inte som en kränkning

  Gå vidare till motivering av bedömning och sammanfattning av händelsen.

6. Efter att du gjort din bedömning ska du skriva en motivering till din bedömning samt sammanfatta vad som har hänt vid händelsen.

7. När du är klar med utredningen uppdaterar du utredningens status (längst ner på flik 2).

• Åtgärder och uppföljning krävs inte

  Om ärendet inte kräver åtgärder och uppföljning sätter du status till Utredning genomförd – inga åtgärder eller uppföljning krävs, ärendet avslutas.

Sedan sparar du och stänger ärendet. Ett automatiskt mejl skickas till rektor/KA som ska granska och avsluta ärendet. Du är nu klar med din del i ärendet.

• Åtgärder och uppföljning krävs

  Om det behövs vidtas åtgärder och händelsen ska följas upp ändrar du status till Utredning genomförd – åtgärder och uppföljning krävs.

Du kan nu gå vidare till flik 3 för att dokumentera vilka åtgärder som ska vidtas i ärendet eller välja att Spara och stänga ärendet om du vill dokumentera åtgärderna vid ett senare tillfälle.

Flik 3 - Åtgärder (utredare)

Åtgärderna dokumenteras på flik 3.

1. Skapa en anteckning för varje åtgärd som ska göras. För varje åtgärd ska du ange vem som är ansvarig och förklara när och hur åtgärden genomförs.

2. När samtliga åtgärder är dokumenterade klarmarkerar du att åtgärderna är dokumenterade. Du får ange datum för när ärendet ska följas upp samt vem som är ansvarig för uppföljningen. Den som är ansvarig för uppföljningen får per automatik ett mejl när det är dags för uppföljning (valt uppföljningsdatum).

3. På flik 3 kommer även eventuella ytterligare åtgärder från uppföljningen att synas. Då är det enkelt att se alla åtgärder som har vidtagits i ett ärende.

Flik 4 - Uppföljning (utredare)

Uppföljning av händelsen dokumenteras på flik 4. Överst på fliken ser du status på uppföljningen. Du klickar på det gröna plustecknet för att skapa en uppföljning.

En dialogruta öppnas där du dokumenterar uppföljningen.

• Om uppföljningen visar att kränkningarna inte har upphört och fler åtgärder krävs, dokumenterar du de nya åtgärderna och fyller i ett nytt uppföljningsdatum.
• Om uppföljning visar att kränkningarna har upphört men det finns behov av ytterligare uppföljning anger du detta och fyller i ett nytt uppföljningsdatum.

Ansvarig för uppföljningen meddelas via mejl på det nya uppföljningsdatumet. Spara och stäng uppföljningen.

Status uppföljning har nu uppdaterats beroende på om ytterligare uppföljning krävs eller ej. Spara och stäng ärendet.

• Om ärendet väntar på uppföljning görs en ny uppföljning av ärendet. Åtgärder och/eller uppföljning sker tills uppföljningen visar att inga ytterligare åtgärder/uppföljning krävs.

• Om inga ytterligare åtgärder och/eller uppföljning krävs skickas ett mejl till rektor/KA för granskning och godkännande av utredning, åtgärder och uppföljning.

Flik 5 - Utredare och elevakt (rektor/KA)

Här ska du utse en eller flera utredare och koppla ärendet (händelsen) till inblandade elevers elevakter.

1. För att välja en ansvarig utredare eller fler utredare klickar du på pilen för att få fram listan på valbara utredare för respektive fält. Mejl skickas till valda utredare när ärendet sparas.

2. Nästa steg är att koppla den elev som upplever sig utsatt till hens elevakt.

3. Om eleven redan har en elevakt i DF RESPONS kan du söka fram elevakten genom att börja skriva elevens namn eller personnummer i rutan.

4. Om det inte finns någon elevakt för eleven ska du skapa en elevakt genom att klicka på det gröna plustecknet. Då öppnas en ny ruta där du fyller i de uppgifter som efterfrågas. Spara och stäng.

Ärendet ska alltid kopplas till elevakten för den elev som upplever sig utsatt. Om händelsen bedöms vara kränkande behandling ska ärendet även kopplas till den/de elever som uppges ha kränkt. Detta görs på samma sätt som ovan men bedömningen av händelsen måste vara gjord i utredningen för att kopplingen ska kunna göras.

Koppla till ett EHT-möte

Om ni har modulen EHT-möte finns möjlighet att koppla ett ärende till ett EHT-möte för att ta upp den för diskussion. Ärendet kommer då att läggas till på dagordningen för EHT-mötet.

För att koppla ett ärende till ett EHT-möte så kan du öppna rullistan för att hitta rätt möte eller börja skriva mötesdatum i listan för att filtrera fram rätt möte.

Godkänna utredning och avsluta ärende (rektor/KA)

När status för utredningen har uppdaterats till Utredning genomförd - inga åtgärder eller uppföljning krävs alternativt att status för uppföljning har uppdaterats till Uppföljning genomförd – inga ytterligare åtgärder krävs, skickar systemet ett mejl till ansvarig rektor/KA. Du ska kontrollera innehållet i ärendet och om allt är ok ska du avsluta ärendet.

Det gör du längst upp till höger i verktygsraden:

Ett ärende som har avslutats markeras med ett rött fält längst ner på sidan som visar datum för avslut. Avsluta-knappen ändrar status till Avslutad.

Utredare meddelas om att utredningen har avslutats via ett automatiskt mejl från systemet.

Påminnelser

Vid vissa tillfällen i processen skickar systemet automatiska påminnelser. I modulen Kränkande behandling finns följande påminnelser:

• 3 dagar efter ärendet registrerades skickas en påminnelse till ansvarig rektor om rektor inte varit inne i ärendet och markerat att rektor tagit del av ärendet.

• 7 dagar efter ärendet registrerades skickas en påminnelse till ansvarig rektor och ansvarig utredare om inte Status utredning är ändrad till Utredning påbörjad eller Utredning genomförd.

• 14 dagar efter utredningen påbörjades skickas en påminnelse till rektor, bitr.rektor, kränkningsansvarig och ansvarig utredare om inte Status utredning är ändrad till Utredning genomförd.

• 90 dagar efter utredningen påbörjades skickas en påminnelse till rektor, bitr.rektor, kränkningsansvarig och ansvarig utredare om inte Status utredning är ändrad till Utredning genomförd.

• Om Status utredning är markerade som Utredning genomförd - Åtgärder och uppföljning krävs och åtgärder inte är klarmarkerade 3 dagar efter att utredningen slutfördes skickas en påminnelse till alla utredare i ärendet.

• På valt Uppföljningsdatum skickas en påminnelse till ansvarig för uppföljning.

• Om ärendet inte är avslutat 7 dagar efter att Status uppföljning ändrats till Ingen uppföljning krävs - ärendet avslutas eller Uppföljning genomförd - inga ytterligare åtgärder, ärendet kan avslutas skickas en påminnelse om att avsluta ärendet till ansvarig rektor och kränkningsansvarig.

Det går att se en översikt över ärendets aktiva påminnelser genom att inne i ärendet klicka på Mer -> Påminnelser i verktygsraden.