Handläggning

Avsnitten nedan beskriver av hur du anmäler och utreder olycksfall och tillbud för barn/elever i DF RESPONS.

Anmälan (alla)

Alla medarbetare kan anmäla ett olycksfall/tillbud via webbformuläret. Du som har ett konto i systemet kan även anmäla direkt i DF RESPONS via Nytt ärende.

Anmälan via webbformulär

1. Öppna webbformuläret genom att använda länken. Har du inte tillgång till länken, ta kontakt med er systemadministratör.

2. Fyll i formuläret. * Stjärna betyder att frågan/uppgiften är obligatorisk att svara på. Text som har en streckad linje kan du lägga muspekaren över för att få fram en hjälptext. Frågorna i formuläret varierar till viss del beroende på om du rapporterar ett olycksfall eller tillbud.

4. När du har fyllt i alla uppgifter ska du skicka in ärendet genom att klicka på knappen Skicka längst ner på sidan.

5. Ärendet är nu registrerat i systemet och du kommer till en sammanfattning av anmälan. Ärendet har skickats till ansvarig rektor. En kvittens på anmälan har skickats till den e-postadress som du angav. Vid eventuella frågor kring ärendet, kontakta ansvarig rektor.

Anmälan i systemet (kräver att du är inloggad)

1. Klicka på Nytt ärende på översiktssidan för Olycksfall och tillbud barn/elev eller vid modulens namn på startsidan.

2. Fyll i formuläret.

3. När du har fyllt i alla uppgifter ska du spara ärendet. Klicka på knappen med disketten, Spara nytt ärende, längst upp till höger i verktygsraden. (Ipad-användare - Klicka på den streckade linjen, längst upp till höger i verktygsraden och sedan på Spara nytt ärende.)

4. När du har sparat kommer du till ärendelistan. Om du själv ska arbeta med ärendet kan du klicka på ärendets ID-nummer i listan för att öppna ärendet.

5. Om någon annan ska handlägga ärendet, loggar du ut ur systemet. Klicka på pilen vid ditt namn längst upp till höger och välj Logga ut.

Ärendet - innehåll (alla)

Ett registrerat ärende är uppdelat i tre flikar. Du kan antingen klicka dig fram mellan flikarna uppe till vänster eller i menyn till höger.

• Flik 1 - Händelse - Här ser du den händelse som rapporterats.
• Flik 2 - Utse utredare och barn/elevakt - Här väljer rektor en utredare för ärendet. Vald utredare meddelas automatiskt via mejl när ärendet sparas. Rektor är ansvarig för ärendet. Här kopplar rektor vid olycksfall till barn/elevakten för det barn/den elev som råkat ut för olycksfallet.
• Flik 3 - Utredning och åtgärder - Här dokumenterar rektor/utredare utredning och åtgärder.

Flik 1 - Händelse (alla)

Alla som har blivit tilldelade ett ärende ska börja med att läsa den händelse som har registrerats på flik 1 - Händelse.

• Du som är utredare går vidare till flik 3.
• Du som är rektor fortsätter med flik 2.

Flik 2 - Utse utredare och koppla barn/elevakt (rektor)

Här ska du vid behov utse en utredare och vid olycksfall koppla ärendet till barn/elevakt.

1. För att välja en utredare klickar du på pilen för att få fram listan på valbara utredare för fält Utredare (om annan än rektor). Mejl skickas till vald utredare när ärendet sparas.

2. Du kan också skicka ärendet för kännedom till någon inom organisationen. Den person du väljer får läsbehörighet på ärendet och meddelas via mejl när ärendet sparas.

3. Vid olycksfall är nästa steg är att koppla ärendet till barn/elevakten för det barn/den elev som råkar ut för olycksfallet.

Om barnet/eleven redan har en akt i DF RESPONS kan du söka fram akten genom att börja skriva barnets/elevens namn eller personnummer i rutan.

Om det inte finns någon akt för barnet/eleven ska du skapa en akt genom att klicka på det gröna plustecknet. Då öppnas en ny ruta där du fyller i de uppgifter som efterfrågas. Spara och stäng.

Flik 3 - Utredning och åtgärder (utredare)

När du har blivit vald som utredare får du ett mejl med en länk till ärendet.

1. Klicka på länken i mejlet för att öppna ärendet.

2. Läs igenom flik 1 - Händelse för att sätta dig in i ärendet.

3. Gå till flik 3 - Utredning och åtgärder. Här dokumenterar du utredning och åtgärder. Frågor som är markerade med en stjärna * är obligatoriska att svara på. Vissa frågor blir inte obligatoriska förrän utredningen har klarmarkerats. Detta för att det ska gå att arbeta i utredningen, spara och stäng utan att behöva fylla i alla obligatoriska uppgifter.

4. När du är klar med utredning/åtgärder markerar du detta längst ner på fliken genom att kryssa i rutan Utredning och åtgärder klara. Om du är utredare sparar och stänger du ärendet. Ett mejl skickas till rektor om att ärendet är redo att avslutas. Om du är rektor avslutar du ärendet.

Godkänna utredning och avsluta ärende (rektor)

När utredning och åtgärder har klarmarkerats skickar systemet ett mejl till ansvarig rektor. Du ska kontrollera innehållet i ärendet och om allt är ok ska du avsluta ärendet.

Det gör du längst upp till höger i verktygsraden:

Ett ärende som har avslutats markeras med ett rött fält längst ner på sidan som visar datum för avslut. Avsluta-knappen ändrat status till Avslutad.

Påminnelser

Vid vissa tillfällen i processen skickar systemet automatiska påminnelser. I modulen Olycksfall och tillbud barn/elev finns följande påminnelser:

• Om inte utredning och åtgärder klarmarkerats 10 dagar efter registreringsdatum skickas en påminnelse till ansvarig rektor, biträdande rektor och utredare.

• Om ärendet inte är avslutat 7 dagar efter att utredning och åtgärder klarmarkerats skickas en påminnelse till ansvarig rektor coh biträdande rektor om att avsluta ärendet.

Det går att se en översikt över ärendets aktiva påminnelser genom att inne i ärendet klicka på Mer -> Påminnelser i verktygsraden.