Handläggning¶
Avsnitten nedan beskriver hur du anmäler att ett barn är i behov av särskilt stöd, genomför kartläggning, upprättar handlingsplan och gör uppföljning gällande ärenden om barn i behov av särskilt stöd i DF RESPONS.
Anmälan (alla)¶
Alla medarbetare kan göra en anmälan om barn i behov av särskilt stöd via webbformuläret. Du som har ett konto i DF RESPONS kan även göra en anmälan direkt i systemet via Nytt ärende.
Anmälan via webbformulär¶
1. Öppna webbformuläret genom att använda rapporteringslänken. Har du inte tillgång till länken, ta kontakt med er systemadministratör.
2. * Stjärna betyder att frågan/uppgiften är obligatorisk att svara på. Text som har en streckad linje kan du lägga muspekaren över för att få fram en hjälptext.
3. Fyll i formuläret.
4. När du har fyllt i alla uppgifter ska du skicka in ärendet. Klicka på knappen Skicka längst ner på sidan.
5. Ärendet är nu registrerat i systemet och du kommer till en sammanfattning av anmälan. Ärendet har skickats till ansvarig rektor. En kvittens på anmälan har skickats till den e-postadress som du angav. Vid eventuella frågor kring ärendet, kontakta ansvarig rektor.
Anmälan i systemet (kräver att du är inloggad i DF RESPONS)¶
1. Klicka på Nytt ärende på översiktssidan för Särskilt stöd i förskolan eller vid modulens namn på startsidan.
2. Fyll i formuläret.
3. När du har fyllt i alla uppgifter ska du spara ärendet. Klicka på knappen med disketten, Spara nytt ärende, längst upp till höger i verktygsraden. (Ipad-användare - Klicka på den streckade linjen, längst upp till höger i verktygsraden och sedan på Spara nytt ärende.)
4. När du har sparat kommer du till ärendelistan. Om du själv ska arbeta med ärendet kan du klicka på ärendets ID-nummer i listan för att öppna ärendet.
5. Om någon annan ska handlägga ärendet, loggar du ut ur systemet. Klicka på pilen vid ditt namn längst upp till höger. Välj Logga ut.
Ärendet - innehåll¶
Ett registrerat ärende är uppdelat i fem flikar. Du kan antingen klicka dig fram mellan flikarna uppe till vänster eller i menyn till höger.
- Flik 1 - Anmälan - Här ser du den anmälan som gjorts.
- Flik 2 - Akt och utredare - Här kopplar rektor anmälan till akten för det barn som anmälan gäller och utser ev. ansvariga utredare för kartläggningen. Här finns möjlighet att ge personal på förskolan läsbehörighet till ärendet.
- Flik 3 - Kartläggning - Här dokumenteras kartläggningen.
- Flik 4 - Handlingsplan - Här dokumenteras ev. handlingsplan.
- Flik 5 - Uppföljning - Här dokumenteras ev. uppföljning av ärendet.
Flik 1 - Anmälan (rektor och utredare)¶
Läs anmälan som har registrerats på flik 1, Anmälan.
En handling har upprättats av anmälan. Du hittar handlingen under Mer -> Handling i verktygsraden.
Flik 2 - Akt och utredare (rektor)¶
Här ska rektor koppla ärendet till barnakt och ev. utse ansvarig utredare som ska genomföra kartläggningen. Här finns också möjlighet att ge upp till fem personer läsbehörighet till ärendet.
1. Koppla ärendet till akten för det barn som anmälan gäller.
2. Om barnet redan har en akt i DF RESPONS kan du söka fram akten genom att börja skriva barnets namn eller personnummer i rutan.
3. Om det inte finns någon akt för barnet ska du skapa en akt genom att klicka på det gröna plustecknet. Då öppnas en ny ruta där du fyller i de uppgifter som efterfrågas. Spara och stäng.
4. Om inte rektor är den som ska genomföra kartläggningen så utser du ansvarig utredare och ev. biträdande utredare som ska genomföra kartläggningen. De som har rollen Utredare på enheten är valbara som utredare. Du kan söka fram rätt person genom att börja skriva personens namn i rutan.
När du sparar och stänger ärendet meddelas valda utredare per e-post.
5. Längst ner på fliken kan du välja att ge personer läsbehörighet till ärendet. Dom kommer då inte kunna skriva i ärendet men kan gå in och ta del av kartläggning och ev. handlingsplan. Du kan söka fram rätt person genom att börja skriva personens namn i rutan.
När du sparar och stänger ärendet meddelas valda personer per e-post.
6. Spara och stäng ärendet.
Flik 3 - Kartläggning (Ansvarig utredare och rektor)¶
Ansvarig utredare¶
När du har blivit vald som utredare i ett ärende får du ett mejl med en länk till ärendet.
1. Dokumentera hur barnets situation ser ut på individ-, grupp- och/eller skolnivå och hur barnets vårdnadshavare ser på barnets behov av särskilt stöd.
2. När du har sammanfattat hur barnets behov av särskilt stöd ser ut bedömer du om en handlingsplan bör upprättas för barnet.
3. När du är klar med kartläggningen markerar du att Ansvarig utredare bedömer att kartläggningen om särskilt stöd är klar.
4. Spara och stäng ärendet. Ansvarig rektor meddelas att kartläggningen är klar.
Rektor¶
5. När ansvarig utredare har markerat att kartläggningen är klar meddelas du per e-post.
6. Gå till ärendet och läs igenom kartläggningen. Längst ner på flik 3 ska du ta beslut om en handlingsplan ska upprättas eller ej.
6.a. Ingen handlingsplan ska upprättas.
Om du bedömer att ingen handlingsplan behöver upprättas markerar du detta på Status kartläggning. Avsluta sedan ärendet genom att klicka på Avsluta i verktygsraden. Stäng sedan ärendet.
6.b. Handlingsplan ska upprättas.
Om du bedömer att en handlingsplan behöver upprättas markerar du detta på Status kartläggning. Du får då utse vem som ska ansvara för att dokumentera handlingsplanen. Spara och stäng ärendet. Vald person meddelas per e-post om att en handlingsplan ska upprättas.
En handling upprättas av kartläggningen. Du hittar handlingen under Mer -> Handling i verktygsraden.
Flik 4 - Handlingsplan (Ansvarig handlingsplan)¶
När du har blivit vald som ansvarig för att upprätta handlingsplan i ett ärende får du ett mejl med en länk till ärendet.
1. Beskriv önskad utveckling hos barnet och dokumentera sedan de anpassningar/åtgärder som ska vidtas för att möjliggöra detta.
2. När du är klar med handlingsplanen markerar du på Status handlingsplan att handlingsplanen är klar. Du får då ange datum för när handlingsplanen ska följas upp och vem som ska ansvara för uppföljningen. Ansvarig för uppföljningen får en påminnelse per e-post på angivet datum.
3. Spara ärendet. En handling upprättas av handlingsplanen. Du hittar handlingen under Mer -> Handling i verktygsraden. Handlingen kan skrivas ut och delas med barnets vårdnadshavare.
4. Stäng ärendet.
Flik 5 - Uppföljning (Ansvarig uppföljning)¶
Ansvarig för uppföljning¶
När du har blivit vald som ansvarig för uppföljning i ett ärende får du ett mejl med en länk till ärendet på angivet uppföljningsdatum.
1. Beskriv vad uppföljningen visar.
2. Ange om uppföljningen visar att åtgärder enligt handlingsplanen ska fortgå, om handlingsplanen behöver revideras eller om ärendet kan avslutas.
2.a. Fortsätter med befintlig handlingsplan
Om uppföljningen visar att anpassningar/åtgärderna gett resultat men behöver fortsätta markerar du detta och uppger ett nytt datum för när ärendet ska följas upp på nytt. Spara och stäng ärende.
2.b. Revidera befintlig handlingsplan
Om uppföljningen visar att anpassningar/åtgärderna inte gett önskad utveckling och behöver revideras markerar du detta och går tillbaka till flik 4 för att ändra handlingsplanen.
2.c. Inga ytterligare åtgärder krävs
Om uppföljningen visar att anpassningar/åtgärderna gett önskad utveckling och ingen ytterligare uppföljning av ärendet krävs så markerar du att Inga ytterligare åtgärder krävs, ärendet kan avslutas. När du stänger och sparar ärendet meddelas rektor om att ärendet är redo att avslutas.
Rektor¶
När ansvarig för uppföljning har markerat att inga ytterligare åtgärder eller uppföljning behövs i ärendet meddelas du via e-post.
3. Läs igenom ärendet. Om du instämmer i bedömningen om att ärendet kan avslutas klickar du på Avsluta i verktygsraden. En handling upprättas av uppföljningen. Du hittar handlingen under Mer -> Handling i verktygsraden. Stäng ärendet.
Påminnelser¶
Vid vissa tillfällen i processen skickar systemet automatiska påminnelser. I modulen Särskilt stöd i förskolan finns följande påminnelser:
- Om inte kartläggning är påbörjad 7 dagar efter registreringsdatum skickas en påminnelse till ansvarig rektor och ev. ansvarig utredare.
Det går att se en översikt över ärendets aktiva påminnelser genom att inne i ärendet klicka på Mer -> Påminnelser i verktygsraden.